檔案信息化建設及其組織管理分析

單娟娟

摘 要：隨著高科技網絡時代的來臨，檔案工作也迎來了新的發展，檔案信息化建設及其組織管理，也成為了中國檔案工作的重中之重。本文中通過分析加速信息化建設的意義，結合現實情況。找出了中國檔案信息化建設進程中的不足，依據這些分析，從多種途徑提出了有效解決措施，進而保障檔案信息化建設的整體順利進行。

關鍵詞：檔案信息化;組織管理;分析

引言：信息技術對檔案工作的創新帶來了新的發展，信息化對社會的影響是非常重大的，需要引起相關部門注意，并且不斷的去進行探索，找到最好的創新方式，以及促進中國檔案信息化建設進程的有效措施。但是由于中國檔案信息化建設，在實踐中仍然有著許多不足，對于建設工作有著不良影響，所以在這種情況下需要對中國檔案信息化建設，實踐更加有秩序等進行管理，針對信息化建設的一些環節，進行最便捷有效的改善。

一、加速信息化建設及其組織管理的意義

在新時代發展環境下，檔案信息在信息社會中是被高度重視的，其代表了信息資源的源頭，有著更多價值。檔案館等被重新定位，檔案信息化建設急需發展。社會需要更多的信息與資源，所以就會對檔案工作的質量制定更高的標準，檔案工作需要結合新時代技術手段，更快的適應社會環境。加速信息化建設是對檔案工作的發展前提，國際信息化變化越來越快，許多領域都受到了影響，為了更好的發展事業，站穩市場腳步，就要面對時勢變化，順應時代發展，制定科學有效的策略，加大檔案信息化建設力度及其組織管理，將檔案管理做到網絡化，順應信息時代發展。[1]

二、中國檔案信息化建設進程與組織管理中的不足

首先對檔案業作為信息產業的重要性認識不足，組織力度很小。更多的人都將檔案業當做一種信息服務部門，僅僅從服務的角度看待，并沒有當做國民經濟重要的一個環節，對于檔案業了解不足，重視程度不夠，投資與管理也未能滿足建設需求，導致我國的檔案信息化建設進度緩慢;部門之間沒有協調性，低水平重復運作，檔案部門直接沒有有效的溝通與合作，屬于分散化工作模式。由于低水平的重復開發與進行，阻礙了檔案信息化建設的前進腳步，并且組織管理方面做的不夠完善，與相關信息管理機構聯系不夠密切，無法真正一同研究信息資源開發和組織信息網絡。建設質量不高，沒有規模性;宏觀調控方面也不夠完善，發展不夠全面。這就需要制定高效的組織管理，解決現下不同問題。[2]

三、促進中國檔案信息化建設進程及其組織管理的有效措施

（一）制定政策，設立機構，加強宣傳，從宏觀上營造信息化建設的良好環境

促進中國檔案信息化建設進程的有效措施中，首先第一步就是要制定政策，設立機構，加強宣傳，從宏觀上營造信息化建設的良好環境。應該要在所有規范制度制約的框架下進行中國檔案信息化建設，做好對全局的把控，依據相關法律法規進行工作，加以引導，為信息化建設營造一個良好的發展環境。制定信息化建設相關法律法規，需要有較強的專業性，通過多種途徑進行發布，加以豐富多樣的內容，但是我國目前仍沒有達到這一水準，需要相關組織管理者結合我國現實情況，對已存在的相關法律法規深入研究，根據現實需求將這些相關法律法規進行改善補充，讓檔案信息化建設的政策規范更加完整，促進信息化建設的綠色發展。另外設計高效率的工作機構，讓其發揮才干，可以幫助信息化建設更好的進行，是很有意義的一項工作。工作機構可以有網絡系統的設計建造機構，網絡信息管理服務機構等多種領域，之中的組織管理機構是最重要的，它代表了建設工作的決定者角色，可以帶動整個信息化工程的進行，對網絡建設工程的組織效率有一定的影響，由應該由國家檔案局和相關檔案部門組成。檔案信息化建設也需要加大宣傳力度，利用多種方式進行宣傳工作，宣傳頻率也要有所上升，加以豐富的內容，會讓建設和組織管理更加協調統一，獲取更多有效的信息，推動信息網絡工程建設。[3]

（二）籌措資金，培訓人才，研究技術，從微觀上保障信息化建設的物質基礎

第二步需要統籌資金，培訓人才，研究技術，從微觀上保證信息化建設的物質基礎。檔案信息化建設是非常消耗經費的，有了足夠的資金基礎，才能讓檔案信息化建設從根本上有所保障，所以統籌資金是很有必要的。在國家信息化建設急需開創新領域，并且已經有所技術保障的情況下，需要引起相關領導的重視，給予更多的資金支持，并且要從多方籌措資金，讓檔案信息化建設的資金保障更加穩固。同時加大培訓力度，因為一定程度上信息化建設是人的信息化。制定科學有效的培訓方案，結合教育，培養出更多掌握高科技知識、熟練應用高新技能，有著靈活的實踐應變能力的檔案干部隊伍。在信息技術建設的過程中，要更加關注技術能力，提供指令性攻關項目和相關研究課題，對研究工作更加深入。在檔案信息網絡技術研究工作進行過程中，也需要一定的管理，讓工作者更加協調一致，互相分享成果、攻克難關，利用好研究資源，讓研究成果更好的結合到檔案信息化建設中。

（三）設計總體方案，制訂發展規劃，從總體上保障信息化建設的順利進行

最后要設計總體方案，制定發展規劃，從整體上保障信息化建設的順利進行。對檔案信息化建設有一個完整的分析與預設，才能更好的在實踐過程中有把握，合理進行。所以在實踐工作之前，要設計總體方案，為之后的工作確定一個方向。有了一個總體方案，就會讓工作進行更有把握，可以掌握全劇，避免一些不必要的失誤，并且可以在一定程度上，保持工作的穩定性，讓檔案信息化的建設更加具有前瞻性。發的內容以及環境功能設定的，都需要做到詳細，結合現實情況，制定總體方案是，我國檔案信息化建設工作中，奠定基礎的劃界，需要深入研究，在于相關專家充分討論之后嚴禁制定。信息化建設的每一個決定，都對全局建設有著影響，需要遵循已經制定好的總體方案和目標進行。制定發展規劃從而保障檔案信息化建設的穩定，制定發展規劃對于組織管理工作也是相當重要的環節，其按照時間可以分為三個階段，進行前、進行中和完成后;按照具體環節可以分為兩個方面，從整體到部分，總之制定規劃需要，以信息化建設的總體方案為基本準則，結合實際情況，做到科學有效。新時代檔案工作建設有著很大的發展空間，需要更多的投入與摸索，讓組織管理變得更有可行性，促進通過檔案信息化建設的穩步發展。

參考文獻

[1]關萍.檔案信息化建設的績效評價體系構建[J].才智，2015（26）：351.

[2]吳錚.檔案信息化的規劃和組織管理[J].黑龍江史志，2013（20）：64+66.

[3]楊安蓮.論檔案信息化建設及其組織管理[J].浙江檔案，2007（01）：14-16.