型號檔案收集工作管理策略

文/陳 瑩

筆者服務于航空工業系統，對于航空型號檔案管理及進館驗收，做過一些較為深入的研究工作。本文從航空型號檔案收集工作存在的問題及其影響因素入手，通過研究與分析，提出了航空型號檔案收集工作管理策略。現予發表，愿與大家交流共勉。

國土資源檔案是國家檔案的重要組成部分，具有重要意義。然而，基層國土資源檔案管理工作中存在許多問題，本文對這些問題簡要歸納，并提出提升基層國土資源檔案管理工作的建議和措施

一、型號檔案收集工作中存在的問題

綜合分析，型號檔案收集工作中存在的問題主要在于：

（一）型號檔案收集的種類不齊全

一方面，在型號檔案的收集過程中，無論是技術人員還是檔案人員都十分重視重要技術文件的收集歸檔，相反則經常忽略重要技術文件內提及的參考文件，尤其是對型號研制具有重要依據作用及參考價值的借用文件。另一方面，企業對非技術文件的形成與積累沒有明確的要求。型號研制過程包括設計、試驗、研制、生產定型等，是分階段、動態的多人參與的綜合流程，這一過程中會產生各種類型、各種載體的非技術文件。但受保密制度、思想意識等約束，型號研制單位容易忽視拍攝與型號研制有關的聲像、照片等，造成型號檔案收集工作困難，型號檔案收集的種類不齊全，更對后期型號檔案的編研利用工作造成不便。

（二）型號檔案收集的內容不完整

型號研制過程復雜，多部門參與致使文件形成者繁多，多層級審批致使多個版本的形成。型號研制文件最終版本簽署的齊全完整性較弱，尤其是人員流動性較強的單位，型號參研人員一旦脫節將無從追溯責任者，造成簽署不全、責任缺失，更嚴重的會造成在該參研人員處的型號研制文件遺漏歸檔，甚至是遺失。

（三）型號檔案收集的價值較弱

型號研制往往是多個單位協同參與的工作，主機廠與配套成品單位之間、配套成品單位之間、集團與各單位之間會形成很多往來文件，其中本單位的發文，尤其是聯合行文，往往忽視了對外發文過程中原件的保存，以至于歸檔文件中僅留存了型號研制文件的復印件或復制件，甚至無對外發文原件。這造成型號檔案原始記錄性缺失，其利用價值與憑證價值較弱，檔案的完整性較差。

（四）型號檔案收集工作不及時

型號研制任務的周期較長，因此研制過程分為多個階段，但型號檔案的收集歸檔卻無法與各研制階段同步，特別是型號檔案的收集工作大多嚴重滯后于型號產品的各研制階段，這就造成型號檔案收集工作及時性較差，也容易造成型號檔案收集的不完整。

二、型號檔案收集工作影響因素

型號檔案收集工作影響因素較多，其主要有：

（一）事關相關領導的重視程度

型號檔案收集工作的相關領導不僅包括檔案業務主管領導，還包括型號研制任務主管領導。型號檔案收集工作能夠得到相關領導的重視，則可以促成檔案管理工作層與型號研制技術層對接，支持型號檔案收集工作；而相關領導一旦對型號檔案工作缺乏重視，型號檔案收集工作將與型號研制工作脫節，造成型號研制文件長期、分散遺留在各型號研制人員手里，則容易導致型號檔案難以收集齊全完整。

（二）事關型號研制部門與型號檔案管理部門的配合程度

型號檔案的收集工作不僅是檔案部門的主要工作，也是型號研制單位的重要工作。型號研制單位是型號研制文件的形成者、積累者，可以為型號檔案的收集提供研制基礎技術意見的咨詢與參考；檔案管理部門則是型號研制文件的收集者、整理者，可以為型號檔案的收集提供檔案管理專業收集手段與流程的實踐與指導。型號檔案收集工作的成效受型號研制部門與型號檔案管理部門配合程度的影響，“一頭熱”的型號檔案收集工作無法保證型號檔案的完整性與型號檔案管理工作的規范性。事實證明，型號研制部門與檔案管理部門的配合越默契，檔案收集工作的效率越高、效果越好，反之亦然。

（三）事關型號研制文件歸檔范圍的準確程度

型號產品構成復雜，以一架航空飛機為例，不僅包含了飛機主機，還裝載有發動機、飛行控制器、集成計算機等。各單位研制的型號產品結構不同，型號研制文件的內容、側重也有較大差別，基于此，各單位型號檔案的收集歸檔內容與結構也不盡相同。因此，適應本單位型號產品、研制任務的型號文件歸檔范圍，更能提高型號檔案收集的準確性與完整性。

（四）事關型號檔案管理人員的專業能力

作為型號檔案收集的重要主體，型號檔案人員對相應型號產品研制流程、型號檔案管理制度要求、型號檔案收集系統操作與管理等相關專業能力的掌握水平影響著型號檔案收集工作的效能。越是具備相關專業能力的檔案管理人員，越能夠更好地推動型號檔案的收集工作；反之，若是型號檔案管理人員在型號研制文件收集以及型號檔案歸檔分類過程中缺乏專業判斷，容易造成型號檔案的漏歸或誤歸。

三、型號檔案收集工作管理策略

針對上述問題以及影響因素，做好型號檔案收集工作應該采取以下管理策略：

策略一：型號文件管理工作同步化

型號研制的各個流程都會產生型號研制文件，這些文件是型號研制任務的記錄，也是型號產品的知識財富。因此，型號文件管理制度建設有必要納入型號研制任務管理體系，實現型號文件的管理與型號研制流程同步。同時，型號文件是型號檔案的前身，是型號檔案收集的基本內容。因此，型號文件管理工作有必要與型號歸檔收集工作同步。

一個型號產品能夠產生的文件數量繁多、種類龐雜。一方面，為了能夠保證型號文件管理的規范性，需要制定合理的型號文件管理制度。另一方面，為了能夠保證型號文件的完整性與及時性，需要型號文件的管理與型號研制的全流程保持密切聯系。因此，在型號研制任務管理體系中明確型號文件管理制度，包括型號文件的日常管理、型號文件的管理責任、型號文件的歸檔管理等。

型號文件管理工作作為型號檔案生命周期的前端工作，影響著型號檔案的收集效率與效果。為了提高型號檔案收集效率與效果，有必要推動型號文件管理與型號收集歸檔管理的同步。建立型號文件管理與型號檔案歸檔管理接口，按照型號對科研檔案收集歸檔類別進行初篩，對同一型號的文件及時收集組卷，形成型號檔案案卷的同時形成該型號數字檔案管理節點，以后該型號的文件形成后直接歸檔到該節點，提高型號檔案收集工作的效率與效果。

策略二：型號檔案收集權責規范化

型號檔案收集工作的主體包括型號研制業務主管部門、型號研制生產部門與型號檔案管理部門。企業有必要樹立企業型號檔案收集制度，明確型號檔案收集工作各類主體的責任，使他們之間權責分明、相互配合。為此：

其一，需要明確型號研制業務主管部門為主要責任部門，將型號檔案工作納入型號管理統一部署，對型號生產研究階段與型號檔案同步歸檔提出制度層要求；

其二，需要明確型號生產研究部門為主要參與部門，主要對型號檔案的形成及內容負責，尤其是配合檔案部門制訂適應本單位型號管理的型號檔案收集范圍表；

其三，需要明確檔案部門為主要協調部門，負責對型號檔案進行分類收集與歸納。

只有型號檔案收集工作的主體各司其職、協同配合，才能夠促進型號檔案收集工作的規范化、有序化，更好地開展型號檔案管理工作，為企業今后的型號研制提供參考與借鑒。

策略三：型號文件歸檔范圍與保管期限精細化

以航空型號檔案管理為例，集團層細致地形成了包括《型號檔案工作管理辦法》《產品檔案管理辦法》《科研檔案管理辦法》《電子文件及電子檔案管理暫行辦法》及《集團公司聲像檔案管理辦法》等制度，對不同類型、不同載體的型號文件資料的歸檔范圍進行了明確。

然而簡單的“上行下效”無法滿足企業型號文件收集工作的靈活性與準確性。因此，企業層也應當建立型號文件資料歸檔管理相關制度規范，尤其是與企業實際科研、生產工作緊密結合，形成更加精細、準確的企業型號文件歸檔范圍與保管期限管理辦法，為型號文件資料的積累、移交、歸檔提供實際可行的范圍，也為型號檔案的收集、分類、保管乃至進館提供準確的保存時效。

策略四：型號檔案管理人員專業化

作為型號檔案的管理者，型號檔案管理人員不僅是型號檔案收集工作的接收者，還是型號檔案收集工作的把關人，保證歸檔的型號文件材料都對企業有重要保存及利用價值。因此，型號檔案管理人員既需要具備專業的檔案管理知識，還需要熟悉企業型號研制流程。

為了更好地適應型號研制文件中越來越多電子文件的產生，型號檔案管理人員需要熟悉型號檔案管理工作的同時了解檔案管理系統的操作與維護。一方面，型號檔案管理人員應積極參加型號檔案專題培訓會，學習型號檔案管理專業知識；另一方面，提高型號檔案管理人員檔案管理系統操作與維護能力，在型號檔案收集過程中，能夠使用檔案管理系統，并保證電子型號文件管理系統與檔案管理系統接口穩定，確保型號檔案的齊全完整。

為了了解型號研制過程中有哪些影響生產的重要型號文件，更好地辨別型號文件的保存及利用價值，型號檔案管理人員需要熟悉型號研制工作流程，尤其是流程中的重點環節、產生的重要文件、型號涉及的關鍵技術、主管的技術人員等，確保收集歸檔的型號文件能夠具有為企業恢復生產、提升能力的作用。