高校研究生檔案規范化管理存在的問題及對策

文/王 娟

高校研究生檔案為高校的研究生培養教育提供了有益的信息，在學科建設和人才培養方面具有重要意義。當前，一些高校對研究生檔案的規范化管理卻差強人意，在管理人員素質提升、管理制度健全以及強化信息化管理等方面均存在諸多不足。針對這些問題，高校各領導層面必須充分重視檔案管理，加大對管理人員的培訓，引入先進管理經驗，順應時代潮流，加強信息化管理技術建設，確保實現研究生檔案規范化管理

高校研究生檔案管理，是整個高校學生檔案管理的重要組成部分。高校研究生檔案是指：“在高校研究生培養過程中所形成的一系列有保護和利用價值的文字和圖標材料。”它承載了研究生在校期間的學習成績、科研成果、政治表現等多方面內容，更是日后就業時供用人單位招聘、考察、審核、錄用的客觀重要依據。因此，對研究生檔案的規范化管理亟待引起高校有關管理部門的重視。高校研究生檔案的管理，系指將產生于研究生教學活動中的文字及圖片材料、影像資料獨立出來進行管理。目前，為了區別其與本專科的檔案材料管理，大部分高校采用“三位一體”的方案來管理研究生檔案。即在一人名下分列其學籍情況、課程學習情況、學位資料等內容，并且按照內容設置卷內目錄。專人專號，方便快捷。在查找時，提綱挈領，一目了然。然而，仔細分析，認真考究，高校研究生檔案規范化管理中還存在一些問題尚待解決。

一、高校研究生檔案規范化管理中存在的問題

近年來，隨著國民經濟整體水平的大幅提升，我國學術科研領域也取得了長足進步，相適應的高校對科研工作和人才培養的重視程度也在不斷增強。但是在市場經濟的作用下，高校將更多的資金和注意力投向了經濟效益好的專業，而檔案部門的建設可以說是一直在緩慢地進步甚至停滯不前。因此，當下對研究生檔案的管理也就不可避免地會出現一些問題。這些問題主要表現在以下三個方面：

其一，檔案管理意識相對薄弱。由于高校本身對研究生檔案管理的精力投入不足，檔案部門的工作人員相對較少，研究生（包括碩士研究生和博士研究生）的學制從三年到八年不等。在面對這些紛繁復雜的工作時，工作人員難免力不從心。其中檔案時段過長，中間要經過學生本人、輔導員、行政部門、檔案部門等多個環節，很難保證每位經手人員都能毫無紕漏。且檔案部門的少部分人員將其本職工作視作“清閑”之事，在處理檔案時難免有疏忽之處。這就使得收集上來的檔案無法確保得到妥善處理。此外，學生或忙于學業或忙于工作，或忙于科研，將個人檔案的管理視為“細枝末節”之事而輕易處之，這就難以保證原始檔案的準確性。檔案管理意識的缺乏影響著檔案的填寫、收集、管理等多個層面，如果在思想上不能提高對檔案管理的重視程度，那對研究生檔案進行規范化管理將無從談起。由此可見，提升相關各類人員的檔案管理意識，實為高校研究生檔案規范化管理的關鍵所在。

其二，檔案資料歸類千篇一律范圍單一。研究生作為國家未來的在科研進步、經濟繁榮方面的重要支撐，應當是個性鮮活、學有專長的高層次人才。其培養方式不同于本專科生，研究生的檔案應當體現其個性化的特點。這一點應該在檔案的形成與管理中突出地體現出來。但是時下，當檢索研究生檔案時，我們看到的僅僅是錄取、成績、論文、創作、科研成果、就業等略顯單薄的資料，以及導師在“指導評價欄”里的千篇一律的書寫內容。“比起本科生的培養范圍，研究生培養所涉及的內容更廣泛、形式更多樣、結構更復雜，所以研究生檔案更有差異性。然而畢業生檔案中的內容除了個人基本信息不同之外，其余材料往往千篇一律，不足以反映個人的個性特征。”這樣的學生檔案沒有太高的利用價值，更不用說對其進行研究，為高校日后的建設出謀劃策了。造成這種現象的一個重要原因是近幾年研究生的招收條件放寬，使得隊伍“膨脹”，一部分高校甚至出現了一位導師指導十幾個研究生的現象。面對如此艱巨的任務，自然難對學生進行個性化培養，所形成的檔案資料千篇一律也就不足為怪了。

其三，檔案管理信息化建設滯后。當今社會信息化加快發展，信息技術手段滲入到方方面面，為各行各業的建設與發展提供了新思路與新手段。然而，面對這樣的形勢，大部分高校的檔案工作仍處于手工作業階段。經過初步整理的檔案送交至檔案室，工作人員仍需人工對其進行分類、編排、整合等工作，這樣的過程漫長而繁瑣。“重復、繁重的手工勞動使得檔案管理人員無暇顧及檔案材料內容及檔案中蘊藏的巨大價值，機械的作業也使工作效率相對低下，而計算機參與管理在很大程度上提升了管理工作的規范化和科學化水平。”將研究生檔案管理的主要技術支撐由人力手工勞動轉為信息技術規范化管理意義重大。可以預見，研究生檔案一旦實現信息化管理，每位研究生的檔案獲取將會擺脫繁瑣的人力查找，能夠更為便捷地通過研究生檔案規范化管理系統獲取。如此不僅提高了查找效率，更為高校和研究生本人以及用人單位開辟了便捷的溝通渠道。

二、提高高校研究生檔案規范化管理的對策

時下，面對信息化時代的發展大勢，部分高校已經逐漸認識到研究生檔案規范化管理的重要性，開始投入了人力、物力，著手對其進行更有成效的利用和保護，這是積極的有效做法值得肯定。筆者結合自己的工作實踐，經過有益探索、研究、歸納、總結，針對存在的現實問題，認為提升高校研究生檔案規范化管理應該采取以下對策——

對策之一：不斷提高檔案管理人員規范化管理意識和水平。提高檔案工作人員對檔案工作重要性的認識，必須改變以往散漫的工作態度，堅決消除把檔案室當作“養老衙門”的錯誤思想，真正在檔案工作中樹立起認真、踏實、有序、規范的工作作風。加強檔案工作相關法律法規的學習，將其貫徹到工作之中，摒棄人浮于事漫不經心的工作態度。同時，學校有關領導以及檔案室工作人員有義務向全校師生宣傳檔案工作的重要性，從源頭抓起，對輔導員、相關管理者及學生進行檔案工作的基本培訓，讓檔案從學生自身就被重視起來。因為，只有上上下下互聯互通，共同重視檔案工作，才能推進檔案工作有效的進步與發展。

常言道，火車跑得快，全靠車頭帶。高校領導層對檔案工作的重視，是做好檔案工作的重要一環。既要重視對檔案工作的投入，還要重視專業人員的培養與使用。檔案部門要加強對相關工作人員的培訓，切實提高業務水平。要讓工作人員走出去，把先進的管理經驗和管理措施帶回來、用起來，才能在實際工作上改善當前的檔案管理滯后的現狀。同時，應結合高校實際，量身定制檔案信息化管理系統，將工作人員從繁雜的手工工作中解放出來，提高工作效率，最大程度發揮檔案的利用價值。

對策之二：制定科學合理的歸檔范圍。高校進行研究生檔案規范化管理工作，是為了培養出各行各業的優秀人才提供經驗。而在以往的歸檔內容中，多是千篇一律的培養模式，在根源上無法為高校培養人才的工作提供有益啟示。因此各高校應該結合本校的專業優勢和專業特色以及學生的培養方案，合理選擇歸檔范圍。比如，在檔案中納入學生的操行成績，不僅能在客觀上規范研究生平時的品行，也可供用人單位合理考量其適合的工作崗位。當然，各個高校有其多年的研究生培養經驗，都可以在法律允許的范圍內歸納出適合本校的培養模式，并據此選擇研究生檔案歸檔的科學合理范疇。如此，研究生檔案的利用價值將得到很大的提升，也將會推動研究生檔案規范化管理的進程。

對策之三：大力推進研究生檔案管理信息化建設。為此，要著力抓好以下兩點：

首先，推廣處理檔案的信息技術，提升工作人員對計算機的操作能力。使其能夠掌握檔案管理系統，建立相關的數據庫和信息系統。將信息化管理系統在檔案工作中逐步推廣應用，大幅度提升工作效率，使工作人員從繁雜、重復的手工勞動中解放出來，將更多的時間和精力投入到數據庫的建設中，以及探索利用信息技術管理檔案的新路子。

其次，組織人員對庫存檔案數據進行電子化處理。由于實行信息化管理，庫存檔案較容易被忽視，甚至于導致管理混亂。為防患于未然，需指定專人，將相關數據電子化處理。先進的制度是不斷提高檔案工作的前提，因此必須建立嚴格細致的檔案室工作、管理制度，做到事事有人做，時時有人管，不斷查漏補缺、不斷優化制度，這是提升高校檔案規范化管理的有效途徑。

綜上所述，高校研究生檔案的管理、利用與保護是一個長期性的重要工作，需要高校在充分認識當前工作中存在的問題，下大力氣進行解決，從而在新時代使檔案管理工作更上一層樓。當然，研究生檔案的管理也要注意法律層面的問題，如涉及知識產權保護等問題。在對研究生檔案進行規范化、信息化管理的同時，也要注重其個人隱私和學位論文的保護。筆者堅信，只要我們不斷地總結、探索和研究，定能為檔案工作搭建一個更好的平臺，促使高校研究生檔案規范化管理開創新局面、躍上新臺階。