新發(fā)傳染病檔案管理的實踐

李玉歡

摘要：從今年春節(jié)前延續(xù)至今的新冠肺炎疫情，牽動著所有人的心。在全國人民的齊心協(xié)力下，疫情的新增趨勢目前趨于穩(wěn)定，而治愈率也在持續(xù)上升中。但是這類新發(fā)傳染病往往具有傳染性強、傳播速度快、病死率高的特點，對社會穩(wěn)定、經(jīng)濟發(fā)展和國家安全造成嚴(yán)重影響。因此，預(yù)防和控制新出現(xiàn)的傳染病，已成為當(dāng)前疾病預(yù)防控制工作中的重要內(nèi)容。無疑，檔案室作為各級疾控機構(gòu)重要的信息資源管理部門，應(yīng)該盡早認(rèn)識到這一點，積極將檔案管理滲透到防控工作中，做到關(guān)口前移，才能收集到全面的第一手的材料，才能確保這些檔案材料能夠真正完整地反映防控過程和經(jīng)驗。基于此本文就新發(fā)傳染病檔案管理進行探究。

關(guān)鍵詞：新發(fā)傳染病;檔案管理

一、建立檔案管理機制

（一）架構(gòu)檔案管理組織

當(dāng)疾控機構(gòu)全面啟動新發(fā)傳染病預(yù)防控制機制時，往往會建立起防控工作領(lǐng)導(dǎo)小組，全面組織和領(lǐng)導(dǎo)防控工作，并在此之下，成立相關(guān)工作組。如協(xié)調(diào)組、信息組、現(xiàn)場組、檢驗組、宣傳組、后勤保障組、外聯(lián)組、專家組等，具體負(fù)責(zé)預(yù)防控制工作中上下級部門的協(xié)調(diào)與溝通;進行疫情信息的收集、分析與上報;開展疫情的應(yīng)急處理與流行病學(xué)調(diào)查、疫情的監(jiān)測與檢驗檢測。同時還要對社會民眾進行健康教育，并與社會多系統(tǒng)多部門開展聯(lián)防聯(lián)控，共同抵御新發(fā)傳染病。在疾控機構(gòu)啟動防控機制的第一時間，檔案部門就應(yīng)積極行動起來，將檔案管理介入到防控機制之中。首先，檔案人員應(yīng)加入?yún)f(xié)調(diào)組或信息組的工作，專職負(fù)責(zé)對整個防控工作檔案的指導(dǎo)與收集。第二，在各個防控小組中確定檔案信息員，負(fù)責(zé)該組檔案材料的收集和歸檔工作。

（二）明確機構(gòu)和人員職責(zé)，建立規(guī)章制度

檔案部門應(yīng)在各工作組成立之始，建議領(lǐng)導(dǎo)小組在各組建立和制定制度時，在制度中明確歸檔任務(wù)。在工作結(jié)束或告一段落時，將本組形成的文件材料及時收集和歸檔，并將這一責(zé)任具體落實到各組的信息員職責(zé)中去。明確規(guī)定信息員的職責(zé)，除了定期將該組工作信息上報防控領(lǐng)導(dǎo)小組外，還要負(fù)責(zé)將該組文件材料收集齊全，上交到檔案室。檔案部門也應(yīng)該及時制定歸檔范圍，提出歸檔要求，發(fā)送至各工作組，從而確保信息員和各組工作人員都能了解和掌握歸檔內(nèi)容。

（三）利用現(xiàn)有的檔案工作網(wǎng)絡(luò)

在防控工作結(jié)束、工作組解散后，還會有反映防控工作的文件產(chǎn)生或需要歸檔，如表彰類的申報材料和實物類的檔案以及各科室申報的有關(guān)項目或科學(xué)研究的檔案材料。為了確保檔案能完整地反映整個防控的全過程，也應(yīng)該注意收集這部分材料，而它們的歸檔就需要靠現(xiàn)有的檔案工作網(wǎng)絡(luò)來完成。因此，檔案機構(gòu)還要及時對各科室的兼職檔案員提出要求，關(guān)注并及時收集和歸檔這部分檔案材料。

二、明確防控文件材料的歸檔范圍

（一）防控工作的組織與框架文件

包括防控工作領(lǐng)導(dǎo)小組的籌備、建立文件：領(lǐng)導(dǎo)小組和各工作組的職責(zé)任務(wù)、工作制度及人員安排、通訊錄;重要的會議記錄;本單位和上級單位的防控工作預(yù)案、方案、技術(shù)規(guī)范與技術(shù)指南;本單位和上級單位的防控工作計劃、總結(jié)、大事記;本單位和上級單位關(guān)于防控工作的通知、簡報等文件以及本單位向上級的請示、報告、建議、意見以及上級單位的指示、批復(fù)、復(fù)函等文件材料。

（二）現(xiàn)場流行病學(xué)調(diào)查及疫情處理材料

對新發(fā)傳染病進行現(xiàn)場調(diào)查和處理所形成的材料是反映整個防控工作的至關(guān)重要的第一手材料，是開展傳染病癥狀分析、流行病學(xué)分析和病原學(xué)分析與研究的最為基礎(chǔ)和關(guān)鍵的材料，因此要特別重視這部分材料的收集。這些文件材料應(yīng)包括確診病例及其密切接觸者的現(xiàn)場流行病學(xué)調(diào)查表、調(diào)查報告、實驗室檢測報告、專家會診意見及現(xiàn)場消毒或進一步隔離的記錄等材料。除個案材料外，還應(yīng)包括新發(fā)傳染病的報告管理、流行病學(xué)調(diào)查和處理的技術(shù)規(guī)范、指南等規(guī)定性和指導(dǎo)性文件。此外，消毒藥品、器械及防護用品等應(yīng)急物資儲備的申請、批復(fù)、登記表、匯總表，消毒工作登記和統(tǒng)計表以及應(yīng)急隊伍集結(jié)和培訓(xùn)等材料也應(yīng)包含其中。

（三）疫情信息統(tǒng)計與分析材料

這部分文件材料反映的是整個疫情的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，因此，對它們的收集也是檔案收集的重頭工作。應(yīng)包括本單位以及與上下級疾控機構(gòu)溝通的疫情監(jiān)測日報、周報、月報;疫情的監(jiān)測分析報告;建立新的疫情信息報告系統(tǒng)或平臺的材料以及相關(guān)的技術(shù)指南、規(guī)范性文件和培訓(xùn)材料等。

（四）健康教育材料

開展為大眾傳染病防控知識的普及和宣傳是疾控機構(gòu)的重要任務(wù)，特別是對大眾都不了解的新的傳染病，就更是需要加強民眾的健康教育。因此，在工作中形成的健康教育材料就成為整個檔案材料中較為重要的組成部分，包括健康宣傳方案、宣傳海報、公益廣告、折頁、手冊;以及多媒體制作材料如DVD、VCD光盤等等。此外，還應(yīng)包括對社區(qū)或下級疾控機構(gòu)人員開展培訓(xùn)的材料。

（五）有關(guān)新發(fā)傳染病的科研項目等研究性材料

在開展疫情癥狀監(jiān)測和實施防控措施的同時，疾控機構(gòu)對新發(fā)傳染病的研究會迅速跟上。檔案人員應(yīng)注意收集圍繞該病開展的疫情風(fēng)險分析和應(yīng)對措施研究、檢測技術(shù)與方法研究、流行病學(xué)、病原學(xué)分析與研究等材料;此外，還應(yīng)關(guān)注疾控機構(gòu)為防控工作申請的各類項目和科研材料，它們也從多個側(cè)面反映了防控工作的進展。這部分文件材料還應(yīng)包括項目的申請、計劃或方案、項目的進展記錄、項目的總結(jié)性和評估性材料以及項目的審計材料等。

（六）社會機構(gòu)聯(lián)合防控的材料

防控新發(fā)傳染病，不可能僅是衛(wèi)生健康部門單兵作戰(zhàn)，而是需要加強社會相關(guān)部門的聯(lián)防聯(lián)控，共同應(yīng)對嚴(yán)重的疫情。當(dāng)疫情發(fā)生時，疾控機構(gòu)會立即與出入境管理部門、民航局、鐵路局、交委、教委以及疫情周邊省區(qū)的疾控機構(gòu)進行合作，定期交流疫情信息，聯(lián)合采取防控措施，并協(xié)助開展異地患者的排查和確診工作。在聯(lián)防聯(lián)控工作中產(chǎn)生的文件材料主要包括信息交流的制度、規(guī)定;疫情信息通報和工作簡報;重要會議材料;協(xié)助開展的流行病學(xué)調(diào)查處理材料以及相關(guān)個案信息的通報、函件等材料。

三、結(jié)語

做好新發(fā)傳染病的檔案管理工作有助于汲取防控經(jīng)驗，為新發(fā)傳染病的預(yù)防和控制提供有效的依據(jù)，因此，我們對這項工作要高度重視，為人民健康服務(wù)。

參考文獻：

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[2]廖先龍.對縣級疾控中心檔案管理的思考[J].現(xiàn)代企業(yè)文化，2018（27）.