事業單位檔案數字化管理的現狀與對策

呂怡玲

摘要：檔案管理數字化對事業單位發展具有重要的意義，但我國事業單位檔案管理數字化水平較低，存在管理意識淡薄、標準缺失、人員數管理水平不高的問題，對此提出了促進事業單位檔案數字化管理的對策。

關鍵詞：檔案管理;數字化;標準化

檔案管理是事業單位一項重要工作，海量的檔案數據要求事業單位采取數字化管理模式。在信息時代，數字化技術已經在各行各業得到普及和發展，數字化帶來的便利性大大提高了工作效率，未來有望在數字化技術的支持下實現無紙化辦公。數字化技術具有得天獨厚的優勢，數據存儲技術可容納海量數據信息，具有更高的安全性和實用性;數據檢索技術可讓用戶瞬間找到所需數據，不需要排隊，只要一部終端設備即可。檔案數字化管理是在數據化技術的廣泛應用下產生的，事業單位工作人員只需要借助計算機和網絡終端便可實現對檔案的查詢閱讀，大大提高了工作效率。目前我國事業單位受制于各種因素的影響，檔案數字化管理遠不如一些企業，本文具體問題具體分析，針對事業單位檔案數字化管理存在的問題提出來解決對策。

一、事業單位檔案數字化管理的意義

信息技術是21世紀的主要符號，任何領域離開的信息技術，其未來發展是很難想象的。事業單位是中國特色社會主義體制下的特殊產物，關系到國計民生，是中國穩定發展的重要基礎。因此，事業單位各方面的工作必須與時俱進。就檔案管理而言，采用數字化技術將大大提高檔案的收集和規章工作效率，從而更好的為人民服務。所謂檔案數字化管理，是依托于計算機及其網絡的平臺，再通過先進軟件體系的支持，對傳統檔案進行數字化和標準化，利用軟件進行資料的增減、變更，從而極大提高工作效率。檔案數字化管理是事業單位實現無紙化辦公的基礎。事業單位檔案數字化管理要緊跟時代步伐，不斷創新管理技術，愿提高信息化水平。

二、事業單位檔案數字化管理的現狀

現如今，信息化已形成高速公路，基于信息化技術的各類管理工作不斷優化，專業理論知識體系不斷升華，檔案管理理念不斷創新。面對如此形勢，我們在看到成績的同時，也不可忽略檔案數字化管理存在的問題。

（一）工作標準缺乏科學有效性

就目前而言，大多事業單位都認為檔案數字化管理是非常必要的，且積極開展數字化建設工作。但是，大多事業單位對數字化檔案管理并不了解，到底怎樣開展檔案數字化管理工作？應采取什么樣的制度、標準和規范要求，這些并沒有被引起重視，反而一些人存在僥幸心理，認為只要引進了軟件便是數字化管理，雖然工作效率上有一定提高，但遠沒有達到要求;一些人敷衍了事，只對一些重要的有價值的檔案進行嚴格意義上的管理，這種行為使得事業單位數字化檔案管理處于被動的局面。

（二）檔案數字化管理安全意識不到位

互聯網技術有一個致命的缺陷，便是數據的安全性問題，在對互聯網技術使用樂此不疲時，應該充分認識這個缺陷，通過合理的技術手段和管控措施來達到消除缺陷的目的。互聯網安全一直是備受業界關注的問題，一旦被不法分子利用，將帶來極大的信息安全后果。當前一些事業單位檔案管理人員并非專業出身，計算機管理知識不足，信息安全意識淡薄，導致信息安全問題不降反增。

（三）檔案數字化管理人員綜合素質有待提高

檔案數字化管理有別于傳統檔案管理，不僅要懂專業管理知識，還要懂計算機知識。檔案數字化管理同樣離不開人，并且對人的素質有更高的要求，所以檔案管理人員必須與時俱進，學習先進的新知識、新理念，以適應時代發展的需要。事業單位現有檔案管理人員受特殊體質原因的影響，學習意識不強，知識更新速度較慢，綜合素質水平一般，缺少專業與管理技能于一身的優秀人才。

三、事業單位檔案數字化管理的對策

（一）完善檔案數字化管理制度

要是檔案數字化管理得以運用，首先要在制度上下功夫，既要學會借鑒，又要根據單位的實際情況發展適合單位的檔案數字化管理技術，跟上時代的發展腳步。數字化檔案要有一套嚴格的標準，從資料的收集、整理及歸檔等環節都必須嚴格按照制度來執行，層層把關，統一化管理。在查閱資料時，有具體的檔案查閱制度，在查閱操作時避免出現資料泄密或丟失的情況。做好檔案信息資料的安全管理，既要發揮硬件的硬安全，又要發揮軟件的軟安全，防止檔案信息丟失、篡改等現象發生。檔案管理人員要盡職盡責，嚴格遵守檔案管理制度，為檔案數字化管理提供良好的環境。

（二）加大資金投入來更新技術設備

檔案資料都是一些有價值的信息資源，這些信息資源為特定的部門人員而服務。事業單位作為這些檔案資料的管理者，見證了其成長，伴隨著檔案數字化技術的發展，事業單位的工作效率和管理水平都有了極大提高，保證檔案的時效性和高價值性，及時為使用者提供高價值的檔案資料，實現工作開展的價值。因此事業單位要重視檔案數字化管理，投入專項資金來完善數字化專業設備，為檔案數字化管理提供基礎保障。打破傳統的信息格局形勢，讓檔案信息變得更加精確化。

（三）提升檔案管理人員的綜合素質

檔案管理人員素質提升主要有兩個方面：第一，檔案管理人員自身必須樹立強烈的學習意識，能夠突破傳統思想的桎梏，在業余時間多學習新知識新技能，更新知識結構與時俱進，更好地掌握檔案數字化管理的節奏。第二，事業單位要意識到檔案數字化管理的重要性，得進行制度、設備、軟件、網絡等基礎建設的同時，要重視人才素質建設，將人才培養作為核心要素，不斷加大工作人員的培訓力度，結合事業單位自身需求開展培訓工作，利用多媒體教學和專家講座的形式普及數字化管理理論知識，還可以引進企業優秀的檔案館數字化管理人才，形成人才間的優勢互補，全面提高人員的綜合素質。

四、結論

綜上所述，檔案數字化管理是事業單位適應社會發展需求的必然選擇，也是其整個組織管理工作的關鍵部分。當前，事業單位檔案數字化管理工作有了很大的進展，但存在的問題也不容忽視，完善檔案數字化管理工作必須以制度為基礎，加強檔案數字化管理軟硬件建設，同時提高檔案管理人員的綜合素質，能夠勝任障礙數字化管理工作，更好的服務于社會。

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