做好失業人員檔案管理工作的途徑分析

褚慶海

摘要：新時期，我國人事制度正不斷進行改革，而人事檔案管理在其中的地位也是越來越突出，尤其是對于失業人員更是如此。下崗失業人員的檔案管理工作，關系著下崗失業人員的相關利益，影響著國家有關政策的制定和實施。要想提升下崗失業人員的檔案管理工作整體水平，就必須面對檔案管理工作中出現的間題，研究和探索相應的管理策略，力求改變現有的不良狀況，提升下崗失業人員檔案管理的科學化與規范化。本文就失業人員檔案管理工作的有效途徑進行了分析。

關鍵詞：失業人員;檔案管理;有效途徑

失業人員是指那些失去正常工作、不能自給自足的社會弱勢群體，如果不能對失業人員檔案進行之有效的管理，就會給社會帶來很大的連鎖反應，比如增加工作的不穩定性、不利于改善民生、不利于社會主義和諧社會的建設等等，這給中國的發展帶來了巨大阻礙，為改變這種狀況，各有關部門做了大量的嘗試，但見效甚微，本文就不同方面論述對失業人員檔案進行管理的科學措施。

一、下崗失業人員檔案管理工作現狀

1、檔案材料的客觀性、準確性、完整性差。

（1）檔案材料不全。如缺招工錄用、轉正定級手續，歷次調資手續不全，勞動合同不連續，解除勞動合同協議書沒有裝入個人檔案。有的復轉軍人只有安置手續，入伍、退伍檔案仍滯留在武裝部或民政局，沒有并入職工個人檔案，對工齡的連續計算造成很大困難，在企業改制按工齡發放經濟補償金時出現了很多上訪的現象。

（2）對同一事項前后記錄不統一。如職工名字、出生時間、檔案年齡與身份證不一致、參加工作時間、工種記錄不清、從事特殊工種時間等，導致下崗失業人員不能按規定辦理退休，直接侵害了職工的合法權益。

2、檔案管理的基礎設施沒有達到標準。

隨著失業人員的數量增加，要求要有更大的檔案資料庫存空間和其中的基礎設施設備等等，這些問題沒有處理好就會影響檔案管理的質量和工作效率。大部分的檔案都是由紙質做成的，所以說并且比較容易受潮，這就要求檔案資料庫房內必須要保持干燥，這就需要利用現代技術設備來保證紙質檔案不易受到潮濕而變質。一些基礎設施設備出現故障問題也會為檔案管理埋下安全隱患，因此這就需要完善檔案管理的基礎設施設備。

二、做好失業人員檔案管理工作的有效途徑

1、加強對失業人員檔案管理的重視度，不斷完善檔案管理體制。

檔案管理部門要加強對失業人員檔案管理重要性的認識，將檔案的移交管理工作放到重要的位置，嚴格執行相關法律的規定，不斷完善失業人員的檔案管理制度，避免檔案移交過程中檔案的缺失，做好失業人員檔案的完整收集工作，避免檔案的遺漏。檔案管理部門還要督促其他部門對失業人員的檔案進行及時的移交，保持和就業部門的聯系，要加強督促，定期檢查，發現問題，要及時查清事實，分清責任，嚴肅處理，決不能姑息遷就。對檔案管理的相關工作人員要根據其情節的輕重給予一定的處罰和處分，并對出現的問題進行積極的整改，盡量減少因為檔案管理不當對個人造成的危害。與此同時，也要加強失業人員自身對檔案的重視程度，對自己的檔案要及時跟蹤，緊密聯系，發現問題后及時尋求解決的辦法。另外，目前失業人員的管理體制還不是十分的健全，應該制定出科學的管理制度，強化對失業人員檔案管理監督和指導，不斷完善管理體制，使下崗失業人員檔案管理工作走上規范化、標準化、科學化、法制化軌道，為了更好地為失業人員進行服務，要對現行下崗失業人員檔案管理進行改革和完善，協助檔案管理部門做好檔案管理工作，一旦發現問題，立即進行解決。

2、對檔案進行比較規范和科學的管理。

在進行收集失業人員的檔案信息之前，首先將收集來的信息進行一個大致分類，并且要詳細記錄好每一部分的內容，要針對不同人員的檔案進行分類做好記錄工作，可以大致做一個提綱方便以后查找。并且盡量選擇空間比較大、通風性比較好的檔案管理庫，還要配備相關不易變質的檔案柜，要充分考慮檔案管理庫的通風性、防火、防蛀蟲、防腐、防高溫、防毒等等的安全設備和措施。首先要從保護檔案為基礎目標，這樣就可以增加其檔案保存的年限。除此之外，還可以充分利用現代信息技術，也就是計算機技術的應用，要將人為的工作與計算機相結合工作，才能實現檔案管理工作更加高效。可以將失業人員的個人信息保存到計算機數據庫中，并且還要定期檢查，將失業人員的檔案放在計算機管理，同時也要做好分類工作，這樣方便以后查找。

3、明確檔案管理工作職責。

各級政府部門要不斷加強對下崗失業人員的檔案管理工作的重視程度，明確檔案管理職責，實行有效的責任追究制度，定期檢查和修改檔案管理工作中的不完善地方，及時查清事實責任，嚴肅處理檔案管理工作中的不作為現象。在檔案管理工作中出現審查不合格的人員，要給與批評或紀律處分，堅決杜絕偽造檔案材料、提供假證明的現象，確保檔案的真實性和完整性。針對檔案管理工作中出現的違反法律和道德規范的人員，絕不能姑息縱容，要堅決撤離或辭退，問題嚴重的更是要追究責任。同樣，對于下崗失業人員檔案管理工作中出現的良好行為和現象要給予表揚，發揮優秀人物的榜樣作用，起到引導工作新風尚的良好效果。

三、結語

總之，失業人員的檔案管理工作是一個關乎社會穩定的大事，對檔案管理的科學程度決定了檔案管理效率的高低。所以相關檔案管理人員要做好失業人員的檔案管理工作，保障失業人員的權益。務必要加強檔案管理部門的責任意識，加強對檔案工作人員責任心和職業道德的培訓，增強其基本的業務水平。加強企業與檔案管理部門之間工作的銜接度，保持檔案移交的完整性。加強對檔案室現代設施的引用，增強檔案管理的科學性和規范性。

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