醫(yī)院電子系統(tǒng)中的檔案管理問題與思考

謝若凝

【摘 要】近些年，我國電子建設不斷地發(fā)展。因此，檔案管理部門當前的重要任務是切實地落實檔案行政管理與服務工作，積極采取有效的措施提升電子檔案管理工作的質量與水平。主要研究電子系統(tǒng)中檔案管理現(xiàn)狀，并提出有效的解決對策，希望為有關專業(yè)人士帶來一定的思考與借鑒。

【關鍵詞】電子系統(tǒng);檔案管理現(xiàn)狀;若干思考

處理好檔案管理中的問題。電子屬于政府活動的一種新形態(tài)，主要工作內容是將信息與公共服務等提供給公民、社會乃至政府部門。通過采用電子方式，不僅可以節(jié)約更多的行政成本，更可以提升行政辦公質量與效率，在完善行政管理體制的同時，保障行政管理體制的廉潔高效。為此，現(xiàn)階段檔案行政管理部門的最緊要任務是落實檔案行政管理與服務工作。

一、電子檔案管理的重要意義

電子檔案管理的主要工作內容是收集、立卷、保管、歸檔、利用以及整理電子文件，其 中，需 要注意下面幾點內容：首先，電子檔案主要包括政府文件以及文件備案等。電子政府檔案管理不同于傳統(tǒng)檔案管理的是注重檔案的使用。其次，完善的共享信息資源網(wǎng)絡體系是電子檔案管理的基礎。最 后，電 子檔案管理與其他各類檔案管理相比較，更加注重保密管理的審核、管理與使用，特別是針對不適宜公開的電子檔案，需要遵守國家的保密規(guī)定。一直以來，我國高度重視電子檔案管理工作，并強調要建立健全電子工作各個環(huán)節(jié)的制度規(guī)范，加強電子工作，以更好地服務回饋廣大群眾，為社會經(jīng)濟建設發(fā)展提供助力。因此，在全新的發(fā)展形勢下，電子檔案管理工作應順應時代發(fā)展需要，在做好電子內部建設工作之外，在實踐活動中不斷探索、創(chuàng)新電子檔案管理工作方式，從而推進公共服務工作質量的提升。

二、解決電子系統(tǒng)檔案管理問題的措施

（一）明確管理職責，確保組織保障

作為領導層應高度重視電子檔案管理工作，將其作為工作的重中之重。此外，應組織成立電子系統(tǒng)檔案管理小組，加強對電子檔案的信息化建設的指導與監(jiān)督，并且明確管理職責與責任主體，從而推進電子檔案管理工作的順利進行。

（二）全面考慮確保電子檔案安全

電子檔案的安全受到許多方面的因素影響，為此，要從技術、管理以及法律法規(guī)等層面保障電子檔案的安全。具體而言，包括下面幾點內容：第一，就技術層面來看，應提升自主研發(fā)管理系統(tǒng)能力，綜合運用加密、殺毒以及備份等方式保障電子檔案的安全性;第二，就管理層面來看，應建立健全監(jiān)督管理體系，全面提升工作人員與管理人員的安全意識與專業(yè)技術水平;第三，就法律法規(guī)層面來看，應完善與電子檔案管理相關的法律法規(guī)體系，切實保障電子檔案管理工作的規(guī)范性。

（三）做好檔案安全保護措施

由于電子檔案的特殊性，其安全性會受到各種外界因素的影響。因此，要從多方面入手進行安全保護，一方面，加強技術保護，注重自主開發(fā)相關系統(tǒng)的意識，并制定相應的安全保密、殺毒等措施[5，6];另一方面加強員工教育，提高員工安全意識，并建立相應的管理體系。另外，相關部門要加強檔案管理方面的立法，利用法律法規(guī)來保證檔案管理的順利進行。

（四）對共享策略進行整合

檔案管理極其復雜，要從背景、周圍環(huán)境、管理過程等多個角度進行整合：一方面，要對整合共享的含義進行界定，從信息和實體兩個角度同時出發(fā)，形成一體化共享思維;另一方面，不同的整合共享策略的效果是不同的，要根據(jù)不同的策略從效率和深度上對各自的特點進行分析，確定使用分散式還是集中式。

（五）對檔案移交過程進行規(guī)范

從檔案歸檔的方式來講，在線歸檔能夠實現(xiàn)電子檔案及時、快速、準確地歸檔，成為目前歸檔的主流方式，而離線歸檔在對特殊格式檔案的歸檔時具有自身的優(yōu)點，而且能夠很好地處理涉密材料，也是歸檔中的重要方式，因此，目前的電子系統(tǒng)應該采用以在線歸檔為主、兩種方式并存的歸檔方式來滿足檔案管理的需求。同時，在檔案管理的過程中要做到以下四點：第一，在雙軌制的基礎上，正確區(qū)分不同介質檔案移交的方法;第二，注重電子檔案歸檔中的問題，保證檔案的有限性，防止雙套歸檔;第三，明確責任分工，在檔案移交的各個環(huán)節(jié)中明確各部門的職責，保證歸檔的及時完整;第四，制定相應的規(guī)范保證檔案歸檔的順利進行，并不斷提高技術含量。

（六）明確檔案管理工作的責任

為了有效避免在檔案管理中前端控制和全程監(jiān)督存在的矛盾。檔案室工作流程是對文件形（成部門進行承接，之后與檔案館進行連接，而檔案室與其他部門處于平等關系，因而沒有對前端文件進行干涉的權利。對此，檔案室需要對其在檔案管理的生命周期中的地位進行明確，做好承前啟后的工作，發(fā)揮溝通的作用，使其各司其職，進而使電子檔案管理全程安全暢通。

（七）加大資金技術投入力度，加強專業(yè)人才的培養(yǎng)

為了推進電子檔案管理工作的有序開展，應重視加大資金的投入，加強對高素質人才隊伍的建設。此外，政府部門應全面支持電子建設。伴隨著電子的快速進步與發(fā)展，電子檔案的數(shù)量不斷增加，隨之增加了電子檔案管理部門的工作量。因此，為了保障檔案管理的工作質量，應重視加大對專業(yè)人才的培養(yǎng)力度，根據(jù)工作人員的不同職責，有針對性地采用培訓方式，重點提升電子檔案工作人員的綜合業(yè)務管理能力以及信息技術運用能力，從而促進電子檔案管理工作質量與效率的提升。

結束語

在電子日益深化背景下，政府部門的工作方式以及業(yè)務流程發(fā)生了巨大的變化，使得檔案內容與形式等發(fā)生了重大的變化，對檔案行政管理部門的工作提出了更高的要求。為此，作為電子檔案工作部門應在全面認識電子系統(tǒng)檔案管理工作中存在的問題的基礎上，相應地制定出有效的解決方案，落實各個環(huán)節(jié)的工作，從而全面提升電子系統(tǒng)的檔案管理工作水平，促進我國社會經(jīng)濟建設的健康、快速 發(fā)展。

參考文獻：

[1]李小芳.電子系統(tǒng)中的檔案管理現(xiàn)狀問題及其若干思考[J].江西電力職業(yè)技術學院學報，2019，32（02）：12-13+16.

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[4]李建華.淺析電子系統(tǒng)中的檔案管理的問題與對策[J].經(jīng)貿(mào)實踐，2017（01）：154.