數(shù)字化時代檔案管理信息化建設(shè)研究

李獻(xiàn)忠

摘?要： 隨著我國網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及數(shù)字化技術(shù)的不斷發(fā)展，當(dāng)前我國已經(jīng)進(jìn)入了信息社會。在這樣的發(fā)展形式下，產(chǎn)生了海量的信息內(nèi)容，同時也增加了信息需求量。這就需要通過信息化建設(shè)，來滿足人們?nèi)找嬖鲩L的信息需求。數(shù)字化背景下的檔案管理信息化建設(shè)工作，可以有效推動檔案管理工作的改革進(jìn)程。圍繞數(shù)字化核心技術(shù)，在檔案管理工作中加強(qiáng)應(yīng)用與推廣信息化建設(shè)，成為了現(xiàn)代化檔案管理工作的必然發(fā)展趨勢。基于此，本文就數(shù)字化時代檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)行詳細(xì)探究。

關(guān)鍵詞： 數(shù)字化時代;檔案管理;信息化建設(shè)

【中圖分類號】G271?【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A?【文章編號】1674-3733（2020）22-0296-01

1?引言

檔案管理是核心與機(jī)密，因此在實(shí)際的管理工作中，需要高度重視檔案管理工作，并加強(qiáng)檔案管理工作的規(guī)范化，統(tǒng)一管理好歸檔檔案以及移交檔案，并且還需要根據(jù)實(shí)際情況制定出符合自身的規(guī)章制度，制定出檔案管理制度或者電子檔案查閱管理制度，嚴(yán)格遵循實(shí)體檔案和電子檔案的借閱手續(xù)的相關(guān)章程，避免發(fā)生實(shí)體檔案或者電子檔案胡亂借出、發(fā)放的情況，嚴(yán)格保管檔案資料，使其盡量不出現(xiàn)流失的情況。

2?檔案管理信息化

檔案管理信息化是指在檔案管理工作中加強(qiáng)對互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用，從而提升檔案信息的處理效率與傳輸速度，極大的縮短了檔案信息的處理時間，降低了檔案信息在傳輸過程中的疏漏之處[1]。同時，檔案管理信息化可以實(shí)現(xiàn)對檔案信息的分類歸檔，為后期檔案信息的收集與提取工作提供更為便捷的通道。檔案管理信息化主要包括以下幾方面內(nèi)容：第一、對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案信息進(jìn)行數(shù)字化處理，建立數(shù)字化檔案信息，并將檔案信息上傳到互聯(lián)網(wǎng)平臺中;第二、檔案管理人員可以整合互聯(lián)網(wǎng)平臺中的檔案信息，構(gòu)建檔案信息數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)對檔案信息的統(tǒng)一管理、統(tǒng)一儲存;第三、檔案信息管理人員可以根據(jù)不同人員的檔案信息需求，合理的劃分不同崗位人員的級別，為各級別崗位人員提供與其相對應(yīng)的檔案信息獲取通道，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享。

3?數(shù)字化時代檔案管理信息化建設(shè)途徑

3.1?檔案信息化發(fā)展方案設(shè)計(jì)

為進(jìn)一步適應(yīng)現(xiàn)代化管理工作，必須對檔案管理信息化工作加以重視。首先，要強(qiáng)化檔案管理信息化建設(shè)的意識，不斷重視檔案部門的作用，將檔案管理信息化工作與發(fā)展規(guī)劃相結(jié)合，給檔案管理信息化建設(shè)工作提供總體方向。其次，要從檔案管理部門入手，采取合理措施，增強(qiáng)工作人員對檔案管理信息化的認(rèn)識，從實(shí)際工作出發(fā)，設(shè)計(jì)出優(yōu)化檔案管理工作的具體方案[2]。為強(qiáng)化相關(guān)部門對檔案管理工作的認(rèn)識，需要管理部門重視檔案管理信息化建設(shè)工作。可以從總體管理層面出發(fā)，分析檔案信息化建設(shè)對總體布局發(fā)展的重要性，使管理者認(rèn)識到檔案管理工作的重要性。其次，采取合理措施，建立員工交流會或績效考核機(jī)制，強(qiáng)化檔案管理部門的工作，深刻理解優(yōu)化檔案管理工作的重要性。再次，提升總體對檔案管理信息化工作的認(rèn)識，為檔案管理工作的發(fā)展進(jìn)步打好基礎(chǔ)。

3.2?合理配備相關(guān)設(shè)備

數(shù)字化背景下的檔案管理信息化建設(shè)，其主要目的是促進(jìn)檔案信息內(nèi)容的流動性，讓原本紙質(zhì)的檔案信息文件成為一種具有“生命力”的信息資源。想要實(shí)現(xiàn)這一建設(shè)目的，必須得到網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支持。在具體的信息化建設(shè)過程中，必須合理分配信息化建設(shè)的所需硬件設(shè)備，實(shí)現(xiàn)對檔案機(jī)構(gòu)計(jì)算機(jī)的統(tǒng)一管理以及系統(tǒng)全覆蓋，這樣才能夠?yàn)樾畔⑿枨笳咛峁┚珳?zhǔn)、完整的檔案信息文件。在這些硬件設(shè)備中，計(jì)算機(jī)作為一種較為可靠的應(yīng)用工具，可以為檔案管理工作提供相應(yīng)的管理系統(tǒng)，并通過利用計(jì)算機(jī)來對相關(guān)的檔案信息進(jìn)行自動編目以及檢索。同時，還可以針對所管理的檔案信息進(jìn)行自動全文存儲、檢索以及檔案業(yè)務(wù)相關(guān)管理。此外，通過合理配備信息化建設(shè)設(shè)備，還能夠借助計(jì)算機(jī)來進(jìn)行立卷、檔案自動標(biāo)引等較為繁雜的檔案管理事務(wù)，最終實(shí)現(xiàn)對文檔信息系統(tǒng)的統(tǒng)一化管理。為了滿足日益增長的檔案信息內(nèi)容，需要在信息化建設(shè)過程中配備高容量載體對檔案信息進(jìn)行存儲。通過數(shù)字化檔案信息存儲，可以有效解決檔案管理機(jī)構(gòu)所面臨的庫房壓力、檔案資料老化等問題。通過高容量存儲設(shè)備，能夠解決檔案信息存儲難的問題，并有效提高檔案管理工作效率。

3.3?強(qiáng)化人才儲備

信息系統(tǒng)只是一個平臺，除了常規(guī)應(yīng)用外，還需要設(shè)置專人對系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化和維護(hù)，因此，培養(yǎng)和儲備信息化專業(yè)人才對數(shù)字化時代構(gòu)建信息系統(tǒng)有著極為重要的作用。因此，應(yīng)加大信息化專業(yè)人才的培養(yǎng)力度，招聘專業(yè)型人才實(shí)現(xiàn)對信息系統(tǒng)的科學(xué)維護(hù)和二次開發(fā)，不僅可以有效解決系統(tǒng)在運(yùn)行中的問題，而且有利于推進(jìn)信息化建設(shè)進(jìn)行，使信息系統(tǒng)與各項(xiàng)業(yè)務(wù)更加契合。比如：針對人員素質(zhì)參差不齊的問題，通過培訓(xùn)和績效考核的方式來激勵員工能夠盡快適應(yīng)數(shù)字化時代提出的要求。

3.4?構(gòu)建安全高效的防護(hù)體系

信息化檔案管理的安全性保障需要從兩方面著手：一方面，通過防護(hù)技術(shù)水平的提高，使檔案信息的安全性、完整性得到有效保障;另一方面，對檔案信息安全管理制度予以建立，從而有效避免檔案信息的泄露，減少安全風(fēng)險(xiǎn)造成的不利影響[3]。另外需要對機(jī)密信息保密制度予以完善，通過加密權(quán)限的設(shè)置、員工查閱權(quán)限的設(shè)置、信息資源共享權(quán)限的設(shè)置等，對共享范圍予以明確;并對信息審計(jì)機(jī)制、數(shù)據(jù)的使用和傳播機(jī)制等進(jìn)行完善，對檔案數(shù)據(jù)的使用加強(qiáng)監(jiān)控力度，對信息泄露所帶來的損失盡可能地減少。

4?結(jié)束語

綜上所述，信息時代，對于檔案管理工作提出了更高的要求。要求檔案管理工作與時俱進(jìn)，順應(yīng)時代發(fā)展需求及時開展信息化建設(shè)，以此來滿足人們?nèi)找嬖鲩L的檔案信息需求。通過轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理工作模式，為檔案管理信息化建設(shè)提供條件。通過檔案管理信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)與其他行業(yè)同步發(fā)展的目標(biāo)，并為社會大眾提供更優(yōu)質(zhì)、高效的檔案信息服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

[1]?夏志英.數(shù)字化檔案管理的特點(diǎn)分析[J].集成電路應(yīng)用，2019，36（9）：30-31.

[2]?宋婷.數(shù)字化檔案管理的特點(diǎn)分析[J].數(shù)字化用戶，2019，25（22）：72.

[3]?李真.文書檔案管理的特點(diǎn)及創(chuàng)新途徑探究[J].管理觀察，2019（27）：73-74.