基于信息系統建立業務憑據管控體系

劉樂樂 吳凡 李燦 賀湘峻 楊哲

摘 ?要：隨著信息化水平的不斷提升，無紙化應用已經成為發展趨勢。國網公司結合自身發展需求，積極推動業務憑據電子化的建設工作。從業務憑據電子化系統的建設背景、必要性出發，重點闡述了系統的設計與實現方案，實踐證明，系統取得了顯著的應用成效，達到了提高效率、規范管理的目的。

關鍵詞：業務憑據;電子化;國網公司

中圖分類號：F230 文獻標志碼：A 文章編號：2095-2945（2020）25-0189-02

Abstract： With the continuous improvement of the level of information technology， paperless application has become a development trend. According to its own needs for development， the State Grid Corporation actively promotes the construction of electronic business credentials. Starting from the construction background and necessity of the electronic business credential system， this paper focuses on the design and implementation scheme of the system. Practice has proved that the system has achieved remarkable application results and achieved the purpose of improving efficiency and standardizing management.

Keywords： business credentials; electronic; State Grid Corporation

1 項目背景

2016年1月施行的《會計檔案管理辦法》認可了電子會計檔案的法律效力，極大地推動了電子憑據的發展與應用。國網公司面對經營發展的新要求和新挑戰，逐步推進無紙化辦公、智能化分析等先進的管理方式，夯實業務憑據數字化管理。在財務信息化建設規劃中，提出“應用原始憑證電子化數據中心影像信息存儲功能，通過掃描等方式將原始憑證納入系統，實施電子化管理的工作要求”。為持續推動公司集約化創新發展，有效支撐財務業務服務管理水平，因此提出了業務憑據電子化的建設需求[1]。

2 建設業務憑據電子化系統的必要性

原始單據在管理方面存在很多的問題。單據形式多樣，且廣泛分布于采購、財務、報銷等業務處理前段，無法在線審核和追溯。傳統的手工錄入報賬單據模式，使得員工在整理原始業務單據和填報信息時產生大量工作，而紙質憑證在傳遞過程中也容易破損、難以保存。

同時，因業務單據沒有按照管理稽核要求提交導致退單率增加，無形之中增加了審核工作量，造成了管理上稽查審計和分析困難。

業務憑據電子化的發展趨勢符合“互聯網+”時代的發展要求，建設業務憑據電子化系統具有現實必要性，既是有效應對公司發展所面臨的管理挑戰的需要，也是建設財務實時管控體系的需要。項目以業務憑據電子化為手段，通過統一前端憑據標準、加強過程監督與管控，實現了業務憑據可視化影像信息查詢，拓寬了在線審核維度，為事前引導、事中控制、事后稽核打下堅實基礎[2]。

3 業務憑據電子化系統的設計與實現

3.1 系統架構

業務憑據電子化系統主要通過與SAP系統、財務管控、員工報銷等系統集成，將影像采集等功能通過系統集成的方式部署在現有業務系統中，實現了業務處理全流程業務憑據的影像采集、傳輸、編輯、查看、統計及合同主數據管理等功能。系統架構如圖1所示。

3.2 系統功能

系統應用包括影像采集、影像處理、影像傳輸等多種功能，業務憑據電子化系統將客戶端采集的影像信息通過插件編碼等方式傳輸至服務端，服務端通過影像識別組件分類存儲數據，提供客戶端的調閱和查詢。主要功能有以下幾種。

3.2.1 影像工作臺

包括影像采集、影像刪除、影像編輯、影像查看等功能，支持掃描儀、高拍儀、合并采集以及本地導入四種采集方式，支持多種格式的電子文檔。

3.2.2 綜合查詢

支持數據多維度查詢，可以通過影像編號、合同編號、業務編號等多條件組合查詢影像文件，實現集成業務單據影像跨系統查詢、合同信息、發票信息、影像檔案查詢等。

3.2.3 規范配置

通過實施配置、系統配置等模塊，可以實現影像權限、業務分類、單據分類、業務與單據關聯配置、影像結構化信息配置等功能。

3.2.4 系統校驗

通過指紋審核校驗、發票影像重復校驗、業務系統單據必輸影像校驗、影像結構化字段完整性校驗等功能，從前端規范用戶操作。

3.2.5 結構化字段識別、填單

用戶在業務憑據電子化系統掃描發票等可模板化單據時，系統采集電子影像并自動提取結構化字段，通過與業務系統間的集成，實現業務系統自動填單，用戶審核后即可發起審批流程，大大提升了辦公效率。

3.2.6 電子簽章

用戶在業務系統審核環節中進行審批時，通過電子簽章技術，將各部門的電子簽章嵌入至虛擬打印單據中，下一環節審批人查看虛擬打印單據時可顯示各部門的電子簽章。

3.2.7 指紋與電子簽名聯合應用

在發起報銷業務、業務審批、財務復核、財務結算、財務制證全流程中，通過錄入指紋進行審批，系統進行指紋身份的認證，然后自動匹配簽名庫里的簽名，調出對應的簽名信息顯示在相關業務單據中。

3.3 業務應用模式

業務憑據電子化系統的應用滲透到業務流程各個環節中，業務范圍涵蓋收入業務、成本費用業務、工程業務、采購業務、借款及備用金、款項收付、薪酬福利等。通過運用技術手段在源頭監管業務單據的合規性，以業務憑據電子化系統為數據紐帶，實現業務全流程中的原始單據在線查看與審批，確保線上業務流程的貫通性、準確性。

由業務前端進行影像采集，業務管理層通過影像稽核進行實時管控，財務稽核崗負責審核影像信息與紙質單據的一致性，財務審核崗依據影像信息進行財務監管，財務歸檔人員對影像信息及紙質單據核對整理，統一進行憑證歸檔處理。具體應用模式如圖2所示。

4 應用成效

業務憑據電子化系統以嵌入式按鈕的方式展示在其他集成系統中，減少了跨系統操作，同時利用OCR識別技術，實現了影像流程的自動化以及影像的便捷查看，從源頭上規范了業務流程，大大提升辦公效率和用戶滿意度，為有效提升財務業務服務管理水平提供了重要支持。

一是簡化了操作。系統可以自動生成的影像文件無需打印提交，減少了紙質文檔提交數量，減少了紙質憑據流轉環節。

二是審閱更快速。打破了傳遞紙質業務憑據的地域、時間限制，實現了費用報銷等業務的在線審批，解決了異地報銷等問題，提高了審閱效率。

三是降低了風險。對于重要業務的關鍵業務憑據影像通過系統進行控制，使得用戶在提交業務憑據時即可獲知清晰要求，杜絕人為因素干預，規范前端業務操作和資金支付審批流程，減少了信息不暢或規范不統一造成的單據駁回反復溝通，避免了前端業務中的違規行為和風險漏洞。

四是縮短了財務支付周期。財務稽核、制證、付款憑電子影像進行，加快適應對業務支持的靈活性、及時性需求。

五是促進了信息共享互通。之前報銷原件提交財務后，業務部門如需留檔則要復印，應用業務憑據電子化系統后業務、財務用戶都可以實時在線查看，無需復印[3]。

5 結束語

綜上所述，為全面支撐國網財務集約化管理體系構建，推動財務、業務工作朝著一體化和自動化的方向發展，業務憑據電子化系統的應用已經成為必然趨勢。因此，國網公司各單位應該結合系統建設情況和實際業務需求，充分考慮各系統之間的集成關系，針對差異進行適應性調整，不斷提升系統的靈活性和實用性，從而達到精益管理、持續發展的目的。

參考文獻：

[1]郭駿，張靖，張功營，等.我國電力單位憑證電子化的實施[J].電子技術與軟件工程，2018（23）：257.

[2]何松.發票校驗原始憑證電子化的開發與應用[J].電子世界，2014（08）：83.

[3]陳雪瑩.以原始憑證電子化為核心構建會計憑證全過程管控體系[J].全國流通經濟，2017（32）：66-67.