淺析高校檔案數字化面臨的問題及對策

張建娥

【摘要】目前，高效快捷的數字化檔案管理模式已經在各高校普遍開展。但在具體實施過程中，因各種因素的影響，嚴重阻礙著高校檔案數字化管理水平的提升。本文就高校檔案管理數字化發展過程中存在的問題進行分析，并提出了一些建議，以期促進檔案數字化進程和水平的提升。

【關鍵詞】高校檔案;數字化;問題;對策

信息技術、網絡技術和電子政務技術的日益發展與成熟對各類檔案工作產生了巨大影響，其中包含高校檔案工作。高校檔案工作既是高校的基礎性工作，關乎高校的歷史與未來，更是我國檔案事業的重要組成部分。因此，高校檔案工作應與時俱進，順應時代發展潮流，借助信息技術、網絡技術等開展館藏檔案數字化工作。

一、高校檔案數字化的概念

借鑒檔案數字化概念，筆者認為高校檔案數字化是指將高校館藏檔案信息利用計算機技術、掃描技術、OCP技術等轉化為數字化形式，并通過網絡技術、數據庫技術等掛接至檔案管理數據系統中，從而將以往的入庫調卷查檔方式改為數字查檔方式，簡化查檔流程，提高利用效率，并為檔案資源共享打下基礎。如今，高校檔案數字化工作主要包括存量數字化及增量電子化兩部分。

二、高校檔案數字化的優勢

（一）提高檔案利用效率。高校檔案是檔案工作人員收集、整理、編目、歸檔入庫的有保存查閱價值的歷史記錄，其目的是提供利用，只有提供利用才能使檔案價值從靜止轉為動態，才能為人所認識、運用。檔案價值具有隱蔽性，只有開發利用，才能使檔案的潛在價值變為現實價值。檔案數字化后無需入庫調卷，只需通過網絡輸入檢索條件即可立即查出所需信息，簡化了查檔流程，在同等時間內，檔案工作者可為多位查檔者提供服務，大大提高了利用效率。同時，減少了利用者的等待時間，提高了服務質量，使利用者的滿意度顯著提升。除此以外，檔案數字化可減少檔案工作者的勞動強度，節省了入庫調取紙質檔案的時間，使其價值得到充分提升。

（二）減少紙質檔案磨損。高校檔案館收集保管了大量反映學校創建、變遷、發展、建設等歷史過程的各種載體的珍貴檔案材料，廣泛服務于校內外各個部門和個人，具有歷史悠久、類型齊全、受眾范圍廣、利用頻率高等特點，許多檔案材料已有不同程度破損，頻繁的調檔查閱更是不利于檔案長久保存。而檔案數字化簡化了調卷流程，用電子版和掃描件代替紙質檔案，將其上傳至檔案管理系統，掛接至目錄文件下，再次利用時只需在系統中檢索即可，利用者可以不受時間、地點的局限， 隨時、隨地實現檔案的異地查找，而無需再調取原件，妥善解決了各種檔案原件保護與利用的矛盾，使珍貴的檔案原件保存得更加長久。

（三）利于檔案資源共享。檔案數字化是實現檔案資源共享的基礎與前提，為檔案資源共享提供了條件。高校檔案館館藏內容豐富，類型全面，歷史悠久，但囿于傳播方式和自身形式的局限，高校檔案資源面向的受眾范圍非常有限，各高校間的交流共享也非常有限。如今，檔案數字化為擴大宣傳范圍，加強交流共享提供了便利，借助信息和網絡技術，能有效擴大檔案宣傳范圍，豐富檔案傳播途徑，使更多人了解高校檔案，提高高校檔案的社會價值。此外，檔案數字化為檔案資源共享提供了基礎，使眾多兄弟院校之間的交流聯系進一步加強，共同促進檔案事業不斷發展，提高檔案管理水平。

三、高校檔案數字化工作面臨的問題

（一）重視程度及投入力度欠缺。高校檔案是高校文化的沉淀和高校歷史的記憶，具有不可替代的資料和憑證價值，高校檔案工作是維護學校歷史真實面貌、傳承學校文化記憶的一項重要基礎性工作，是衡量學校教學、科研、管理水平的重要標志和依據。但由于檔案工作具有一定的滯后性，相對于在高校占重要地位的教學與科研工作而言，其處于輔助服務地位，所以，高校普遍對檔案工作缺乏應有的重視，檔案工作長期被邊緣化。從而導致檔案管理工作的發展水平普遍低于學校整體發展水平。檔案數字化工作是一項長期性工作，不僅需要購置掃描儀等硬件設備，還需購買檔案管理系統等軟件設備，這些勢必須大量專項經費支持。而從當前現狀來看，大多數高校檔案館的經費僅能維持日常辦公所需，開展數字化工作還遠遠不夠。

（二）缺乏復合型檔案人員。隨著高校的發展壯大，高校檔案數量逐年增多，類型日益豐富，對檔案工作者的需求日益增加，檔案數字化工作給檔案人提出了更高的要求，不僅要熟悉傳統檔案收管用模式，還應與時俱進，具備一定的計算機技術、網絡技術、數據庫維護等技術，掌握各類應用軟件及相關信息技術知識。目前，各高校檔案館普遍存在工作人員編制不夠、人員結構趨于老化、檔案及計算機專業人員缺乏等問題，阻礙了檔案數字化的深入推進。

（三）存在一定安全隱患。數字化工作為檔案安全提出了新挑戰，如計算機病毒的威脅、黑客的攻擊、檔案應用系統的安全、檔案內容的安全、電子檔案數量逐年增長帶來的存儲危機、網絡的物理安全等問題。檔案安全理念不能仍停留在防火、防盜、防潮、防蟲等傳統紙質檔案的安全管理層面，而應拓展至電子檔案領域，如果不能完善安全措施，解決安全隱患，會影響檔案數字化工作的開展。

四、高校檔案數字化工作應對策略

（一）提高重視程度，加大投入力度。高校檔案館應充分認識到檔案數字化工作的重要性，將其作為當前工作的重中之重，在全館加強交流學習，調研兄弟院校的開展情況，從中吸取寶貴經驗。針對本館當前開展情況，制定短、中、長期數字化計劃與目標。加大宣傳力度，將數字化成果多元呈現，提升檔案工作在學校工作中的地位。主動向分管校級領導匯報檔案數字化工作的重要性和必要性，爭取校級領導的重視與支持，以實際行動呼吁學校劃撥檔案數字化工作專項經費，加大對檔案數字化工作的關注度和支持度，保證檔案數字化工作的有序進行。

（二）培養復合型檔案人才。高校檔案館可采用引進人才和繼續教育相結合的手段培養復合型檔案人才，在招聘時適當引進計算機、網絡工程等專業畢業生，豐富館內人員專業結構，為數字化工作招募專業技術人才。對館內現有工作人員及各部門兼職檔案管理員采用定期培訓、繼續教育等方式，組織檔案工作人員學習新理念、新技術，前往兄弟高校調研學習，交流經驗，取長補短。不斷提升館內檔案工作人員的思想認識、實踐技能和專業技術，使其掌握數字化常規操作技能，檔案管理系統操作技術。培訓學習與繼續教育是一項長期工作，應伴隨數字化工作進程，及時調整工作內容，保證數字化工作的順利開展。

（三）完善安全防護措施。伴隨檔案數字化工作的開展，傳統的防火、防盜、防蟲等庫房安全管理措施已不能滿足當前需求，高校檔案館應結合實際情況完善本館安全防護措施，在重視庫房安全的同時，也應重視網絡安全。檔案數字化工作基于計算機技術、網絡技術等開展，因而容易遭受網絡黑客、網絡病毒等多重攻擊。在數據保存時，也易因網絡故障、硬盤損壞而遭受數據流失與損壞。因此，高校檔案館應完善本館安全防護制度，從各方面防患于未然。采用脫機保存形式，盡可能避免網絡攻擊帶來的損失，購買質量過硬、性能較強的軟硬件設備，避免設備故障帶來的數據損壞。從正規渠道選購業界口碑較好、廣泛使用的檔案管理系統，將目錄與數字化成果一一對應，并對用戶訪問系統資源的權限進行嚴格認證和控制。實施電子文件和數字檔案備份制度，異地備份保管，以免發生意外而造成檔案信息數據丟失。完善檔案利用安全保密制度，處理好檔案保密與信息開放的關系。在館內加強保密學習，防止學校重要信息泄露。

（四）制定電子檔案管理辦法。高校檔案作為一個獨立的系統， 沒有統一的管理標準，因此系統內的數據與數據之間的關聯度不高， 如果進行統一的管理恐怕有難度。面對日益增加的電子檔案和迫切的管理需求，理應出臺相應的電子檔案管理辦法，使電子檔案管理有章可循。《電子文件歸檔與管理規范》GB/T18894-2002規定了在公務活動中產生的，具有保存價值的電子文件的形成、積累、歸檔、保管、利用、統計的一般方法。各高校檔案館可參照這一國家標準，結合本館實際情況，制定出適合自己學校的一套規范、操作性強的管理制度，從源頭上控制電子文件質量，提高規范化程度。

檔案數字化工作對高校檔案館而言，既是發展的機遇，也是面臨的挑戰。技術的發展為高校檔案館提供了解決問題的可能性，如何迎難而上、抓住機遇仍然是每個高校檔案館應該思考的問題。這既是時代給予的挑戰，也是時代賦予的使命，是社會的需求，也是高校檔案館自身發展的需求。檔案數字化已然是大勢所趨，因此，高校檔案工作人員應順應時代發展趨勢，順勢而為，轉變思路，探索出路，牢記自身使命，使高校檔案發揮更大的價值。

【參考文獻】

[1]劉麗華.新時期高校檔案數字化建設探析[J].內蒙古財經大學學報，2019，17（03）：150-152.

[2]謝建云.檔案信息化建設中安全工作思考[J].蘭臺世界，2011（04）：42-43.

[3]陶媛.高校檔案數字化建設研究[J].蘭臺世界，2017（21）： 32-34.