淺談信息化檔案管理歸檔整理分類技巧

劉敏

摘要：隨著時代的發展，我國事業單位的改革也在不斷深化，得到了社會各界的充分肯定。但是，要想在現代信息化社會的背景下有序發展，事業單位內部的檔案管理工作是重中之重。事業單位的檔案信息眾多，內容復雜，這就對管理工作者提出了更為嚴格的工作要求。隨著信息化技術的應用，能夠讓檔案管理工作人員的壓力大大減輕。

關鍵詞：檔案管理;信息化;歸檔整理;技巧

檔案信息的作用是記錄原始信息，無論是對人類文化還是對社會的發展，都具有非常重要的影響，檔案的存儲對未來社會的發展同樣具有非常重要的借鑒作用。隨著現代科技的不斷發展，信息化的程度也在不斷加深，在檔案管理方面發揮著不可代替的作用。

一、檔案管理歸檔整理分類的現狀

（一）檔案整理人員專業性不高

根據我國的隨機抽樣調查發現，目前事業單位機關的檔案整理工作人員都不是本專業出身，沒有受到過有關檔案整理方面的教育，大部分是從其他部門抽調過來或是遵從人事調度安排的，這樣的團隊會直接影響到事業單位檔案整理工作的專業程度。在一個沒有專業知識覆蓋的團隊組織中，很難開展具體的工作，而且會大大的耽誤檔案整理的時間，嚴重影響檔案作用的發揮。在目前的情況下，檔案管理部門在這方面存在著幾個問題：第一，沒有專業的人員進行有效工作;第二，人員不具備足夠的專業知識，沒有辦法在檔案管理的工作中科學、專業的分類;第三，檔案管理工作人員不固定，流動性強。在以上的現狀中，是無法使得檔案發揮其強大的作用和功能的。第四，檔案管理人員在上崗之前沒有經過專業的崗位培訓，故而在進行日常的工作時沒有形成固定的工作習慣與工作程式，導致工作過程看起來雜亂無序。

（二）對檔案整理的意識不高

基于社會中事業單位對檔案整理歸檔使用的傳統模式，可以看出，事業單位對檔案整理的意識還有待提高。事業單位的高層缺乏必要的管理化思想和分類歸檔的思想，沒有對檔案整理的規范性制度，認為只要整體看起來不亂就達到了預期效果。但實際上，檔案整理的工作并不只是單純的為了讓檔案看來不顯雜亂。在很多情況下，檔案的管理與歸類是為了方便日后能夠進行快速的查閱，倘若有關檔案管理的工作人員在進行檔案管理時，并沒有對檔案進行具有邏輯分類的歸整及處理，那么隨著檔案數量的增多，檔案的管理難度加大，日后想要對其中某個檔案進行分析與查閱，就會變成一件十分困難的事情。

（三）檔案整理缺乏信息化

信息化改革并沒有在檔案整理工作中發揮出很好的作用，限制了檔案管理工作的進行。信息化帶來了很多的便利條件，但是由于事業單位的不夠重視，阻礙了檔案整理工作的發展。事業單位沒有合理的運用與信息化相關的設備儀器，就沒有辦法建立檔案管理信息庫，仍舊使用傳統的紙質形式，大大增加了工作難度。再者，信息化的思想沒有完全貫徹到工作人員的腦海當中，不懂對檔案信息的保存和管理。信息化時代的來臨與事業單位的有關工作人員對信息化系統運用的不重視之間的矛盾倘若得不到解決，那么檔案管理就無法在信息時代獲得更方便快捷的管理路徑，也就無法使得其工作方式進行徹底的改變。

二、檔案整理分類技巧

（一）建立健全整理程序

檔案整理工作十分枯燥，需要非常有耐心的工作人員。雖然工作人員能對檔案整理的工作嚴謹進行，但是難免會出現失誤的現象。這就要求事業單位對檔案管理機構提出合理的規章制度和操作流程，并嚴格按實際情況操作。這樣的檔案分類能夠符合基本的要求，并能夠進行有效的整理。比如對某個時間段或者某個部門的分類整理、歸納，能夠在短時間內找到符合要求的檔案，方便查找。運用信息化的整理方法加入到整理程序當中，可以節約大量的時間。信息化系統能夠根據檔案分門歸類，規劃出具體的分類標準，同時也會具有針對性的對檔案進行整理，讓信息化程序能夠在向便捷式方向發展。

（二）錄用相關專業人員

要確保檔案整理工作有效進行，檔案管理的工作人員便不能在整個事業單位中調度，應該招聘具有相關專業知識的人員進行整理工作。如果具有相關專業的檔案管理工作人員，能夠在工作中準確的對檔案進行分類，有組織有規律的進行工作，并對整個檔案室的構造熟記于心，誰要找什么樣的檔案能夠在檔案架上及時找出，節省時間。不僅如此，要加強檔案整理人員的信息化技術，需要不定期學習新的整理方式。故而從這個方面來看，事業單位的檔案管理工作不僅需要有關檔案管理的工作人員有較強的職業技能以及較扎實的專業知識來為日常的崗位運作服務，還需要有關工作人員擁有一定的信息技術的基礎知識。只有如此，在具備相關專業的整理人員對檔案進行歸納時，才能夠運用信息化技術，在工作中起到事半功倍的效果。信息化系統的覆蓋面廣，在工作人員錄入檔案信息后，會自動進行分類管理，如果要找某某方面的檔案信息，輸入關鍵詞便能在極短的時間內得到想要的檔案。

（三）區別對待兩種檔案

自計算機問世以來，其存儲方式越來越被人們所看好，因此，檔案一般有著紙質檔案和電子檔案兩種存在方式。兩種方式都有其各自的特點和劣勢，二者之間要相輔相成，也要區別對待。在信息化的時代中，電子檔案在計算機中有著比較專業的歸檔整理軟件，所以，要把重點放在其相關專業的培訓上。紙質檔案不易存放，但是其能根據相關流程變得簡單化，工作人員在整理時，要做好檢查、收集等工作，再嚴格按照規定方式進行整理分類。不用花費太多的時間，紙質檔案一般是用來存底，確保檔案的完整性問題，因此，整理人員要適時精、簡、細，盡量減少勞動資源的浪費。這種模式是紙質檔案管理與電子檔案管理齊頭并進的管理模式，并不由于電子化檔案的興起而拋棄了傳統的紙質檔案管理方式。但紙質檔案管理方式雖然有所保留，卻并不意味著在日常的檔案翻檢與查閱工作開展時，需要進行紙質檔案的查找。在信息化時代來臨之后，有關電子檔案管理系統的設計與研發也在逐步的成熟過程中，在整個單位己經完全適應了使用電子化檔案管理系統進行日常辦公之后，日常的檔案翻檢以及查閱，就可以在完全不接觸紙質檔案的情況下，進行有關檔案內容的查找與翻閱。這不僅能夠節省大量的時間，還能夠提高檔案管理的工作效率，可謂一舉兩得。

（四）以“主體”為宗旨歸檔

檔案整理要以某個團體或者某個機構為出發點，進行總體的整理歸納。例如，本地區學校的檔案管理，從各方面對其進行歸檔整理分類，透過“方便快捷”的原則，能夠迅速地找到相應的檔案。這樣的歸檔整理能夠提高工作效率。

（五）提高整體質量

檔案對于每個人來說都是極其重要的，因此檔案工作者更應該對檔案的歸納整理更加用心、更加嚴格，本著負責任的態度，仔細歸納檔案的所屬類型，認真進行檔案歸類，將檔案工作做得更加有體系性、針對性，不得隨意整理，必須使其有著統一的分類標準。而且，由于檔案整理工作的復雜性以及任務量大的現實情況，管理人員也需更加有耐心，同時也需要檔案管理單位運用更加便捷的檔案管理方式，提高整理效率，并且提高檔案的安全性以及原檔案的保存，使得檔案工作更加有序進行。

三、結束語

檔案在我們日常生活以及社會發展中有著重要的價值，但目前的現狀中存在著很多問題，檔案工作的管理以及整理都有著復雜的流程以及分類，因此我們要在管理和整理的過程中不斷歸納總結，以便讓檔案工作更加簡單順暢。

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