人社工作檔案管理的策略分析

譚璐

摘?要：我國很多領域都有涉及到檔案工作，開展檔案管理工作具有積極引導意義，開展合理、高效的管理工作是確保檔案真實安全的前提。因此在檔案管理工作中，應該用更加合理的、科學的管理策略。本文首先分析鎮江市人力資源社會保障檔案管理中心業務科的現狀和工作的特點，最后提出有效開展檔案管理工作的策略，以供參考。

關鍵詞：人社局;檔案管理;人力資源

【中圖分類號】G27??【文獻標識碼】A?【文章編號】1674-3733（2020）18-0296-01

在檔案管理工作中人事檔案管理是其中一部分，目前鎮江市人力資源社會保障檔案管理中心業務科主要工作為檔案的管理與服務利用，所存檔案主要分為人事檔案和社保業務檔案，查詢工作記錄和歷史養老繳費記錄都會利用到這部分檔案，這部分檔案關系到個人的切身利益，還是很重要的。有效、有序開展檔案管理工作有利于事務穩定進行，能夠在一定程度上促進社會穩定發展，提高辦事效率、讓辦事流程更便捷。只有對檔案管理的重要性有充分認識，并選用相應管理策略，才可以充分發揮檔案管理作用，以此推動檔案管理中心的發展，最終保證社會穩定發展。

1?鎮江人社工作檔案管理現狀

1.1?具備比較完善的檔案管理中心

鎮江人社局為完善檔案管理工作，已經構建了比較完善的檔案管理中心。準確認識到檔案管理工作開展的重要性，并且能夠重視檔案管理，可以有效落實檔案部門分配工作，保證部門工作互不干擾，部門間可實現檔案管理工作高效溝通和資源共享。檔案管理中心能夠準確發揮自身任務，確定工作任務，避免出現重復情況。并且可以合理分配檔案管理工作，提升工作效率，減少工作量，降低了工作人員工作負荷，保障快速開展工作檔案管理工作[1]。

1.2?具有較強的檔案資料信息保密性

檔案中心檔案管理的內容是對業務部門移交的相關檔案材料進行收集整理，入庫上架并統一保管，以便后期工作的開展與利用，對于其他工作開展具有參考意義，管理工作檔案和社保檔案可以為其他工作提供真實、有效的參考資料，將政府部門工作效率提高。此外，鎮江檔案中心檔案管理的保密工作做的很好，例：工作人員需通過門禁卡進入庫房，個人不好查閱本人及直系親屬的檔案，但可復印經辦業務所需材料，單位閱檔必須通過介紹信才可以查閱單位員工的人事檔案，查閱社保歷史繳費記錄必須由本人查詢、或者單位持介紹信查詢等。

1.3?實現檔案數字化加工

社保中心歷史檔案未錄入系統，傳統手工翻查存在耗時長、準確率不高等問題，就業管理中心歷史檔案也存在錄入信息有誤等問題，目前鎮江檔案管理中心已經在做政府投資項目-檔案管理及數字化加工，對在庫歷史檔案進行整理及數字化，目前已完成就業管理中心歷史檔案整理裝盒，正在開展社保歷史檔案的整理及數字化加工工作，對未進入系統的社保歷史檔案材料進行分類組卷，錄入系統并進行掃描，方便調用，預計完工后會大大提高工作效率和準確率。

2?檔案管理中心工作檔案管理具備的特征

2.1?檔案管理手段多樣

檔案管理中心傳統檔案管理工作耗時較長，容易受到外部因素的影響。傳統管理工作任務量大，記錄、分類及歸檔等工作需要人工參與，使管理準確性較差。而目前已經實現了在金保系統中查詢，接下來會實現檔案掃描信息化，更方便于檔案的查閱。除此之外，檔案能夠通過多樣的形式來保存，利于開展檔案分類管理工作，將勞動強度和成本降低，也有著越來越豐富的管理手段[2]。

2.2?專庫管理

目前檔案管理工作中存在著海量信息這一狀態，紙質檔案占用空間也較大，有時會出現存放混亂、管理無序的情況，在查找相應檔案時會花費較多的時間。為了良好的進行檔案管理和保存，可通過專庫來保存各類檔案，每份檔案都有檔案號，這樣能夠有效整理檔案儲存空間，保證檔案存放的有序性，有效進行檔案分類，使管理更加專業，方便查閱，節約更多的時間。

3?加強檔案管理的策略

3.1?提升管理人員綜合素質

開展檔案管理工作與管理人員不可分離，管理人員管理能力和專業水平對于檔案管理合理開展具有重要意義，因此需要使用合理措施提高工作人員綜合素質。隨著科學技術和經濟的不斷發展，傳統檔案管理模式難以跟上社會快速發展的步伐，針對這一情況，應該激勵工作人員，使其積極學習管理相關知識和技術，提升自身專業素養，創新管理方法，并具備一定的責任和法律意識。確保工作人員可以掌握工作檔案管理的重要性，掌握更多新思想和技術，使用先進的管理技術以及方法，提升工作人員素質，最終提升檔案管理效率。

3.2?加強檔案管理信息化

隨著計算機數的不斷發展，紙質檔案占空間、管理效率低、任務重以及查詢調度較為繁瑣等問題逐漸暴露出來，如果實現檔案管理信息化，各個部門間會有更加高效的溝通，并且能夠共享資源，在管理中投入的資金也會減少，從而可以高效的進行檔案管理工作，能夠解決原本保存和管理檔案的方式中會產生的檔案磨損和保存時間短的問題[3]。管理工作檔案更加細化，可以促進管理工作進一步發展。

3.3?優化檔案管理觀念

檔案管理中心為了有效開展工作檔案管理工作，需要對管理觀念進行優化，從而應轉變原有思想觀念，領導以及管理人員應該提升自身的管理意識，以此開展工作將會大幅提高管理工作質量，也會提升自身管理能力。除此之外，在管理工作中投入更多的財力、物力和人力，完善檔案管理的基礎設施，保證合理存放檔案資料。管理工作檔案的部門，需要主動協調工作，確保各部門間有更加協調的合作。部門需保證檔案管理的系統性和規范性，以順利開展檔案管理工作。

結束語

在社會和經濟發展中工作檔案管理能夠發揮重要作用，檔案管理中心加強檔案管理能夠向人們提供更良好的服務，使檔案資料的準確率更高，因此在檔案管理中應該采取良好的策略，通過提升管理人員素質、制定完善管理制度、加強管理信息化等策略來順利開展工作檔案管理工作。

參考文獻

[1]林清嬌.淺談人社工作檔案管理的重要性分析及其管理策略[J].消費導刊，2019，（48）：190.

[2]吳蔓玲.人社工作檔案管理的重要性分析及其管理策略研究[J].文淵（高中版），2019，（3）：541.

[3]鞠京紅.人社工作檔案管理的策略分析[J].環球市場，2019，（2）：258.