醫務科工作檔案管理探討

王家棟 紀培培

摘 要：醫務科檔案是醫院檔案管理的重要組成部分，醫務科檔案管理的質量和水平能夠直接反映出醫院對檔案管理的重視程度以及醫院自身的檔案管理水平。醫務科應該要提升檔案管理的重視程度，建立完善相關的檔案管理制度，規范檔案管理環節，加強醫務檔案的信息化、網絡化、數字化建設，并組建具有專業技術能力的檔案管理隊伍，以便更好地發揮醫務檔案在醫院事業發展過程中的價值和作用。

關鍵詞：醫務科;工作檔案;管理提升

檔案是各個企事業單位隨著事業發展而不斷增多的歷史記錄。檔案的存在能夠真實反映各單位的歷史事件、發展情況，同時也是各單位進行重大決策時所能夠提供的參考依據。對于醫院來說，醫務科是醫院的重要職能部門之一，主要承擔的是醫院的醫療組織、實施、協調、督促和考核工作;醫療質量、事故爭議和突發事件的監督處置工作等。[1]醫務科的工作檔案則是記錄這些過程和內容的信息資料，主要包括醫、教、研、防等方面[2]，對于醫院的事業發展具有不可缺少的重要作用。

一、醫務科工作檔案的特點與現狀分析

1.醫務科工作檔案的特點[3]

由于醫務科的管理范圍比較廣泛，醫務科的工作檔案具有廣泛性、專業性、復雜性和現實性等特點。首先，鑒于醫務科本身的工作職能，往往會產生數量龐大的醫務檔案，而這些檔案來源途徑又比較繁雜，可以是醫院的其他業務部門或與醫院有合作關系的企業、高校、社會團體、其他機構，等等。這就體現出了醫務科工作檔案的廣泛性。其次，醫務科工作檔案是醫院重要的業務檔案之一，真實記錄和反映了醫院事業發展變化的情況，如重點?？平ㄔO、各臨床科室診療操作規程等專業性內容。再次，醫務科的工作職責決定了工作檔案的內容涉及多方面專業內容，如醫療、法律、保險等，內容復雜，類別多樣。最后，醫務科工作檔案會在較長時間內都能夠發揮作用，特別是涉及法律、保險等行業的醫務檔案，會在日后的醫務工作中繼續履行現行效用。

2.醫務科工作檔案的管理現狀

（1）缺乏檔案意識

檔案意識的缺乏是存在于各行各業中的，大家普遍認為檔案只是一種需要長期保存的信息資料，檔案管理不存在專業技術能力的問題，醫務檔案只要能夠得以妥善的保管就可以了。大部分人員都存在檔案意識缺乏的問題，“重保管、輕應用”“重業務、輕檔案”的檔案管理思維依然活躍。

（2）專業檔案人員配備不足

醫務科從事工作檔案管理的人員普遍不具有檔案學專業背景，部分人員甚至是兼職從事檔案管理工作，這對于醫務科工作檔案的長遠發展產生了阻礙。而部分醫院對醫務科的檔案工作重視程度不足，配備的人員和設備均達不到專業檔案管理的要求，導致醫務工作檔案管理上出現無序、混亂等情況。

（3）檔案信息化水平較低

檔案管理是部分醫院的薄弱環節，由于檔案意識和對檔案重視程度的缺乏，對于檔案的信息化建設也處于落后狀態。隨著現代化信息技術的發展，信息技術已經廣泛應用于各行各業，并對行業發展與社會發展起到了重要作用。但對于部分醫院的醫務科檔案工作來說，信息化建設的程度遠遠達不到現代化的醫院管理要求，不利于醫院綜合水平的提升。

二、醫務科做好工作檔案管理的必要性

1.記錄和反映醫院的發展情況

醫務科的工作檔案記錄著醫院事業發展的歷史情況，也在很大程度上反映了醫院的事業發展水平。做好醫務工作檔案的管理工作，能夠幫助醫院處理好在教學、科研、醫療、防保等方面工作的決策，同時能夠有效統計出醫院在過去幾十年中的發展規律，為日后的發展方向提供參考。

2.提升醫院檔案管理的綜合水平

檔案管理是醫院綜合水平評價的主要方面之一，醫務工作檔案涉及到醫院管理的方方面面，加強醫務工作檔案的管理，能夠將各種文件、資料、表格等按照一定的制度規范進行整理儲存，方便檔案查詢借閱，降低時間成本，有助于提高工作效率。

3.為各種醫務糾紛提供法律憑證

醫院由于其自身的特性，有可能會發生一些醫療事故和突發事件，在這個過程中，每一個環節和情況都應該被詳細記錄下來并形成檔案妥善保存。當醫院需要提供法律和保險憑證時，醫務工作檔案就能夠提供非常完整的憑證。特別是在處理醫患糾紛和醫療事故的過程中，醫務工作檔案發揮著不可替代的重要作用。

三、提升醫務科工作檔案管理能力的路徑思考

1.建立“大檔案”管理理念，提升對醫務科檔案管理的重視度

為了能夠盡快提升醫務科工作檔案的管理水平，醫務科甚至醫院必須要樹立檔案意識，建立“大檔案”的管理理念，認同醫務科工作檔案在醫院事業發展過程中所起的重要作用，并在實際工作中將該項工作的重要性明確出來，以提升醫院全體人員對于醫務工作檔案的認識。

2.完善醫務檔案管理制度，規范檔案資料管理內容和流程

首先，要建立完善醫務檔案管理制度，對醫務科工作檔案的管理流程和環節予以規范。按照國家檔案法的相關要求，醫務科工作檔案可以按照其涉及范圍分為醫療、教學、科研、安防、其他五大部分。而每一個部分又可按照時間、內容或事件分門別類，并在每個分部中按照載體不同再進行分類。盡可能細化類別，清晰管理。以教學管理為例，大致可以分為崗前教育、在職教育、進修教育、其他教學四大部分，而每個部分又可以按照文件、音像等載體不同加以分類，而后以日期為順序進行排列。

其次，要對醫務工作檔案收集的內容進行規范。檔案管理的總體要求是完整、齊全、準確，因此，在進行檔案收集的過程中，應該要求相關人員嚴格對照總體要求進行收集整理，并形成制度規范。如醫療安全管理類的檔案在收集的過程中，應著重收集上級下達的相關指示精神、本院頒布的相關紅頭文件、各類醫療安全管理活動資料、藥品管理相關資料、事故糾紛相關資料，等等，務必要求實事求是，有章有序。

3.加強醫務檔案信息化建設，提升數字檔案管理水平

大數據和互聯網技術的發展使得信息技術成為檔案管理的好幫手。醫院完全可以通過信息技術手段來提升醫務科工作檔案的綜合管理水平。為了能夠更好地保存相關檔案信息資源，紙質的醫務科工作檔案應盡快轉化為電子檔案，同時實施紙質檔案與電子檔案的“雙軌制”管理。建立醫務工作檔案信息共享平臺，將可以對外公布的，不涉及保密內容的檔案資源放在檔案公共信息平臺上，供各個科室、人員隨時進行查閱、調取，節約人力資源與時間成本，同時記錄下每個檔案的借閱軌跡，形成對醫務工作檔案的全過程追蹤。

4.增強醫務檔案管理隊伍能力，助推醫務檔案管理全面上水平

提升醫務科工作檔案管理能力的關鍵還在于檔案管理隊伍的整體素質是否能夠適應現代化的檔案管理。因此，醫務科檔案管理隊伍的建立至關重要。在對現有人員進行信息技術與檔案管理知識培訓教育的同時，也應著重選拔具有檔案管理熱情，熱愛檔案管理工作，同時具有一定信息素養和專業能力的人員進入到檔案工作隊伍中，助力醫務科工作檔案管理全面上水平。

四、結束語

綜上說書，醫務科的工作檔案是醫院事業發展水平的真實體現，相關管理人員必須要在認識上、管理上、技術上有所提升、有所創新、有所突破才能切實幫助醫務科更好地進行檔案管理工作，助力醫院整體管理水平的有效提升。

[參考文獻]

[1]醫務科職能[EB/OL].（2017-03-15）.http：//www.hbustah.com/yyjs/ShowArticle.asp？ArticleID=831.

[2]孫波.關于醫務科工作檔案建設的思考[J].中原醫刊，2004，31（1）：31-32.

[3]鄺玉玲.醫務科工作檔案管理探索[J].黑龍江檔案，2013（03）：123.

（作者單位：濰坊市市直機關醫院，山東 濰坊 261061）