新時代人事檔案如何更好地服務于人力資源管理的思考

文/蘇穎超

在市場經濟的推動之下，現代企業制度也在日益完善，人力資源在企業發展過程中占據著重要地位，人事檔案和人力資源管理兩者之間有著密切聯系。本文主要針對新時期人事檔案服務于人力資源管理的問題進行探究，分析了人事檔案和人力資源管理的具體內涵，詳細闡述了人事檔案在服務人力資源管理中的重要作用

人事檔案是企業檔案重要的組成部分。人事檔案在社會發展進程中，特別是在人員招聘、用人考核、人才提拔與使用等方面，人事檔案起到了重要的作用。特別是在新時期，市場競爭突出表現為人才的競爭，如何選拔人才、更好地使用人才，人事檔案的作用更加凸顯。由此可見，新時代人事檔案如何更好地服務于人力資源管理實為一大重要課題，值得思考與研究。

一、人事檔案和人力資源管理的內涵

毋庸置疑，人事檔案主要是指企業在發展過程中，尤其是在進行人事管理活動中產生的記錄，并能反映個人的經歷和德才的文件。它是人力資源管理部門的重要工作內容，也是進行人力資源開發的重要載體，更是員工個人成長的有效記錄與憑證。人事檔案能如實反映個人經歷、思想政治覺悟、學歷學位、社會關系、業務能力等諸多方面的綜合情況，是企業人事、組織等部門在進行人才培養和選拔時的重要參考。而人力資源廣義是指一定時期內組織中的人所擁有的能夠被企業所用，且對價值創造起到貢獻作用的教育、能力、技能、經驗、體力等的總稱。狹義講就是企事業單位獨立的經營團體所需人員具備的能力（資源）。它是一種能力資源，對人力資源進行全方位的管控，可以高效完成人力資源規劃、招聘、培訓、績效、薪酬和勞動關系等。因此，人力資源部是公司的一個重要的職能部門。

二、新時代人事檔案服務于人力資源管理的意義

眾所周知，企業最活躍的能動因素是人，而不是物。人才是推動企業穩健運營的重要因素，加大人事檔案管理，能夠對企業每位人才成長進行記錄。尤其是在信息化、大數據時代，應該充分發揮人事檔案的作用，更好地服務于人力資源管理。在黨的十九大報告中，習近平總書記明確指出人才是實現民族振興贏得國際競爭主動的戰略資源，為了全面提高企業人力資源管理水平，在競爭激烈的時代占據一席之地，應該充分發揮人事檔案管理的重要作用，讓更多的人才為企業的改革和創新提供積極建議。習近平總書記高瞻遠矚，高超的論述意義重大而深遠。可見，大到國家層面，小到一個企業，人才的選拔與使用極為重要，人事檔案的重要作用也就更加顯現出來。

人事檔案對于提高人力資源管理的重要作用主要體現在以下三個方面：

首先，它能全面提高企業的競爭能力，在推動企業穩健運營中占據著關鍵地位。在進行企業人力資源優化中，人事檔案能充分發揮新型人才的推動作用，可以做好人事檔案的統計分析工作，建立全方位的人才培養計劃。

其次，在人力資源管理過程中，強化人事檔案的作用，它能夠凸顯企業的生命力，能夠幫助企業更好地適應環境的變化。在進行人事檔案管理過程中，應該具有堅定不移的行動，落實全方位的保障制度，充分發揮優秀人力資源的作用，提高企業的市場競爭能力，避免企業人事制度出現僵化。

最后，它更能適應現代企業制度的需求，通過大量實踐表明在經濟快速發展的今天，使用企業人事檔案管理，能夠滿足市場經濟的發展需求，在人才競爭中始終處于主動地位。

三、人事檔案在服務人力資源管理中的具體應用

人事檔案的重要作用在于更好地服務于企業的人力資源管理，企業建設與發展中人事檔案得以充分利用。重點應用在于：

1.人才招聘。通常情況下，人事檔案使用在企業人才招聘的過程中。招聘是國家或者是企業吸引人才的重要方式，它是人才選拔的基礎過程，求職者可以通過人才招錄平臺了解應聘工作崗位的需求，以及自己的符合程度，找到適合自己的工作，更好地展示自己的才華。企業也可以通過網絡招聘平臺了解求職者的信息，從專業能力、興趣、技能及知識水平等各方面為自己挑選合適的人才。在招聘完成之后相關的企業單位內部的人事檔案管理部門會收集人才的檔案資料，這是初始人才憑證，它能詳細地記錄求職者的經歷、成長歷史、思想情況等等，做好評價和鑒別，有利于招聘與錄用。

2.人才開發。在人才開發階段，也可以使用人事檔案。用人單位為了在激烈的環境中提高自身的人力資源優勢，需要做好人才培訓工作，提高員工的知識技能水平，進而提高工作績效。可以根據企業的實際狀況選擇合適的機構做好培訓軟件的研發工作，有針對性地開展網絡課程，為本部門的員工提供良好的學習平臺，員工在完成培訓或者是繼續教育之后，可以開具相關的結業證明，這都屬于人事檔案資料，能夠真實地記錄員工在企業的發展，為今后員工的進步和企業發展的提升奠定良好的基礎。

3.人才使用。在人才使用階段，人力資源管理部門應該充分利用人事檔案做好員工信息的管控工作，包括工作成績績效、考核崗位、再教育信息等等。利用各種信息數據，客觀地評價員工的態度、能力，采用實際調查和考核相結合的方式，不斷完善企業的管理制度，優化人才結構，這樣才能夠幫助企業找到最佳的人才，也能夠讓員工在合適的崗位上發光發熱。與此同時，還能夠提高單位新產品的研發能力，提高勞動生產效率，能有效地節約人力資源成本，促進企業可持續發展。

4.績效管理。在員工績效薪酬管理階段，人事檔案能為人力資源管理部門提供重要的工作參考。在進行績效考核過程中，需要了解每位員工的工作狀態、工作行為等等，做好員工工作評價，通過大數據的方式做好人才分析，科學測評員工的職位價值，提高員工工作的熱情。尤其是近年來，在科學技術的推動之下，大數據云計算應運而生，可以在互聯網信息技術的支撐之下，充分挖掘人才的潛在價值，為企業謀求最大化的經濟效益。

5.職業規劃。現階段，在員工職業生涯規劃過程中要結合不同員工的實際情況，因人而異，選擇適合自己的職業發展路線。可以通過人事檔案信息管理系統，做好員工職業發展的精細化分析，為員工做好職業發展規劃和自我評價提供有力幫助。

綜上所述，在互聯網信息化時代，要充分發揮人事檔案管理對人力資源工作的促進作用，采用新型方式制定科學檔案管理規章制度，加快檔案信息化建設，才能夠實現人才信息的全覆蓋，從而實現人力資源管理效能的提升，對社會發展與進步意義非凡，對企業的做大做強關系重大，為此必須切實抓好。