新時代高校工會檔案工作規范化建設途徑探究

文/黃 晶

高校工會檔案是高校和工會組織的寶貴資產。進入新時代，扎實推動高校工會檔案工作規范化建設，對于深入學習貫徹習近平新時代中國特色社會主義思想，促進高校工運事業的研究和發展具有極其重要的意義。本文針對推進高校工會檔案工作規范化建設中存在的問題，結合新時代工會檔案工作面臨的新特征、新挑戰，從創新工作理念、機制、技術和手段等多個層面進行了比較深刻的思考，并提出了具體建議

高校檔案工作是高校重要的基礎性工作。高校工會檔案既是高校檔案的重要構成部分，同時也是高校工會工作的重要組成部分。工會檔案是學校工運活動中形成的有價值的可考性文獻，是學校工運活動與時俱進的歷史憑證，也是高校和工會組織的寶貴資產。進入新時代，探究高校工會檔案規范化建設途徑，并予以踐行，對于深入學習貫徹習近平新時代中國特色社會主義思想，促進高校工運事業的研究和發展具有極其重要的意義。

一、高校工會檔案管理工作的現狀與問題

近年來，高校工會組織在檔案工作體制機制構建、信息化建設、技術創新與應用等方面進行了有效的探索與實踐，為推進檔案工作規范化建設作出了積極貢獻。然而，對照《檔案法》的新要求、新規定還有一定的差距，主要表現在：

一是檔案管理意識薄弱。有的高校工會組織領導對歸檔和建檔的重要意義認識不足、重視不夠，檔案管理人員的服務意識淡薄，檔案服務水平不高；

二是歸檔機制不科學。有的高校工會檔案規范化管理目標不明確，歸檔內容隨意化，缺乏統一的分類和可執行標準，建立的檔案缺乏系統性和完整性；

三是管理體制不健全。有的高校工會檔案管理模式呆板陳舊，管理手段落后，檔案信息化、數字化程度不高，效率低下；

四是檔案工作基礎薄弱缺乏有效保障。有的高校工會檔案工作經費不足、設備不全、軟硬件建設與需求脫節，制約了檔案工作規范化建設，影響了高校工會檔案服務社會、服務學校、服務員工整體功能的發揮。

上述問題的存在，制約了高校工會檔案規范化建設，也影響了高校工會檔案的開發與利用，必須盡快予以解決。

二、推進高校工會檔案規范化建設的途徑與舉措

不言而喻，高校工會檔案管理工作是高校整體建設中的一項重要工作之一，推進高校工會檔案工作規范化建設是一項較為系統工程。做好這項工作既是高校發展現實的緊迫要求，也是高校長遠發展的必然需要。縱觀現實情況，做好這項工作必須嚴格按照《檔案法》和《陜西省歸檔文件整理實施細則》等法律法規要求，結合新時代工會工作和工會檔案工作面臨的新特征、新挑戰，從思想理念、工作機制、技術創新等多個層面切入，采取新途徑、新舉措，整體協調推進檔案工作規范化建設，不斷提升工會檔案管理與服務、利用的質量和水平。為此：

1.強化檔案管理工作理念

人們常說，思想是行動的先導。高校工會檔案工作適應新時代要求，首先必須不斷改進和強化工會檔案工作的理念和意識，方能為實現檔案工作規范化建設的創新發展奠定基礎。因此，在高校工會領導層面進一步強化檔案工作意識顯得尤為重要。學校各級領導干部，尤其是分管檔案工作的領導和工會領導成員，必須深入學習貫徹習近平總書記關于工人階級和工會工作的重要論述，大力學習貫徹《檔案法》，充分認識工會檔案是具有特殊價值的信息資源，并高度重視和支持工會檔案工作。從而強化對工會檔案工作的雙重管理，不僅要將其納入工會工作的發展規劃，納入工會日常工作管理范疇，納入崗位職責，納入目標責任考核，等等；還要把工會檔案工作納入高校檔案工作的大系統中統籌推進。由此可見，由于領導重視，檔案意識提升，將工會檔案工作由單一的、零碎化工作，轉向為系統化、常態化的基礎性工作，切實加大人力、物力的投入，積極探索建立先進、適用、高效的建檔、保管和利用的工作機制，使檔案資源的信息和價值得到充分開發和利用，有助于高校工運事業的健康發展。

2.健全檔案工作機制

建立健全檔案工作機制，是推動檔案工作規范化建設的制度保證。要針對檔案工作中的收集整理、分類鑒定、統計提取、保管完善和反饋應用等每一個環節，制定相應的管理制度。主要是《檔案管理員崗位職責》《檔案材料收集歸檔規定》《檔案安全管理制度》《檔案借閱制度》，尤其是要注重建立健全檔案材料收集歸檔工作制度，包括收集歸檔制度、主動送交制度、定期跟蹤索要制度和材料收集登記制度等。高校工會檔案應以年份為單位，送學校檔案館集中歸檔保存，檔案材料要完整，目錄要清晰，并做好交接簽字手續。要嚴格執行定期檢查和索要制度，經常與二級工會保持密切聯系，主動索要歸檔材料，如發現缺漏情況，應在第一時間補齊。為了便于了解收集檔案材料情況，材料收集后，要針對材料收集的時間和范圍分區分片，及時在《接收工會檔案材料登記表》上逐份逐項進行登記。另外，要及時且有計劃地做好歷年檔案的查漏補缺工作，保障檔案收集和整理的連續性、完整性和真實性。

3.夯實檔案工作保障基礎

夯實檔案工作的保障基礎，必須堅持“兩手抓”，既抓“硬件”又抓“軟件”，做到整體協調推進。要確保檔案工作的經費保障，配備專門的檔案場所、資料柜、檔案裝具，構建適應時代發展所需的檔案信息管理系統，努力為檔案工作順利開展提供必要的“硬件”保障設施。人才是高校建設與發展的最為重要的因素，要把人才保障作為推動檔案工作規范化建設必備的“軟件”基礎，在高校工會中建立一支覆蓋到二級工會的檔案員和信息員隊伍，檔案員要在學校工會干部中選拔事業心強且相對固定的專兼人員擔任，信息員要在二級工會干部中指定責任心較強的專人擔任。要定期對檔案員和信息員進行專業培訓，主動邀請上級主管業務部門對其工作進行檢查指導，不斷提升檔案管理人員的業務工作能力和綜合素質。同時，在專業職稱評審方面，要向檔案管理人員傾斜，以便調動他們的積極性和創造性，確保檔案工作的可持續發展。

4.推進檔案工作創新發展

高校工會檔案工作只有緊跟時代步伐，突出創新意識，在技術層面和內容層面，敢于打破原有的工作定式，用創新思維指導工作，才能更好地推動檔案工作規范化建設和可持續發展。當今在信息化、大數據背景下，工會檔案工作必須快步踏上信息化軌道，積極依托計算機、移動互聯網及終端、5G等信息技術手段，對已有的紙質、實物、照片及影音檔案資料進行數字化便捷處理，并采集歸檔、備份存儲，使之轉化為二次文獻信息，形成電子文件和紙質文件同時歸檔的雙軌制，實現檔案系統整體功能的轉型升級。同時，還要重視新的歷史背景下，工會工作中新生事物（事件）材料的歸檔工作，如：建立教職工家庭檔案，教職工參與脫貧攻堅、抗擊疫情、社區義工等等資料的歸檔工作，確保高校工會檔案工作與時俱進不斷創新。

5.提高檔案資源科學利用

檔案的生命力在于滿足人們對信息資源的需求和利用。檔案管理的根本目的在于有效利用，要善于發現、總結和廣泛收集各級工會組織的信息資料，做好檔案的編目、檢索工作，加強信息的開發利用，實現資源共享，讓工會檔案能夠準確、快捷地為工會工作的開展提供優質的服務，為推進高校的建設服務。

高校工會檔案的信息資源包括：上級工會組織的信息資源、學校工會工作各類基本信息、二級工會生成的信息資料以及同級工會組織之間的學習、調研，有關工作經驗交流等信息資料。高效便捷利用好這些檔案信息資源，必須注重信息化條件下的檔案服務工作。基于當前信息化、大數據環境，利用多種檢索工具和手段，根據目錄快速檢索、調閱和寫入電子化的檔案材料，有助于檔案材料的補充完善、有序整理和便捷利用；可根據實際情況在工會組織內部設置檔案查詢權限，對不涉密的檔案資料直接在互聯網平臺設置下載或者在線閱讀功能，使檔案信息資源分享和利用更加便利高效。

總之，高校工會檔案工作是高校整體工作的重要組成部分，高校檔案工作要與高校工會工作和高校檔案工作有機地結合起來，開辟新的路徑，采取新的舉措，不斷完善管理機制，提高管理水平，發揮服務功能，在改革創新中逐步走上信息化、規范化建設軌道，更好地服務高校工運事業，促進高校追趕超越快速發展。