高校學院辦公室主任應具備的管理能力

李曉曄 唐偉

【摘 ?要】高校學院辦公室是學院綜合辦事機構，職能是做好學院的參謀和助手，為學院決策及全院師生提供服務，起到上傳下達、下情上報、左右協(xié)調的紐帶作用。辦公室主任作為辦公室的領導者，其管理能力對于辦公室充分發(fā)揮自身職能起到至關重要的作用。作為辦公室主任，應該注重自身管理能力的提升，將高效的管理細化到各個方面，以保證學院工作的運行效率，為學院發(fā)展創(chuàng)造良好的條件。

【關鍵詞】高校學院辦公室;辦公室主任;管理能力

Abstract：Collegeofficeoftheuniversity is the comprehensive officeofthecollege， whose function is to do a good job of the staff and assistant of college， to provide services for college decision-making and teachers and students of the college， and to play a role of link of upload and release， situation report and left-right coordination. As the leader of the office， the office directors management ability plays an important role in the office to give full play to its functions.For the director of the office， he should focus on developing his own management ability and implement efficient management in every aspect to ensure the work efficiency of the college and create a good environment and conditions for the development of the college.

Key words： College office， office director， management ability

引言

高校學院辦公室，是兼?zhèn)鋵W院黨委和行政職能的綜合辦事機構，其基本職責是處理學院的日常事務，以確保學院各項工作順利完成，要求做好信息溝通、調研統(tǒng)計、信訪接待、資產管理、公文發(fā)布、大型活動組織等工作。辦公室工作內容復雜多樣、包羅萬象，因此對辦公室管理者的能力要求極高。辦公室主任作為辦公室的管理者，其管理能力，辦事質量與效率直接關系到辦公室的運轉效率乃至整個學院的工作效率。

1.學院辦公室主任的職責

1.1承辦職責

承辦職責是指辦公室主任對領導決策的貫徹實施，承辦各方面事項所盡的職能和責任。大多情況下，領導們會統(tǒng)一研究，一同制定決策，然而有的時候，領導會有自己的個人決策。作為辦公室主任，無論是領導的集體決策還是個人交辦事項，都要負承辦任務，及時高效的傳達并完成決策事項。除領導決策之外，學院辦公室主任還需要承辦學校主辦的有關事項、同級各職能部門、師生職工轉辦的有關事項，例如學校工作的開展、學院部分財務的報銷、學院部分事項的審批、部分教師工作的監(jiān)督、師生職工意見的反饋等等。

1.2參謀職責

辦公室主任應為領導提供準確全面信息、協(xié)助領導決策，盡參謀職責。學院工作復雜多樣，顧及面較廣，因此要求領導干部實現(xiàn)決策民主化、科學化，這除了對領導干部提出了嚴格的要求外，也是對辦公室這個“參謀部”提出了更高的要求。辦公室主任作為“參謀長”，則要僅僅圍繞學院的中心工作，積極組織并參與各項調查工作，做好信息的收集、篩選、處理、總結工作，獲取大量有價值的信息，及時向領導反饋，并在工作過程中不斷調整，協(xié)助領導完成科學民主的宏觀決策。

1.3管理職責

管理職責是指學院辦公室主任對行政黨建事務進行管理所應盡的職責，主要包括文書管理及信息管理。首先是學院辦公室主任對文書管理所需盡的職責，主要體現(xiàn)在參照行政黨建制定的公文，再結合學院的實際情況、領導的具體決策、教師職工的實時建議，發(fā)布公文，并建立、健全各項有關制度，以準確無誤、全面細致地做好文書工作。此外，學院辦公室主任也要負責學院信息管理，包括學院部分重大工作的基本信息、蓋章信息、師生的基本信息、教學信息、實驗室信息、會議信息等。

1.4協(xié)調職責

協(xié)調職責是指辦公室主任在信息溝通、聯(lián)系內外關系所盡的職責。學院辦公室是行政黨建管理工作中的信息匯集中心、溝通樞紐。辦公室主任要盡全面協(xié)調職責，具體要做到縱向協(xié)調、橫向協(xié)調、內部協(xié)調，不僅要轉達并執(zhí)行學校發(fā)布的相關文件、領導決策，反饋師生職工的相關意見，還要與同級部門協(xié)調溝通、辦公室內部協(xié)調溝通，確保文件決策的傳達實施和師生職工意見的反饋處理。

2.辦公室主任管理能力的提高

由于辦公室工作的特殊性及重要性，辦公室主任管理能力的培養(yǎng)，主要在于溝通協(xié)調能力、參謀能力、服務能力、指揮督辦能力的培養(yǎng)。

2.1溝通協(xié)調能力

溝通是人們信息、思想和情感的分享及反饋的過程，以求得思想的一致和感情的流暢，而協(xié)調則是基于溝通之上，要求做到調配適當。作為辦公室主任，面對繁雜的工作和反饋的各種問題，自己的溝通協(xié)調能力便得到充分體現(xiàn)。如何處理好這些問題？重在培養(yǎng)自己的溝通協(xié)調能力并靈活使用，例如在工作中妥善處理好上級、同級、下級等各種關系，多多進行溝通協(xié)調，準確了解各方面需求，以最合適的方式滿足各方面需求，減少摩擦，解決問題，同時還能夠調動各方面的工作積極性，從而協(xié)助學院蓬勃發(fā)展。

學院辦公室的工作任務繁雜，工作安排被動且工作主要涉及信息的上傳下達、為領導參謀、服務師生，起到穿針引線的作用，這就要求辦公室成員的辦事效率極高。作為辦公室的管理者，提高辦公室辦事效率的第一步，就是要做好辦公室內部、辦公室與學院之間、辦公室與學校之間的溝通協(xié)調。因此辦公室主任更要培養(yǎng)好自己的溝通協(xié)調能力，主要注重積極溝通、換位思考、及時反饋這幾點。

第一，積極溝通。在管理中重視并樂于溝通，愿意與他人建立聯(lián)系，不斷學習精煉自己的語言，以求準確高效的溝通。辦公室主任要學會傾聽來自上級、下級、師生等各個方面的聲音，并及時給出有效的反饋，不斷跟進信息的交流。通過主動溝通，關心師生的需求;通過有效溝通，化解管理的障礙，以營造人性化、寬松愉悅的辦公室環(huán)境，推動辦公室工作的高效運轉。

第二，換位思考。作為辦公室主任，要能打破以自我為中心的思維模式，要學會換位思考，設身處地的從他人、師生的角度和立場考慮問題，體會教職工的感受，真正的走進教職工的心靈，得到他們的信任和理解，以促進彼此的理解。

第三，及時反饋。重視信息的攝取以及傳達，在收到領導、同事以及師生職工的信息后，要用心傾聽各方的意見，找出信息關鍵點，針對問題盡快做出處理，根據(jù)實際情況及時做出調整和回應，從而有效的解決各類事件，并且避免了問題的產生和深化。

2.2參謀能力

辦公室主任要能為領導的決策提供準確詳實的信息和有價值的建議。為此，辦公室主任要明晰學院和學校之間的各類事項、條例，并且對這些事項、條例有自己的研究和見解，同時要不斷學習各種理論知識，做到能為領導決策提供詳實的資料及有建設性、發(fā)展性的意見。要提高參謀能力，首先要做到完善的信息獲取，注重學校的信息發(fā)布以及師生的信息反饋;其次是對信息的分析，注重信息的時效性、全面性和準確性;最后要強化信息分析，總結出關鍵點，及時準確地為領導決策提供詳實有價值的資料的參考意見，主動為領導謀劃全局思路，統(tǒng)籌全局規(guī)劃，提煉全局方針，總結全局經(jīng)驗。此外，辦公室主任要明確自身位置，參謀而非領導，堅決不越權行事，不能濫用職權。

2.3服務能力

服務乃學院辦公室重任，辦公室主任要樹立良好的服務意識。學院辦公室是一個綜合服務部門，各項具體工作通過服務形式體現(xiàn)。首先是為學院的相關領導服務，讓領導從瑣碎的事務中解脫出來，做好辦公室日常事務的協(xié)調和處理，高效完成領導發(fā)布的任務;其次是為各職能部門服務，加強與各職能部門的溝通協(xié)調，做好信息的上傳下達，為學院工作的順利開展提高保障;再是為師生職工服務，認真了解師生職工的需要，將工作具體化、全面化，如為教師安排好職稱評審、年終考核等，為學生加蓋印章、出具證明等，以求讓教師專注于教學、科研，學生專注于學習、生活。辦公室主任要熱心為師生職工解決實踐困難，認真傾聽他們的意見，及時調整工作方法，真誠服務。辦公室主任只有做好了服務工作，才能更好地增加學院的凝聚力，提高學院的工作效率。

2.4指揮督辦能力

辦公室主任要做到靠前指揮，現(xiàn)場督辦。辦公室主任要學會提高自己的指揮效率，做到指令作出快、下達快、執(zhí)行快，同時要靈活運用各種指揮手段，充分運用現(xiàn)代信息技術和計算機技術。在已有方案的情況下，要切實解決貫徹落實的問題，做好內部人員的調度性指揮;面對突發(fā)事件時，要靈活機動地進行應變性指揮。另外，在督辦工作過程中，要建立良好的督辦機制，避免督辦無章，還要根據(jù)工作內容靈活調整工作重點，提高工作效率，并及時反饋落實情況，主動解決在工作落實過程中的困難，順利完成督辦工作。

3.結語

高校學院辦公室的工作具有綜合性、時效性、服務性和靈活性等特點，這就要求學院辦公室主任不僅要掌握國家及學校的相關政策、領導的相關決策，明晰學校、學院的各類事項，還要了解先進的管理學知識，樹立終身學習的意識，高度重視思考的價值，著重各項基本素質的提升，尤其是自身管理能力的提高，促進辦公室工作的規(guī)范化、科學化，保證工作的運行效率，為學院發(fā)展創(chuàng)造良好的條件。

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作者簡介：李曉曄（1971.8-），男，研究生，中級職稱，研究方向：行政管理。