公立醫院人事檔案管理常見問題及對策

李結映

摘 要：人事檔案管理是公立醫院人力資源管理的重要組成部分，是公立醫院人力資源規劃的重要依據，同時對醫院選人、用人具有參考作用。目前公立醫院人事檔案管理存在資源投入不足、專業檔案管理人員不足、業績材料收集不足和信息化程度低的問題，通過對問題的分析和總結，認為公立醫院應該對人事檔案管理工作提高重視，增加資源投入、培養高素質人事檔案管理人才和創新人事檔案管理方式，使人事檔案工作更加高效地服務于醫院的管理工作。

關鍵詞：人事檔案管理;公立醫院

人事檔案管理是公立醫院人力資源管理的重要組成部分，是公立醫院選人、用人的重要參考資料之一。做好人事檔案管理工作，能夠提高醫療衛生人才使用效率，更好服務于臨床工作。目前我國醫療衛生事業加速發展，醫院專業技術人才流動性增強，給人事檔案管理帶來一系列問題，大大降低人事檔案管理工作的效率，不利于醫院的后續發展。因此，醫院需要規范人事檔案管理，發揮檔案管理的作用，實現醫院人才的可持續發展。本文將結合醫院人事檔案管理工作實際，明確人事檔案管理的重要性，并對醫院人事檔案管理中常見問題進行歸納，提出相應的對策。

一、醫院人事檔案管理工作的重要性

1.醫院人力資源規劃的依據

人事檔案中完整記載了本人學習、工作、專業技術職稱、嘉獎情況等內容，有利于醫院人力資源部門了解醫院員工的能力、資歷等特點，人力資源部門通過統籌全院專業技術人員、行政管理人員和后勤人員的人事檔案信息，能夠很大程度上掌握目前醫院的人力資源結構、優勢和不足之處。一方面，通過對整體人力結構和人力素質的了解，結合醫院未來的發展規劃，有助于制定合理的人力資源規劃方案;另一方面，通過了解員工的個人履歷特點，能夠針對其不足之處提供有針對性的建議，為員工培訓提供參考，完善員工的職業發展規劃。

2.醫院選人、用人的重要參考

公立醫院屬于事業單位，在干部的選拔和任用上需遵循國家頒布事業單位干部選任相關政策法規。目前以筆者所在廣東省為例，對干部任免很大程度上仍需對候選人的檔案情況進行核查，如對“三齡兩歷一身份”等信息核準。人事檔案記錄了干部學習、工作、資歷各方面的信息，能夠反映干部政治品質、工作業績、是否有違紀違規的行為等具體情況，具有一定的法律效用，已經成為公立醫院選人、用人的重要依據和參考。

二、現階段醫院人事檔案存在的問題

1.資源投入不足

干部人事檔案具有機密性，按照《干部檔案工作條例》規定：人事部門及其干部人事檔案工作機構應按照有關標準要求建設干部人事檔案庫房，加強庫房安全管理和技術防護。檔案數量少的單位，也應當設置專用房間保管檔案。閱檔場所、整理場所、辦公場所應當分開。由于公立醫院主要從事醫療服務工作，在場地有限的情況下，優先服務于臨床醫療，大部分公立醫院連獨立的人事檔案庫房都很難配備，更不能提供單獨的閱檔場所、整理場所[1]。

2.專業檔案管理人員不足

按照中組部要求，機關及大型企事業單位每管理一千卷干部人事檔案，應配備一名專職檔案保管人員，以保證檔案管理工作的專業性。但目前人事檔案管理工作在公立醫院中未受到足夠重視，人事檔案管理人員多為兼職人員。一方面，兼職人員需在完成本職工作前提下再進行檔案管理，無法專注于檔案管理工作;另一方面，上級部門很少舉辦人事檔案管理的相關培訓，造成管理人員對檔案管理知識的脫節。

3.業績材料收集不足

醫療衛生人才是醫院人力資源的主要組成部分，主要承擔醫療診治、科學研究、教學等工作，其工作范圍和性質已大大超過傳統干部檔案所涵蓋的范圍。在人事檔案管理中，除了學歷經歷、職務職稱、黨團活動以外，還應該收集體現其科研業績成果和教學成果等相關的檔案資料，才能更好的體現人事檔案的人才評價作用[2]。然而，目前各大公立醫院的專業技術人員人事檔案中，一般不將科研、教學的業績資料作為存檔對象，難以全面服務于人事檔案作為選人、用人的參考職能。

4.信息化程度低

信息技術的發展提高了公立醫院醫療信息化程度，相比之下，人事檔案管理大多還停留在純手工的工作狀態中。手工操作不僅效率低，而且由于頻繁翻閱或存放不適當，對紙質資料損害也會加重，不利于檔案的保存。另外，雖然一些醫院在進行信息化建設的過程中購買人事檔案系統，但由于缺乏專職檔案管理人員，檔案電子化工作難以完成，日常檔案信息更新也會存在滯后性問題[3]。

二、加強醫院人事檔案管理的對策和建議

1.提高重視，增加資源投入

由于檔案工作不能直接產生經濟效益，導致醫院長期對人事檔案管理工作缺乏重視。對此，醫院領導層和人事檔案管理部門應加強對中組部《干部檔案工作條例》的學習，明確檔案管理工作要求，并為檔案存放、查閱和整理提供足夠的空間和資源。其次，還需要投入人力資源對現存的人事檔案信息進行整理，在確保每份個人檔案中學習和工作履歷、職務職稱、黨團活動、所獲嘉獎等基本信息以外，對于高層次的醫療專業技術人才，還應該補全其科研成果、教學成果等業績資料，讓每份檔案都能充分、全面地展示個人情況，讓簡單的檔案管理能真正地為選人、用人決策進行服務。

2.培養高素質人事檔案管理人才

高素質的專業人員是做好人事檔案管理工作的基礎。人事檔案管理工作涵蓋檔案的建立、接收、保管、專遞、統計和保密等，工作內容即機械有略顯枯燥，因此管理人員必須具備高度的責任心。其次，對負責人事檔案管理的工作人員要定期進行培訓，幫助他們理解人事檔案管理的基本要求、新技術和新規定，更好地完成檔案管理工作。最后，醫院要重視檔案管理人員晉升等需求，對于符合條件者，要鼓勵他們參加檔案專業的職稱評審和聘任，保障檔案管理人員的各項福利待遇。

3.創新人事檔案管理的方式

《干部檔案工作條例》對數字檔案有作出相關規定，人事檔案在保證真實的前提下，可以通過掃描等形式對圖像進行保存，供電子查閱。此外，公立醫院還應該引入人事檔案電子管理系統，對職工個人信息進行文字整理后錄入系統，并與醫院信息系統進行對接，更好的運用人員數據，服務于人力資源規劃工作。在對人事檔案信息化的過程中，要嚴格執行內外網物理隔離制度，保證檔案信息的保密性和安全性[1]。

綜上所述，人事檔案作為醫院人力資源規劃的重要參考，對醫院選人、用人具有重要的輔助功能。醫院應該提高重視程度，將檔案管理工作納入醫院常規發展中，通過增加資源投入、培養高素質人事檔案管理人才和創新人事檔案管理方式，提高人事檔案的信息化水平，為醫院的持續發展提供動力。

參考文獻：

[1]耿江.公立醫院干部人事檔案管理創新路徑[J].山西財經大學學報，2020，42（S1）：49-50+52.

[2]呂鵬娟.高層次人才流動背景下高校人事檔案管理中的常見問題及對策[J].檔案管理，2019（03）：88-89.

[3]黃昆.人才流動環境下高校人事檔案管理模式探析——以江蘇淮安高校為例[J].檔案與建設，2019（04）：56-58.

通訊作者：束中豪