加強(qiáng)與完善農(nóng)業(yè)科研單位辦公室行政管理精細(xì)化探索

滕晶 郭棟梁

【摘要】本文首先闡釋了精細(xì)化管理理念的起源與內(nèi)涵，分析了農(nóng)業(yè)科研單位實(shí)施辦公室精細(xì)化管理的意義以及精細(xì)化管理的基本目標(biāo)和要求，探討了如何不斷強(qiáng)化和完善辦公室行政管理，逐步構(gòu)建起運(yùn)轉(zhuǎn)流暢的精細(xì)化管理體系。

【關(guān)鍵詞】精細(xì)化;行政管理;

辦公室行政管理服務(wù)于農(nóng)業(yè)科研單位的科學(xué)技術(shù)攻關(guān)、農(nóng)業(yè)技術(shù)成果轉(zhuǎn)化以及學(xué)術(shù)交流等活動，傳達(dá)上級主管部門的指示并且協(xié)調(diào)各項(xiàng)農(nóng)業(yè)技術(shù)服務(wù)與科研項(xiàng)目的落實(shí)，策劃和組織本單位的各項(xiàng)活動，完成單位內(nèi)部日常行政事務(wù)的處理。只有保障辦公室行政管理體系的高效運(yùn)轉(zhuǎn)，才能發(fā)揮出農(nóng)業(yè)科研單位在社會治理過程中的重要作用。

一、精細(xì)化管理概述

精細(xì)化管理理念源于上個世紀(jì)初的美國，是在工業(yè)生產(chǎn)技術(shù)水平快速進(jìn)步、對產(chǎn)品質(zhì)量以及生產(chǎn)效率的要求越來越高的背景下誕生的，其精髓在于倡導(dǎo)將科學(xué)技術(shù)與方法引入管理領(lǐng)域，運(yùn)用時間、數(shù)量等精確的量化指標(biāo)衡量生產(chǎn)和管理方式的合理性與有效性。所以隨著生產(chǎn)、科研等領(lǐng)域科學(xué)技術(shù)的演進(jìn)，運(yùn)籌學(xué)、統(tǒng)計學(xué)以及計算機(jī)技術(shù)等科學(xué)理論和技術(shù)陸續(xù)被運(yùn)用到企業(yè)管理當(dāng)中。在20世紀(jì)70年代的日本，制造業(yè)企業(yè)將精細(xì)化管理理念運(yùn)用到極致，使其在優(yōu)化生產(chǎn)工藝流程并挖掘人力、設(shè)備與物料的綜合生產(chǎn)力方面體現(xiàn)出了極高的價值，從而成為了廣為人知的高效、科學(xué)的管理理念，并且逐步被應(yīng)用到包括行政管理在內(nèi)的所有管理領(lǐng)域。

二、實(shí)現(xiàn)辦公室精細(xì)化管理的意義

辦公室的行政管理工作起到了維持農(nóng)業(yè)科研單位正常運(yùn)轉(zhuǎn)、完成各項(xiàng)資源配置和進(jìn)行單位內(nèi)外相關(guān)事務(wù)組織協(xié)調(diào)的作用。而農(nóng)業(yè)科研單位承擔(dān)著提高農(nóng)業(yè)生產(chǎn)技術(shù)水平、解決農(nóng)業(yè)產(chǎn)業(yè)發(fā)展中的技術(shù)性問題的使命，并且為國家制定、落實(shí)農(nóng)業(yè)產(chǎn)業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃提供著信息和技術(shù)支持。因而各個部門的辦公室運(yùn)轉(zhuǎn)效能決定了農(nóng)業(yè)科研單位能否在保障農(nóng)業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展、推動農(nóng)業(yè)產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)升級等方面體現(xiàn)出應(yīng)有的戰(zhàn)略價值。所以在縮小城鄉(xiāng)差距、優(yōu)化農(nóng)業(yè)產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)等重要發(fā)展戰(zhàn)略以及相關(guān)政策亟待落實(shí)的背景下，通過實(shí)現(xiàn)辦公室行政管理精細(xì)化來提升農(nóng)業(yè)科研單位的運(yùn)行效率，顯得至關(guān)重要。

三、精細(xì)化管理的目標(biāo)和要求

（一）工作任務(wù)與目標(biāo)的分解落實(shí)。圍繞生產(chǎn)與管理目標(biāo)優(yōu)化資源調(diào)配和利用策略，而且將人作為戰(zhàn)略資源的一部分并挖掘出其最大潛能，是實(shí)施精細(xì)化管理的組織機(jī)構(gòu)最大的特點(diǎn)。所以在實(shí)現(xiàn)辦公室行政管理精細(xì)化的過程中，要根據(jù)特定辦公室的主要職能、日常事務(wù)的類型以及處理方法，將總體目標(biāo)與任務(wù)按照性質(zhì)、流程分解。與此同時，分析實(shí)現(xiàn)每一個細(xì)化目標(biāo)、完成具體任務(wù)所需的人力、物力，進(jìn)而設(shè)置對應(yīng)的崗位并明確資源調(diào)配與業(yè)務(wù)銜接方法，完成管理工作的細(xì)化分工，從而明確辦公室各個崗位的權(quán)責(zé)與其在各項(xiàng)事務(wù)處理過程中的定位，為提高行政管理效能奠定基礎(chǔ)。

（二）業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)化。業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)化是實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理的必要條件之一，也是發(fā)揮出人、物料與設(shè)備等生產(chǎn)要素最大產(chǎn)能的基礎(chǔ)。在工業(yè)企業(yè)中，通過對產(chǎn)品每一個加工工序所需的操作步驟、物料供應(yīng)方式以及設(shè)備運(yùn)行條件進(jìn)行分析，運(yùn)用生產(chǎn)效率、產(chǎn)品質(zhì)量以及綜合成本等指標(biāo)對其進(jìn)行優(yōu)化，可以找到最有利于成本、質(zhì)量控制的方案，從而確定標(biāo)準(zhǔn)化的生產(chǎn)工藝流程。在辦公室行政管理領(lǐng)域中，不同性質(zhì)的事務(wù)處理與工業(yè)產(chǎn)品的加工有著類似的生產(chǎn)要素構(gòu)成和處理流程，不同崗位人員同樣需要根據(jù)職能分配完成各自的任務(wù)，并且基于信息或文件資料的加工和傳遞，相互間協(xié)同完成具體事項(xiàng)的處理，所以也可以參照工業(yè)生產(chǎn)的精細(xì)化管理模式來實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程的標(biāo)準(zhǔn)化。

（三）構(gòu)建科學(xué)的績效考評機(jī)制。只有了解管理體系的運(yùn)轉(zhuǎn)成效、評價包括人力在內(nèi)的資源是否創(chuàng)造出了理想的價值，才能夠在產(chǎn)品或服務(wù)的需求不斷變化、生產(chǎn)技術(shù)和管理理念持續(xù)演進(jìn)的背景下，動態(tài)優(yōu)化精細(xì)化管理體系，使之始終保持高效、嚴(yán)謹(jǐn)，以控制運(yùn)營風(fēng)險、保障經(jīng)濟(jì)效益，并且維護(hù)企業(yè)等組織機(jī)構(gòu)在競爭中的優(yōu)勢地位。所以科學(xué)的績效考評機(jī)制對于辦公室行政管理精細(xì)化必不可少，而鑒于行政事務(wù)處理與工業(yè)生產(chǎn)相比，難以全面進(jìn)行量化分析和評價，所以需要基于對信息技術(shù)、數(shù)學(xué)方法的運(yùn)用，借鑒企業(yè)管理中風(fēng)險評估等領(lǐng)域的相關(guān)理論和方法，實(shí)現(xiàn)對辦公室行政管理工作的定性以及定量分析，作為評價精細(xì)化管理體系運(yùn)轉(zhuǎn)成效、考核員工個人工作成績的依據(jù)。

（四）完善的制度保障。完善的制度保障是落實(shí)各項(xiàng)管理策略并實(shí)現(xiàn)管理目標(biāo)的基礎(chǔ)，而精細(xì)化管理對管理制度的完善有著更高的要求。首先，細(xì)化分工與業(yè)務(wù)處理流程標(biāo)準(zhǔn)化需要以崗位工作管理制度、績效考核評價標(biāo)準(zhǔn)等規(guī)章制度的形式加以明確，才能夠在各個部門的管理實(shí)踐中得到執(zhí)行和落實(shí)。其次，在行政管理部門辦公室或企業(yè)按照標(biāo)準(zhǔn)化的業(yè)務(wù)處理流程完成具體任務(wù)時，伴隨著各個管理崗位的決策與信息的上傳下達(dá)，而只有嚴(yán)格遵循相關(guān)規(guī)章制度、依據(jù)特定流程作出決策，才符合精細(xì)化管理理念的要求。所以能否構(gòu)建出科學(xué)的管理制度體系，是強(qiáng)化農(nóng)業(yè)科研單位辦公室行政管理精細(xì)化的關(guān)鍵。

四、構(gòu)建與強(qiáng)化精細(xì)化管理體系的策略

（一）業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)化。要想在農(nóng)業(yè)科研單位的辦公室全面實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理，必須依據(jù)科學(xué)的理論并借鑒企業(yè)管理領(lǐng)域的實(shí)踐方法，按照精細(xì)化管理的要求逐一實(shí)現(xiàn)各個目標(biāo)。而為了實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程的標(biāo)準(zhǔn)化，需要審視當(dāng)前不同部門的辦公室行政管理工作內(nèi)容和性質(zhì)，將所有事項(xiàng)進(jìn)行歸類并分析其特點(diǎn);進(jìn)而梳理財務(wù)管理、對外溝通聯(lián)絡(luò)以及內(nèi)部的組織協(xié)調(diào)和一般行政事務(wù)處理等工作的現(xiàn)有流程，分析完成每一類事務(wù)處理時所有環(huán)節(jié)的工作方法、所需資源以及技術(shù)，探究以何種方案能夠?qū)崿F(xiàn)管理成本、效率以及資源利用率的最優(yōu)化;進(jìn)而逐一確定每一項(xiàng)事務(wù)的處理流程，將各個流程中每一個環(huán)節(jié)的操作方法、技術(shù)與資源運(yùn)用規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化，從而完成辦公室行政管理業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化與重構(gòu)，為進(jìn)一步的崗位分工細(xì)化做好準(zhǔn)備。

（二）優(yōu)化管理制度體系。要想全面實(shí)現(xiàn)辦公室行政管理的精細(xì)化，必須按照相關(guān)理論的要求，創(chuàng)新農(nóng)業(yè)科研單位的管理制度體系，使之滿足不同辦公室、各個崗位的行政管理職能的精細(xì)劃分要求，起到保障各項(xiàng)戰(zhàn)略規(guī)劃落實(shí)的作用。首先，需要結(jié)合農(nóng)業(yè)科研單位現(xiàn)有組織架構(gòu)與管理體系的特點(diǎn)，分析崗位管理、決策和監(jiān)督機(jī)制以及績效考評等方面的規(guī)章制度和標(biāo)準(zhǔn)，對應(yīng)精細(xì)化管理背景下辦公室行政管理職能劃分、業(yè)務(wù)流程的分解與具體工作任務(wù)分配，探討相關(guān)條款的內(nèi)容是否符合新的管理要求;對缺失部分進(jìn)行完善并去除重疊內(nèi)容，優(yōu)化不合理的部分。其次，在創(chuàng)新辦公室行政管理制度的同時，應(yīng)完成相應(yīng)的工作任務(wù)和職責(zé)分配，優(yōu)化相應(yīng)崗位的人力、物力資源配置，從而提升行政管理效率，為農(nóng)業(yè)科研單位的技術(shù)創(chuàng)新、學(xué)術(shù)研究等活動提供更有力的支持。

（三）完善績效考評并動態(tài)優(yōu)化管理機(jī)制。運(yùn)用科學(xué)的理論與方法構(gòu)建績效考評機(jī)制，可以實(shí)現(xiàn)對辦公室精細(xì)化管理體系的動態(tài)評估，并且基于量化指標(biāo)判斷已有管理機(jī)制的完善性與有效性，為新的發(fā)展戰(zhàn)略的規(guī)劃和實(shí)施提供決策依據(jù)。首先，農(nóng)業(yè)科研單位的管理層應(yīng)分析現(xiàn)有的績效考評制度和具體評價方法，借鑒實(shí)施精細(xì)化管理的企業(yè)等組織機(jī)構(gòu)在績效考評體系構(gòu)建方面的經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合自身的業(yè)務(wù)特點(diǎn)、崗位分工，對各個管理環(huán)節(jié)以及具體崗位的績效評價制定量化的標(biāo)準(zhǔn)，確定相關(guān)指標(biāo)及其分析、評估方法。其次，在績效考評工作中合理運(yùn)用計算機(jī)技術(shù)以及現(xiàn)代企業(yè)管理理論，在單位內(nèi)部動態(tài)評估行政管理績效，審核各項(xiàng)管理目標(biāo)的落實(shí)情況，評價辦公室精細(xì)化管理的實(shí)施成效;針對特定環(huán)節(jié)中存在的問題探討優(yōu)化措施，逐步完善與強(qiáng)化辦公室的精細(xì)化行政管理體系。

（四）運(yùn)用信息技術(shù)保障管理體系的運(yùn)轉(zhuǎn)。精細(xì)化管理理念之所以能夠推廣至行政管理領(lǐng)域，與信息技術(shù)等現(xiàn)代科技的普及應(yīng)用密切相關(guān)。目前，基于互聯(lián)網(wǎng)運(yùn)用專業(yè)化的管理軟件，可以讓組織機(jī)構(gòu)內(nèi)部各個部門之間進(jìn)行實(shí)時的信息交互，為實(shí)現(xiàn)行政管理業(yè)務(wù)流程的標(biāo)準(zhǔn)化創(chuàng)造了條件;并且由于各個環(huán)節(jié)間可以共享信息和數(shù)據(jù)，有利于相關(guān)崗位、部門之間的協(xié)同，保障了精細(xì)化管理目標(biāo)的落實(shí)。所以信息技術(shù)的合理運(yùn)用是強(qiáng)化精細(xì)化管理的有效手段，農(nóng)業(yè)科研單位應(yīng)完善現(xiàn)有的信息化管理系統(tǒng)，按照精細(xì)化管理需要配置軟硬件設(shè)施，提升行政管理體系的運(yùn)轉(zhuǎn)效率。

五、結(jié)語

只有實(shí)現(xiàn)辦公室行政管理崗位職責(zé)細(xì)化，基于精細(xì)化管理理論和方法完善現(xiàn)有管理機(jī)制，才能夠滿足新時期農(nóng)業(yè)科研單位的運(yùn)行需要。所以在辦公室行政管理精細(xì)化的進(jìn)程中，需要對相關(guān)規(guī)劃的實(shí)施效果進(jìn)行科學(xué)評估，通過持續(xù)完善和強(qiáng)化，提高精細(xì)化管理體系的運(yùn)轉(zhuǎn)效率和能效。

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辦公室;農(nóng)業(yè)科研單位