淺談大數(shù)據(jù)時代背景下的事業(yè)檔案管理

劉靖華

摘?要： 檔案，是重要資料的整理收集和保管。近年來傳統(tǒng)的檔案管理模式的弊端越來越明顯，不僅工作效率低下，還不利于檔案的長期保存。筆者結(jié)合多年的工作經(jīng)驗基于大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理方面進行了思考，提出了一些微末見解，希望能為相關(guān)研究人士提供理論支持。

關(guān)鍵詞： 大數(shù)據(jù);時代背景;事業(yè)檔案;管理

【中圖分類號】G270.7?【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A?【文章編號】1674-3733（2020）22-0297-01

引言：網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用和發(fā)展給人們的生活帶來極大的便利，其不僅打破了傳統(tǒng)生活的方式，而且讓人們進入到了一個全新的時代大數(shù)據(jù)時代。在大數(shù)據(jù)時代背景下檔案的管理也需要進行相應(yīng)的改革和創(chuàng)新，改變傳統(tǒng)的方法和模式，以適應(yīng)新時代的發(fā)展和進步。因此，相關(guān)人員要積極探索相應(yīng)的方式和方法，促進檔案管理的優(yōu)化，抓住時代帶給檔案管理的契機，不斷進行調(diào)整，在原有基礎(chǔ)上進行技術(shù)和流程的更新，讓檔案的管理更加符合時代的要求。

1?大數(shù)據(jù)時代概述

大數(shù)據(jù)是超過傳統(tǒng)流程和分析能力的數(shù)據(jù)，就是巨大容量的資料和海量的信息，大數(shù)據(jù)解決的主要是大容量數(shù)據(jù)和信息的儲存、計算和運用的問題，主要的特點為規(guī)模性、多樣性、高速性和價值性。數(shù)據(jù)容量非常大，數(shù)據(jù)的種類也非常多，來源也較多，數(shù)據(jù)的處理速度非常快，在數(shù)據(jù)容量較大的情況下，能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)處理的實時性，數(shù)據(jù)要保證真實性，需要有效的信息資源，從而保證數(shù)據(jù)的真實性和安全性。大數(shù)據(jù)時代實際上就是一個數(shù)據(jù)信息更加豐富的時代，是一個信息技術(shù)更加先進的時代，也是一個知識信息管理更加智能的時代。

2?大數(shù)據(jù)時代背景下檔案管理面臨的新的要求

2.1?對檔案管理的管理理念與流程提出的要求

在大數(shù)據(jù)發(fā)展之前，檔案管理模式多是由檔案管理人員將檔案資料分門別類做好記錄，方便日后的查詢。但大數(shù)據(jù)的到來，信息量迅速增多，很多檔案信息是交叉的，若依舊采用原來的檔案管理模式對檔案進行管理，便無法將大量的信息有規(guī)律的分門別類地存放好，同時，大數(shù)據(jù)背景下的許多信息無法利用傳統(tǒng)的檔案管理模式進行保存。

2.2?對檔案管理保存形式提出了新的要求

大數(shù)據(jù)背景下，對數(shù)據(jù)信息保存的方式多是利用電子文檔、電子圖片以及影像資料等方式，傳統(tǒng)的通過紙質(zhì)材料無法對這些文檔進行分類與歸檔，甚至無法對其進行保存。所以，在大數(shù)據(jù)背景下，需要檔案的保存方式多樣化，找出關(guān)鍵因素對這些數(shù)據(jù)進行整理并保存。

2.3?對檔案管理人員提出更高的要求

大數(shù)據(jù)的發(fā)展需要對數(shù)據(jù)與信息進行處理，并且數(shù)據(jù)信息更加多樣化與復(fù)雜化。在傳統(tǒng)的檔案管理中，管理人員只有對檔案管理的基本概念與操作了解就可以了。但是，在大數(shù)據(jù)的背景下，對檔案管理人員提出了更高的要求，需要檔案管理人員懂得多種技術(shù)，例如：對資料的分類、查詢、會使用相關(guān)的軟件、對數(shù)據(jù)的閱讀等。所以，在大數(shù)據(jù)的背景下，需要大力培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理人員。

3?大數(shù)據(jù)時代下檔案管理工作措施

3.1?主動與大數(shù)據(jù)機構(gòu)或者公司進行深入合作

在檔案管理工作中為了更為高效使用大數(shù)據(jù)技術(shù)，可從大數(shù)據(jù)機構(gòu)或者公司中將大數(shù)據(jù)技術(shù)引入，這里主要考慮到，由于大數(shù)據(jù)技術(shù)所包含的內(nèi)容非常寬泛，因此，在檔案管理工作中使用大數(shù)據(jù)技術(shù)時，對于其中的開發(fā)環(huán)境等應(yīng)當(dāng)適應(yīng)。在技術(shù)已經(jīng)較為成熟的大數(shù)據(jù)公司中，檔案管理單位可將自身的需求對這些公司進行全面對接，在充分溝通基礎(chǔ)上，了解出自身需要達(dá)到的目的，從而借助這些公司較為成熟的技術(shù)，為檔案管理工作使用大數(shù)據(jù)開發(fā)出針對性的工具，這對于檔案管理工作使用大數(shù)據(jù)的效能可得到有效提升。

3.2?構(gòu)建檔案管理信息系統(tǒng)

在大數(shù)據(jù)背景之下，單位可以應(yīng)用信息技術(shù)構(gòu)建起一個完善的檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理。通過檔案信息系統(tǒng)的構(gòu)建，可以實現(xiàn)對于以往信息的錄入和整理，實現(xiàn)單位所有檔案信息的數(shù)字化。信息系統(tǒng)的構(gòu)建可以通過數(shù)據(jù)庫對于單位信息進行分類儲存和管理，在系統(tǒng)構(gòu)建的過程中，需要做到以下幾個方面。一是結(jié)合單位檔案管理實際進行個性化的系統(tǒng)設(shè)計，提升系統(tǒng)的實用性。系統(tǒng)設(shè)計人員，應(yīng)該結(jié)合單位檔案工作的特點，以及工作內(nèi)容進行系統(tǒng)優(yōu)化，這樣利于工作效率的提升。二是在進行檔案系統(tǒng)登錄、查詢等系統(tǒng)模塊設(shè)計的過程中，應(yīng)該設(shè)定一定的系統(tǒng)工作權(quán)限，利于對保密級別高的信息進行有效保護。三是注重系統(tǒng)安全防護功能的設(shè)計，確保系統(tǒng)在工作應(yīng)用中的有效運行。

3.3?強化檔案管理工作建設(shè)

面對檔案管理工作上的新形勢，檔案部門也要進一步完善和創(chuàng)新既有的工作制度，強化工作建設(shè)，具體來說可以從以下幾個方面開展：（1）對沒有出現(xiàn)重大變化的工作內(nèi)容，繼續(xù)依照原有的工作制度執(zhí)行，同時還需要增設(shè)部門系統(tǒng)維護人員，及時處理檔案信息系統(tǒng)運行期間出現(xiàn)的問題，配合檔案部門人員開展其他工作;（2）進一步強化檔案部門人員管理，將工作職責(zé)進行細(xì)化，落實到具體的檔案管理人員當(dāng)中，做到誰工作，誰負(fù)責(zé)，這樣更利于部門工作的進行，提升部門管理能力，提高人員工作的責(zé)任感。面對大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展趨勢，檔案部門也要做到與時俱進，結(jié)合信息系統(tǒng)工作實際，不斷創(chuàng)新工作方法，構(gòu)建起一個現(xiàn)代化的檔案管理工作體系。

3.4?注重檔案管理人員培養(yǎng)

大數(shù)據(jù)時代背景之下，檔案管理人員培養(yǎng)工作也要配合開展，在實際工作開展中，應(yīng)該做到以下幾點：（1）注重既有工作人員的信息技術(shù)、系統(tǒng)操作培訓(xùn)，提升工作人員的信息素養(yǎng)和系統(tǒng)操作能力。同時，在進行檔案管理人員工作培訓(xùn)的過程中，還要注重傾聽他們對工作的反饋，及時調(diào)整工作策略，快速增強工作的效率;（2）進行高素質(zhì)人才的引進，面對檔案管理工作的新變化，在進行相關(guān)人員招聘的過程中，應(yīng)該注重考察人員的信息系統(tǒng)操作能力和水平，及其在現(xiàn)代檔案管理工作中的建樹，提高檔案管理部門人員的整體素質(zhì)。

結(jié)束語：綜上所述，大數(shù)據(jù)時代背景下，檔案管理面臨的是機遇更是挑戰(zhàn)，檔案管理人員要積極地利用大數(shù)據(jù)時代背景下一些先進的檔案管理技術(shù)，來提高檔案管理的模式創(chuàng)新，同時檔案管理人員也要積極地提高自己的專業(yè)技能和新模式下業(yè)務(wù)操作技能，實現(xiàn)檔案管理的不斷發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]?沙莎.大數(shù)據(jù)時代背景下的事業(yè)檔案管理探討[J].長江叢刊，2018，000（014）：P.170-170.