智能化檔案管理在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用

張學(xué)鵬

摘 要：傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理制度查詢困難、數(shù)據(jù)散失，落后于時(shí)代發(fā)展，對(duì)醫(yī)療科研工作的開展無法起到積極作用，無力支撐我國醫(yī)院現(xiàn)代化進(jìn)程的需求。因而，本文通過對(duì)智能化檔案管理的優(yōu)勢(shì)及醫(yī)院如何實(shí)施智能化檔案管理進(jìn)行解析，以期為關(guān)注這一理念的機(jī)構(gòu)和個(gè)人提供思路。

關(guān)鍵詞：智能化;檔案管理;醫(yī)院檔案

前言? 伴隨著我國對(duì)于醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革的不斷深入和推進(jìn)，社會(huì)各界對(duì)于醫(yī)院信息化的重視程度較之從前有了極為明顯的提高，在對(duì)醫(yī)院進(jìn)行改革與發(fā)展的過程中，信息化建設(shè)所發(fā)揮出來的作用也變得越來越突出。醫(yī)院信息化水平不斷提高的背景下，醫(yī)院的檔案管理工作越發(fā)呈現(xiàn)出了現(xiàn)代化、電子化以及標(biāo)準(zhǔn)化的特點(diǎn)，醫(yī)院之中的信息化建設(shè)也推動(dòng)著醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)代化水平的不斷提高。

一.智能化檔案管理應(yīng)用于醫(yī)院的優(yōu)勢(shì)

1.醫(yī)院發(fā)展依據(jù)充分

傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理有著易損失，難甄別等缺點(diǎn)，而醫(yī)院在經(jīng)營管理方面又會(huì)耗費(fèi)大量時(shí)間和精力，因此無暇回顧檔案，也就無法吸取過去的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。在經(jīng)過智能化檔案管理后，這一問題可有效改善，例如，流行病爆發(fā)期間，可根據(jù)過往一定年限間的病例病癥估算疫情，做好醫(yī)療資源的調(diào)度分配;在培養(yǎng)新人時(shí)，可以快速查找出豐富的病例、照片、會(huì)診記錄等資料，以便于開展教育工作;從事研究工作的醫(yī)生可以節(jié)省查詢稀有病例、大容量數(shù)據(jù)的時(shí)間，更好地投身醫(yī)學(xué)研究;醫(yī)院行政管理方面，可以根據(jù)舊有資料分析當(dāng)前形勢(shì)，購入或維護(hù)醫(yī)療器械、藥品，增加可容納病號(hào)數(shù)目等。

2.數(shù)據(jù)明確

智能化檔案管理的出現(xiàn)，是檔案管理的一次革命性轉(zhuǎn)變。在現(xiàn)代化醫(yī)院建設(shè)和發(fā)展過程中，社會(huì)大眾對(duì)醫(yī)療機(jī)構(gòu)的要求越來越高，醫(yī)院想要在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中獲得優(yōu)勢(shì)，必須建立起和諧的醫(yī)患關(guān)系和社會(huì)關(guān)系。在此過程中，檔案管理工作起著十分重要的作用。一直以來，我國的醫(yī)院中有為數(shù)不少采取傳統(tǒng)的、承載媒介為純紙質(zhì)的檔案制度，這一制度天然存在一定的缺陷性：如就診記錄分散，同一病患存在就診時(shí)間、診室、醫(yī)院差異，本應(yīng)第一時(shí)間整合就診信息以便醫(yī)生問診，然而就診記錄碎片化，病患無法科學(xué)描述自身病情，同時(shí)，醫(yī)生用藥施診的習(xí)慣不同，重復(fù)檢查診療用藥之下，導(dǎo)致了醫(yī)療資源的極大浪費(fèi)。在醫(yī)患關(guān)系緊張，社會(huì)對(duì)醫(yī)生和醫(yī)院普遍信任度低的今天，這甚至?xí)l(fā)患者對(duì)醫(yī)生的懷疑與不滿，醫(yī)患關(guān)系進(jìn)一步緊張惡化，造成不可挽回的損失。

3.成本低廉

在傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理制度下，醫(yī)院的醫(yī)療工作和行政工作之間數(shù)據(jù)無法整合，需要各自消耗人事、財(cái)務(wù)和時(shí)間來記錄折算歸檔，使醫(yī)療工作和行政工作相互沖突，醫(yī)院運(yùn)行效率降低。而在智能化檔案管理下，信息化、電子化既解決了檔案管理所需的占地，又節(jié)省了審計(jì)部門的人力，更重要的是將醫(yī)院總體的運(yùn)行數(shù)據(jù)化，使得這兩類數(shù)據(jù)相互關(guān)聯(lián)，從而統(tǒng)籌醫(yī)院整體運(yùn)營。

4.我國醫(yī)院對(duì)于信息化建設(shè)取得的成績

結(jié)合2008年我國醫(yī)院協(xié)會(huì)針對(duì)國內(nèi)醫(yī)院信息化發(fā)展研究所得到的相關(guān)結(jié)論可以發(fā)現(xiàn)，在我國大多數(shù)三級(jí)醫(yī)院之中都對(duì)醫(yī)院信息管理系統(tǒng)進(jìn)行了構(gòu)建，并且這一系統(tǒng)在醫(yī)院管理業(yè)務(wù)正常運(yùn)轉(zhuǎn)的過程中發(fā)揮出了重要的基礎(chǔ)性作用，一些基層醫(yī)院也開始對(duì)信息系統(tǒng)進(jìn)行了快速建立。另外，醫(yī)院之中對(duì)于信息系統(tǒng)的應(yīng)用和開發(fā)開始向著更深的層次發(fā)展，并且在應(yīng)用中越發(fā)注重向臨床應(yīng)用和管理決策的層面延伸，我國醫(yī)院經(jīng)過30多年的發(fā)展之后信息化建設(shè)取得了極大的成就。

二.醫(yī)院如何實(shí)行智能化檔案管理

1.發(fā)動(dòng)行政人員運(yùn)用檔案內(nèi)容

行政人員為醫(yī)院良好運(yùn)行的道標(biāo)，在傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理制度下，行政人員僅從旁觀者的角度監(jiān)督、協(xié)調(diào)醫(yī)護(hù)人員使用醫(yī)療資源和分配診療任務(wù)，客觀上存在滯后性和誤差性。而通過智能化檔案管理，行政人員可以具前瞻性地開展自身工作，如合理調(diào)配處于使用空檔期的醫(yī)療器械;利用數(shù)據(jù)分析避免院方購入的藥品不足或積壓;按照出診次數(shù)、就診能力及當(dāng)前病患比例，靈活安排醫(yī)護(hù)人員診療任務(wù)和休假時(shí)間;監(jiān)督各科室不當(dāng)使用預(yù)算或浪費(fèi)行為，如此，行政人員可大大降低醫(yī)院運(yùn)營成本，有效提高醫(yī)療資源利用率。

2.使醫(yī)院檔案管理的發(fā)展空間得到了拓寬

醫(yī)院的信息化一方面使我國檔案室傳統(tǒng)工作期間將紙張作為主要載體的信息格局開始一點(diǎn)一點(diǎn)地轉(zhuǎn)變成了以信息化條件為主的多種介質(zhì)對(duì)信息進(jìn)行儲(chǔ)存的電子化格局，這種情況使檔案管理工作由從前的庫房這一固定場(chǎng)所突破了出來，使涌現(xiàn)空間之內(nèi)的存儲(chǔ)信息量達(dá)到了最大化，并且使檔案管理發(fā)展的有形空間在最大程度上得到了拓寬。另一方面，在當(dāng)前的信息化條件下醫(yī)院的醫(yī)務(wù)人員和檔案試用人員可以通過醫(yī)院的信息管理系統(tǒng)與閱覽室，能夠在不同的場(chǎng)所直接對(duì)各種類型的檔案信息進(jìn)行采集處理與獲取利用，進(jìn)而使檔案管理發(fā)展的無形空間得到了較大程度的拓寬。

3.提高管理人員專業(yè)素質(zhì)

部分醫(yī)院以節(jié)省人事成本為目的，主要選擇各部門近退休或冗余的人員作為檔案管理部門的工作人員。此類工作人員自身調(diào)職到邊緣部門，難以對(duì)所屬部門產(chǎn)生責(zé)任感，又對(duì)檔案重要性缺乏正確認(rèn)知，且受限于專業(yè)能力與檔案管理工作無法對(duì)應(yīng)，難以對(duì)內(nèi)容復(fù)雜，數(shù)量繁多的檔案進(jìn)行應(yīng)有的整理和維護(hù)，以至于內(nèi)在價(jià)值無法估量的醫(yī)療檔案或丟棄遺失、或無法編訂。對(duì)于如上情況，醫(yī)院方面應(yīng)拿出有力舉措，一方面，為現(xiàn)有的檔案管理人員加大普及檔案管理工作的維護(hù)知識(shí)、安全知識(shí)、責(zé)任意識(shí)等的力度，并在薪酬待遇上視同醫(yī)院其他部門的工作人員，以保證檔案管理人員采取積極正面、負(fù)有責(zé)任心的工作態(tài)度開展工作;另一方面，應(yīng)向外界廣泛聘請(qǐng)專業(yè)的檔案管理人才，通過運(yùn)用他們的管理技術(shù)和責(zé)任意識(shí)，不僅能使維護(hù)檔案更高效、管理流程更簡潔，還可為檔案管理系統(tǒng)的智能化和全面應(yīng)用打下基礎(chǔ)。

4.加大投入資金力度

部分醫(yī)院考慮到運(yùn)營成本因素，在檔案管理部門投入的資金稀少，而主要將資金投放在可視醫(yī)療條件，如醫(yī)療器械、醫(yī)藥資源、院校合作上。但在自身資源的優(yōu)質(zhì)利用上態(tài)度消極。從表面看，這樣分配預(yù)算金額合乎邏輯，但內(nèi)在價(jià)值極高的醫(yī)院檔案本可作為醫(yī)院開發(fā)藥物、開展科研、調(diào)整運(yùn)營方針?biāo)罁?jù)的重要情報(bào)，現(xiàn)在不僅無法發(fā)揮作用，還需耗費(fèi)金錢人力維護(hù)，實(shí)質(zhì)上，這是對(duì)醫(yī)院隱形資產(chǎn)的消極化處理，足以造成巨大浪費(fèi)和虧損。

結(jié)束語：醫(yī)院的檔案管理系統(tǒng)智能化是當(dāng)下醫(yī)院自身發(fā)展需切實(shí)完成的要?jiǎng)?wù)，院方需積極對(duì)待檔案管理工作，重視檔案管理人員，加大投入資金力度，使得醫(yī)院信息一體化，檔案可視化;發(fā)動(dòng)醫(yī)護(hù)人員和行政人員一主一輔，從專業(yè)和旁觀者的角度完善發(fā)展醫(yī)院檔案，使得智能化檔案管理系統(tǒng)能更有利于醫(yī)院的運(yùn)行，更高效的為廣大人民群眾服務(wù)。

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