新時期如何推進事業單位會計檔案管理工作規范化

楊小鴻

摘 要：新時期對事業單位會計檔案管理提出了更高的要求，尤其是在信息化背景下，事業單位要加快信息化建設進程，充分利用現代信息技術，在確保會計檔案管理效率提升的同時，促使事業單位會計檔案管理工作更加規范化，進而進一步促進事業單位的改革與發展。基于此，本文主要分析新時期下事業單位會計檔案規范化管理的推進策略，以供參考。

關鍵詞：新時期;事業單位;會計檔案管理;規范化

隨著市場經濟的快速發展，國家出臺了系列關于事業單位改革的方案方法，使得事業單位財務環境發生了較大的變化，事業單位財務工作不再是以往國家統一調撥與管理所有自己，而是需要事業單位實現財務自主和自理，以此促進事業單位的進一步改革與發展。而這正體現出了會計檔案的重要作用，因為會計檔案記錄了事業單位財務方面的發展過程，且由于財務工作涉及到單位各個方面，如人事、會計等，因此需要事業單位加強會計檔案的規范化管理，尤其是信息技術快速發展的背景下，事業單位應充分利用信息技術，提高信息的收集、整理及分析的效率，并提高會計檔案管理信息化水平，進而促進事業單位的深入改革與發展。

一、當前事業單位會計檔案管理中主要存在的問題

（一）管理工作不到位

管理工作不到位是當前事業單位會計檔案管理工作中主要存在的矛盾之一，尤其是隨著大量數字化會計檔案的出現，在事業單位現有的專業檔案管理人員不足的情況下，許多檔案管理人員專業素質水平并不高。同時，當前許多事業單位的會計檔案管理制度也不完善，主要表現在現有的會計檔案管理制度在數字化方面并沒有作出太多的要求，并且存在工作職責模糊的問題，存在職責不清、權責不明的情況，以致于會計檔案管理工作具有較多的隱患。另外，還存在會計檔案利用程度不高的問題，主要是因為新舊會計檔案部分，有用的和無用的會計檔案都摻雜在一起，不能有效進行分類管理，不僅導致會計檔案管理的效率較低，同時也影響了會計檔案數據的有效利用。

（二）安全管理不足

安全問題始終是事業單位會計檔案管理工作中一個重點關注的問題，尤其是在數字化浪潮下，大量的檔案數據出現，如果不能夠有效保證會計檔案數據的安全性，勢必會給事業單位帶來嚴重的損失。然而從實際的情況來看，許多事業單位在會計檔案安全管理方面仍然存在許多不足，主要表現在：一是相關人員并不重視檔案的管理，使得檔案材料在收集過程中出現遺漏或缺失的情況，同時部分人員并不熟悉信息技術的操作，或者不重視信息技術的利用，在數據錄入時出現各種差異，影響了會計檔案數據的的真實性和權威性;二是在會計檔案防護技術方面待提升，所設置的網絡防火墻或者防盜軟件并不能夠滿足單位會計檔案管理系統的要求，容易出現信息泄露的問題，加之檔案管理人員操作不規范，在處理會計檔案數據時出現丟失或遺漏，從而給事業單位留下許多安全隱患。

（三）管理方式待更新

目前事業單位檔案管理人員仍然保留傳統的會計檔案管理方式，即以月度、季度和年度為周期進行管理，使得會計工作完成了但是對應的會計檔案資料卻沒有及時管理，導致會計資料滯后的現象發生，不僅會產生會計工作的誤差，而且也不便于利用會計檔案進行有效的核查。另外，許多事業檔案會計檔案管理模式也逐漸朝著數字化管理模式轉變，但這是一項長期的工作，且許多人員仍然受到傳統管理模式的影響，短時間內還不能夠很快適應新的管理模式，所以還需要不斷提升會計檔案管理人員的工作能力，以此更好地實現會計檔案管理的創新。

二、新時期事業單位會計檔案規范化管理的策略

（一）建立健全會計檔案管理制度

首先，事業單位要制定科學完善的會計檔案管理制度，明確會計檔案收集、整理的相關規定，并設立專門的會計檔案機構，以此對會計檔案進行統一的管理。其次，事業單位要重視內部環境的建設，加大硬件軟件的投入力度，為會計檔案管理工作營造良好的發展環境，同時對會計檔案管理流程進行細化處理，落實會計檔案管理的保密措施，包括硬件設備防潮、防磁等處理工作，以此增強會計檔案管理的質量。同時創新檔案管理的方法，正確認識到會計檔案數字化管理的重要性，落實相關的工作職責，并積極利用現代科技，優化會計檔案管理工作的同時，維護會計檔案的安全性，從而促進事業單位會計檔案管理工作的發展。最后，強化檔案管理及人員的管理意識，提高檔案管理人員的責任心，強調會計檔案管理的重要性，并積極挖掘優秀的人才，發揮每個人的優勢及特長，從而促使工作效率的提高，實現會計檔案規范化管理。

（二）加快會計檔案管理信息化進程

新時期事業單位要想進一步推進會計檔案規范化管理，還需要加快會計檔案管理的信息化進程。為此，事業單位要加大信息化建設的力度，實現傳統會計檔案管理模式向數字化檔案管理模式的轉變，并制定規范化的數字化會計檔案工作標準，實現數字化的會計檔案管理，共享檔案信息，從而提高會計檔案信息的利用率。同時，借助信息技術進行電子會計檔案的分類、編輯、統計等工作，建立相應的會計檔案信息系統平臺，以便工作人員進行會計檔案的檢索及查閱。另外，由于會計檔案現代化管理實現標準化和規范化是一個長期的過程，需要全單位人員都了解檔案管理的規定，并嚴格按照規定進行規定進行檔案資料的編制，從而實現會計檔案規范化管理。

（三）提高會計檔案管理人員綜合素質

隨著科技的快速發展，事業單位財務管理工作進入了電子時代，相應的會計檔案管理也進入到了電子時代，促使了檔案管理方案的改變，這對會計檔案管理人員的要求更高，不僅要具備專業檔案管理知識，同時也要具備會計檔案信息化能力。為此，事業單位在推進會計檔案管理工作規范化的同時，要重視會計檔案管理人員素質的提升，積極引入優秀的會計檔案管理人才，同時定期或不定期開展培訓，提高會計檔案管理人員的綜合能力，從而更好地促進會計檔案管理工作的順利開展。

結 語

綜上所述，新時期事業單位要想推進會計檔案規范化管理，要加快完善會計檔案管理制度，并積極應用科技手段，實現會計檔案數字化管理，提高人員綜合素質，以此提高會計檔案管理的效率，從而滿足新時期事業單位改革與發展的需求。

參考文獻

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