關于企業干部人事檔案的管理思考

呂金華

【摘 要】干部人事檔案是國家檔案和企業檔案的重要組成部分，在干部人事管理中發揮著重要作用。但企業干部人事檔案存在的問題直接影響了干部人事檔案管理的質量。結合工作實際，就企業干部人事檔案管理存在的問題進行粗淺分析并提出相應對策。

【關鍵詞】干部檔案;檔案管理;無縫對接

干部人事檔案是組織、人事等有關部門、按照黨的干部政策、在培養、選拔和任用干部等工作中形成的記載干部經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作實績等內容的真實記錄、是解決工資待遇、落實政策的重要憑證、是歷史地、全面地考察了解和正確選拔使用干部的重要依據、是國家和企業檔案的重要組成部分。

一、干部人事檔案的重要性

（一）干部人事檔案是考察干部成長經歷的重要依據。干部人事檔案是干部信息的重要載體歷史、全面、真實地記載和反映干部個人經歷、能力和德才的綜合表現。做好干部人事檔案管理工作、不僅可以有效促進企業干部合理流動、合理配置和合理使用、而且是企業人才職稱晉升和選拔工作的重要參考依據。

（二）做好干部人事檔案管理工作對黨員干部能起到一定的監督作用。干部人事檔案是組織人事部門按照黨的干部政策、在培養、選拔和任用干部等工作中、形成的記載干部經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現以及工作實績等內容的文件材料、是歷史地、全面地考察了解和正確選拔使用干部的重要依據。

（三）充分挖掘人才潛力、促進企業可持續發展的必要保障。薪資、福利對于企業員工而言具有很強的激勵作用、良好的激勵制度能極大的提升人才的工作積極性、從而促進企業整體效益的提升。干部人事檔案管理工作內容具有多元化特征、具體包括了干部家庭狀況、工作資歷、獎懲情況等內容、在一定程度上會影響企業員工的工資福利和社會保證。因此、做好企業干部人事檔案管理工作能通過完善人才激勵制度發揮出人才的最大價值。

（四）干部人事檔案具有一定的法律憑證作用。干部人事檔案詳細記錄了干部成長的各個階段痕跡資料、這些原始性的材料是有關部門檢查企業干部遵紀守法情況的重要材料。此外、在處理與企業有關的訴訟事件中、干部人事檔案中的有些內容還可以起到憑證作用。

二、干部人事檔案中存在的問題

1.認識不足、重視不夠。企業的中心工作是生產經營、產品銷售、追求經濟效益和企業形象是永恒的主題。干部人事檔案工作由于不能給企業的生產經營活動帶來直接的經濟效益、往往得不到應有的重視與關注。有些領導認為干部人事檔案工作就是收集資料、保管的事務性工作、只要能“守好攤”、不丟失、不泄密、能應付查檔就行了。因此、一些單位領導往往忽視人事檔案工作、沒有將人事檔案工作納入議事日程、形成了 “說起來重要、做起來次要、忙起來不要”的尷尬境地。

2.硬件設施配備較差。由于對人事檔案管理不重視、企業在設施配備上基本采取“因陋就簡”、“因地制宜”的原則、融辦公、閱檔、庫房為一體、庫房的防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設施不配套、安全措施手段也停留在較低的水平、工作必須的裁紙刀、打孔機、干部人事檔案盒、隔頁紙等工具載體也配備不全、致使檔案裝訂不全、也不規范、達不到檔案管理工作的科學化、規范化要求。

3.檔案管理不適應形勢發展的要求。在數字化、網絡化、信息化的今天、要及時準確地把人員變化的信息進行記錄、分析和管理、需要完備的信息系統和具備一定素質的人才、但企業人事檔案的管理手段的滯后性已經嚴重制約了人事檔案管理的發展。許多單位仍是手工操作、使得檔案不易于檢索利用。即使一些已經運用計算機的單位、也因人員素質、系統功能、資金等原因而未能達到預期目標。除此之外，還有的單位不填寫干部人事檔案轉遞通知單、檔案不密封、也不加蓋密封章、隨意交由本人自帶、致使篡改、丟失干部人事檔案的現象時有發生。這些現象既不利于企業干部人事檔案的規范化管理、也不利于檔案完整性、真實性的保證、從而影響個人事業的發展。

三、干部人事檔案的對策

1.提高認識、加強領導。應把干部人事檔案工作列入重要議事日程、制定切實可行的計劃、采取積極有效的措施來促進干部人事檔案工作的開展。組織人事部門要有分管的領導主抓干部人事檔案工作、從組織上保障檔案工作順利開展、真正把干部人事檔案工作當作經常性的大事來抓。要結合本單位的實際惜況、提出具體工作目標、做到有計劃、有部署、有督察、有落實、發現問題及時解決。建立干部人事檔案管理達標升級考核機制、對干部人事檔案工作實行定級定量考核、不斷提高干部人事檔案工作管理水平。

2.加強培訓、提升素質。干部人事檔案管理的好壞、很大程度上取決于檔案工作人員。要選取政治素質好、責任感強、堅持原則、嚴守紀律、忠誠可靠、意志堅定、保守秘密、遵守制度、善于學習、刻苦鉆研、身體健康、熟練操作多種辦公自動化信息化設施、無不良嗜好的人管理干部人事檔案。采取面授、傳幫帶、自學等多種方式、使其熟悉干部人事檔案工作的各個環節和基本要求、尤其要熟悉中組部和上級組織人事部門的政策法規、有關規定和要求。努力掌握科學管理的原則和方法、提高工作效率、提高干部人事檔案材料的質量。

3.加強子部人事檔案工作的基礎建設。干部檔案管理部門要建立堅固的防火、防潮的專用檔案庫房、配置鐵質的檔案柜、防盜門、防盜窗、有條件的配置報警器。庫房的防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設施要求：溫度14C～24C、相對濕度45%～65%。實行檔案庫房、閱檔室和檔案人員辦公室三室分開。同時要不斷地研究和改進檔案的保管方法和保護技術、逐步實現檔案管理工作的科學化、現代化。

4.加強信息化建設、提高干部人事檔案管理水平。要積極引進或研發人事檔案管理信息系統、有效整合企業人力資源管理信息系統與人事檔案管理信息系統、實現企業人力資源管理信息系統與人事檔案管理信息系統的無縫對接。積極開展有效的數據收集、分析、歸納、開展信息管理建設及信息流動渠道設計與關鍵環節確定等具體工作。借助信息化管理平臺、實現企業人員信息利用效率的最大化。

干部人事檔案工作是長期、復雜而重要的基礎性工作，在新的社會發展形勢下必須采取有效措施，與時俱進，積極探索，不斷完善和改進，為企業的發展提供更好的服務。