如何提高國有檢測型業務室管理水平

馬雙

中圖分類號：F272.9 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2020）05-114-02

摘 要 國有企業作為一種生產經營組織形式，具有商業性和公益性的特點，即需要尋求產值、利潤的增長同時對外界也具有一定社會責任。在日常管理過程中，業務室作為重要樞紐起著不容忽視的作用。一方面業務室涉及多個工作環節及部門溝通，管理水平的高低決定部門工作質量。另一方面，業務室作為企業形象的一個窗口，對內或對外都展現著精神面貌。本文以我公司實際運行情況為例，淺談如何在日益激烈的市場經濟環境中更好的服務社會，提高國有檢測型企業的綜合辦公能力以及強化業務室接待的質量管理水平。使其能夠在市場經濟多樣化的當下，突出國有檢測企業的形象增強其優勢。

關鍵詞 業務室管理 檢測型企業 質量管理提升

隨著國有企業市場化轉型的不斷深化，企業在自我升級過程中如何高效、準確的承接業務起著至關重要的作用。業務室是一個對內有著承上啟下，受理任務、接收樣品、下放任務、登記臺賬、檔案管理的綜合性辦公部門，涉及多個部門及人員的溝通協調等諸多環節。同時對外，業務室是企業形象的一個窗口，精神面貌的體現，良好的業務形象和業務能力能夠提升客戶滿意度，有助于塑造良好的企業形象。

一、國企業務室管理的目標和含義

為了提升國有企業的競爭力，對業務室接待的管理也提出了更高的目標和要求。檢測型企業的業務室以客戶的檢測需求為輸入，在受理業務時即體現了業務室管理能力的高低。明確不同客戶、不同檢測項目的需求，在諸多檢測環節中加以質量方法的提升，能夠使檢測工作高質量高效率的完成。檢測機構以為客戶提供檢測數據和檢測結果報告為輸出，在檢測服務過程中尋求服務反饋，在反饋信息中將正面與反面的都進行一個可用信息的篩選，便于質量管理中的持續改進。業務室管理的目標在于有計劃性、組織性、全局性和原則性的對待每位檢測客戶，并為客戶提供高效、準確、公平、公正的檢測結果，提高實驗室的競爭能力，在激烈的檢測市場中生存并發展下來。

二、檢測業務室職能劃分

對內承擔著服務全局、承上啟下、統籌工作的任務。在業務受理至服務結束過程中，客戶所能提出的問題皆需要業務室進行科學合理的分析，從中協調客戶的需求，解決部門之間內部的矛盾。檢測型企業的業務室主要工作流程為：業務受理→樣品確認→臺賬登記→任務下達→報告郵寄與發放→回庫登記及樣品處置登記→網上公示→報告歸檔。業務室的工作是一項綜合性、系統性的工作，業務室的接待能力和業務素質代表企業工作水平的高低，具有保證檢測工作正常運轉的職能。因此，在檢測實驗環節中做出相應的應對措施和決策方案后，都要進行及時有效溝通傳達，以確保最新的實驗方案順利實施。

對外是一個展示公司形象、精神面貌的窗口，是聯系內外的橋梁。通過與合作單位的有效交流和溝通，收集全面、有效的信息，為任務下達和實驗檢測建立最便捷的通道。同時，通過業務室對委托方熟練的業務接待和高質量的服務，可以推動與委托單位的長久合作打下良好基礎。

三、如何提升業務室質量管理能力

（一）提升業務室辦公人員業務技能和綜合素質能力

業務室作為信息收集的源頭，不僅要求業務員掌握基本業務更需要有較強的綜合素質來處理繁雜的瑣碎工作。業務室人員要具備良好的職業道德，將工作內容熟記于心便于受理業務時能夠為客戶提供準確、有效的咨詢。同時，對待崗位工作要具有高度責任心，在確保公司資質能力滿足的條件下選擇適當的方法滿足客戶需求。委托協議一經簽訂、蓋章確認便具有法律效力，所以在簽訂協議前，雙方一定要達成一致意見。理解客戶的需要，才能使其提供的檢測服務能夠得到委托方的認可。要不斷豐富業務知識，與最近標準政策接軌。優秀的業務接待人員，不僅要掌握常規項目的檢測內容，更要對本公司資質能力范圍內擁有的所有參數做到心中有數，以便業務受理過程中對遇到的各種咨詢可以盡可能完善解答。

（二）利用現代化技術提升業務室管理效率

在信息化、網絡化的當下，提高辦公軟件的運用有利于減少人為信息傳輸上的失誤、解決溝通上的不暢、了解最新的工作進度，溯源往年的檢測記錄。以往的企業文檔管理大多都是以紙質進行儲存，不僅儲存、查找難，也占用大量的空間面積。而利用無紙化辦公，所有的文檔以電子形式儲存，儲存空間大、占地小。同時，還可以通過關鍵詞進行智能搜索、查找，大大提高了工作效率。將所涉及的工作部門、工作內容建立起電子化信息網，通過對大數據的統計、信息的融合，可以合理統籌高效開展工作。同時電子辦公網絡化的建立可以監控實時工作進度，將樣品接收→業務受理→任務下達→實驗進度→審批時效→報告發送狀態→樣品回庫的全程情況掌握其中。及時有效監控各部門工作進度情況；全面掌控各部門工作效率狀態，及時發現問題及時解決，從而減少不必要的差錯。

（三）化被動為主動

隨著市場化轉型不斷的深化，不同形式的企業在激烈的環境中共同競爭，國有檢測型企業具有一定優勢，如：資金雄厚、品質保證、經驗豐富等。但在市場化多樣化的當下，這些優勢不足以完全成為客戶選擇的原因。那么就需要做出適度的調整，主動開拓新渠道、拓展新業務、化被動為主動。客戶電話咨詢要及時回訪，爭取新的客戶源及時追蹤。定期電話回訪，征求滿意度調查，這也體現企業對客戶負責的態度。

優勝劣汰是市場經濟環境下的生存法則，多元化的營銷渠道才可以吸納更多的回轉資金，也是企業可以持續發展的重要條件。創造廣闊的營銷網絡才能加強企業影響力，打造品牌效應，擴展企業自身影響的輻射能力。

（四）樣品室進行類別劃分

1.樣品的編號

在登記樣品時，一定將樣品編號與對應的委托樣品進行確認，對受理樣品進行連續性、統一性編號，確保樣品在任何時候都具有唯一性標識。樣品的識別包括唯一性編號（樣品受理編號）和樣品不同試驗狀態 （未檢、在檢、檢畢、留樣）標識[1]。對檢畢樣品應有“檢畢”、“合格”、“不合格”標識 。對于多個包裝的同一樣品應在樣品受理編號后面加橫杠和數字加以細分識別，以確保每個包裝的唯一性。樣品管理員負責將樣品的識別標簽逐一貼在樣品上，實驗室樣品的代表性、有效性和完整性直接影響檢驗結果的準確性，對樣品的管理要保證樣品在整個檢測過程中質量不變和保管期間不損壞、不丟失、不混淆、不變質。

2.樣品的流轉

樣品受理后，由業務人員根據客戶“檢驗委托書”中的要求，向檢測部門（人員）下達“樣品檢驗交接單”，并通知檢測室樣品管理員取待檢樣品。檢測室樣品管理員在交接時應核查樣品狀況并在 “樣品檢驗交接單”上簽收認可。樣品傳遞到檢測室后由檢測室樣品管理員統一登記。未檢、在檢、檢畢樣品應分別存放。檢測員領取樣品做實驗時，樣品識別號不得改變。樣品在流轉和檢測過程中應加以防護，避免受到非檢測性損壞或丟失。

3.樣品的儲存、保管

樣品室除上述按照檢驗時效性進行分類外，還可以對產品類型、大客戶源進行分類放置，有利于檢驗員清晰、明確、快捷的認領檢測樣品。樣品貯存 、保管應設有專門的樣品窒并配備合適的設施。樣品室由樣品管理員專人負責，限制出入。樣品貯存環境應安全、無腐蝕、清潔干燥且通風良好，有溫濕度監控。由于玻璃產品的特殊性，樣品室應保持樣品擺放的整潔性，若雜亂無序，一則影響工作效率，樣品劃分不清，查找樣品時耗費不必要的時間，徒增時間成本。二則容易存在安全隱患，不利于工作人員的人身安全容易發生意外劃傷事故，同時有礙觀瞻，與高質量高水平的實驗室管理水平不相符[2]。

四、結語

業務室對于業務員的業務能力要求很嚴格。實驗室的業務管理是實驗室管理的核心，良好的業務能力不僅可以提高企業形象，更能得到檢測客戶的認可。同時也利于部門之間的溝通，細化工作流程，同時對于自身的工作時間也可以進行一個高效的利用。

在新時代下國有檢測業務室應順應潮流，轉變辦公理念，創新辦公策略，提升管理水平。抓住機遇迎接挑戰，努力創造屬于新時代的光輝業績。

參考文獻：

[1]唐琳紅，周強，王意，等.液體分離膜檢驗檢測樣品管理初探[J].現代測量與實驗室管理，2013（9）：49-51.

[2]邢婷，周廣鵬.工作場所有害因素檢測工作的質量控制探討[J].廣州化工，2013（7）：242-243.