關于企業檔案管理信息化建設的探究

摘 要：隨著信息技術的持續突破，硬件和軟件技術都進入了更新換代時期，為社會各行各業實現信息化發展提供了有力的支持?；诖耍疚囊云髽I檔案管理信息化建設為對象進行分析，通過介紹其內涵、重要性以及實踐的挑戰、存在的問題等，綜合探討有效的實踐措施。

關鍵詞：企業檔案管理;信息化;有效措施

簡單來說，企業檔案管理信息化建設就是以當前先進的信息技術為載體，構建符合本企業實際的檔案管理體系，旨在通過系統組織檔案信息資源，進一步實現企業檔案信息管理的安全、高效，省時省力，在促進企業更高效地開展管理工作的同時，在一定程度上提高企業的核心競爭力。

一、企業檔案管理信息化建設的重要性

（一）使文件歸檔高效便捷

傳統的手工檔案管理方式不僅耗時耗力，而且繁瑣的文件信息需要檔案管理人員相當的細心，否則歸檔過程中極易出現失誤，而對錯誤的糾正又會引起相關 信息的大面積修改，不僅增加了工作量，而且錯誤糾正不及時，也會給企業造成一定程度的損失。實現信息化之后，雖然也需要進行紙質歸檔，但還是使文件歸檔變得簡便易操作，檔案管理人員利用計算機進行一系列操作即可完成歸檔任務，智能化系統也能自動檢索可能存在錯誤的地方并提醒糾正，非常高效便捷。

（二）檔案檢索自動化

傳統的檔案多存放在檔案室中，企業越大檔案資料就越多，查找起來就越 慢，工作量就越大。檔案管理工作實現信息化，能夠基于計算機通過在檢索框輸入關鍵詞或序號進行查詢，速度快、效率高，同時支持多角度搜索，全面保證信息查找的完整性和準確性，檔案管理的效率也可以得到極大的提升，而需要人工操作的工作量則會大大降低。

（三）增強檔案的安全保密度

企業尤其是大型企業的檔案信息關乎企業的整體生存和長期發展，一旦泄露就會給企業乃至國家社會造成重大損失，甚至是不可挽回的損失。檔案管理實現信息化之后，其保密性和安全性要遠遠高于紙質文件，加密設置、權限設置等，都能將檔案資料信息的查閱范圍限制在特定人群中，配合對企業員工管理意識 的強化，能夠降低檔案信息遭竊或外泄的風險。

二、企業檔案管理信息化建設面臨的問題

（一）檔案信息量大、種類繁多且持續成倍增長

企業檔案信息涉及企業生產、經營和管理各個方面，且除了傳統的文字形式之外，運用信息技術，增加了圖片、網頁、音視頻等多種結構化、半結構化和非 結構化的呈現方式，因此可以說企業檔案包含大量不同價值的信息和復雜的數據類型。同時，隨著企業規模的擴大、業務的拓展，企業檔案中的信息也從內部延伸到外部，進一步囊括了社會化信息資源，且必須支持圖片、網頁以及音視頻等相結合的呈現方式。這就要求企業必須擴大數據存儲空間、優化資源整合和利用方式，以應對不斷增長的檔案信息管理的需求。

（二）信息化建設停留在表面

目前，不少企業的檔案信息化建設僅引起高層的重視，且大多數工作人員認為這是技術部門或檔案管理部門、人事部門的工作，檔案管理工作雖然實現了信息化，但是因為內部人員的配合度較低而很難向更深層次發展。另外，不少企業的檔案管理信息化，只是簡單地將收集的信息錄入電腦系統，將檔案管理信息化等同于簡單的信息存儲，而沒有深入發掘和充分利用其功能。同時，在查閱檔案 信息時，仍然習慣通過管理人員的人工查找來完成，而不是第一時間通過計算機進行搜索、調用。企業整體利用率低，導致檔案管理信息化水平始終不高，信息化建設僅停留在表層，這并不是真正意義上的檔案管理信息化。

（三）缺乏相應的技術投入和專業管理人員

企業檔案信息化建設對于信息互聯網技術的依賴性較強，傳統紙質檔案資料的管理要求不高，無論是技術還是專業人員，只要能進行簡單的分類歸檔就都能勝任管理工作。但實現信息化之后，檔案管理形成了數字體系，且需依賴相關設施設備的支持，但不少企業考慮到技術的使用和專業管理人員的聘用或培訓都需要更高的投入，或是認為信息化管理沒有必要，從而導致相應的技術人員和管理人員不到位，由此延緩了檔案管理信息化建設的進程。

三、實現企業檔案管理信息化建設的有效措施

（一）普及和強化企業全體人員的管理意識

企業檔案管理信息化建設需要企業各個部門的配合，所以企業從高層到一 線工作人員，必須轉變自身觀念，參與到檔案管理信息化建設中去。企業可通過經常對檔案管理人員進行相關培訓和在全公司進行信息化宣傳的方式，首先要讓工作人員加深對網絡時代企業開展檔案管理信息化建設的背景和優勢的認識，尤其是讓檔案管理人員認識到信息化建設能夠減輕工作量、提高工作效率，也能夠優化企業檔案信息資源和利用水平，進而提高企業服務于內外部人員的能力，有效凸顯資源價值較大的信息并對其進行充分利用，構建檔案信息資源共享的科學平臺。

（二）完善企業檔案管理信息化建設的硬件、軟件技術設施

硬件技術和設施的完善，需要企業根據自身功能需求，購置和安裝配套的計算機、掃描儀、路由器、大型高速交換機等信息處理設備。軟件技術和設施的完善，則需要企業立足現實管理狀況，圍繞企業檔案管理資源，構建檔案管理系統，進一步開發和利用更多的功能，爭取使檔案管理信息化向智能化方向發展。企業檔案網站系統是現實中檔案管理部門的線上模式，在檔案管理系統構建過程中，要注重檔案工作的細化，根據需求查詢相關檔案信息以及關鍵功能服務的開發利用等。同時也要根據企業檔案信息的實際調整和改變，不斷更新系統中的檔案信息，以便員工在需要時可以及時查詢檔案信息。

（三）培養或外聘專業的檔案管理信息化建設人才

針對企業檔案管理人員進行相關技術培訓，或根據企業需要聘請專門的信息化建設人才，培養檔案管理人員對企業檔案信息保密的職業素質，使他們能夠不斷提升研發企業檔案管理優化相關信息技術的能力。此外，還需要培養檔案管理人員過硬的專業能力，熟練掌握檔案管理的內容及流程;具備較強的信息化技能，能夠應對網絡維護、軟件開發等高難度工作，如此才能有效地完成企業檔案管理信息化建設任務。

總之，企業檔案管理信息化建設是時代發展的必然趨勢，也是企業檔案管理的必由之路。為此，企業必須辯證地看待信息化建設面臨的機遇和挑戰，發現存在的問題并逐一有效解決，優化檔案信息資源的管理和利用，為企業管理工作和企業運作奠定基礎。

參考文獻

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[2] 試論企業檔案信息化建設中的安全管控[J].李岱.蘭臺內外.2020（15）

[3] 企業檔案信息化建設的思考[J].駱違穎，魏東.山東檔案.2016（01）

作者簡介：呂婧（1993.9—），女，漢族，云南省昆明市人，職務：昆明地鐵運營有限公司檔案管理員，職稱：助理館員，學歷：本科雙學位，研究方向：企業檔案管理