試析如何做好文書檔案收集與歸檔工作

韓翠香

摘要：文書檔案，又稱管理性檔案，是指機關、團體、企業(yè)、事業(yè)單位及其他社會組織在領導和行政管理等項活動中形成的具有保存?zhèn)洳閮r值的文件。文書檔案管理，是檔案管理工作的重要組成部分，是各個機關、團體和企、事業(yè)單位檔案工作的主要內容之一。收集工作是文書檔案管理的起始環(huán)節(jié)，與其他各個環(huán)節(jié)的工作相比，它處于一種特殊地位。特別是在簡化檔案整理工作、強化檔案利用工作、突出館（室）藏特色的今天，檔案的收集工作已變得越來越重要。

關鍵詞：文書檔案;收集與整理;重要性

無論是機關還是企事業(yè)單位，其文書檔案都是對過去單位歷史情境的再現(xiàn)，記錄著單位發(fā)展過程中的各種經驗教訓、研究成果、優(yōu)秀事跡，對于分析本單位整體發(fā)展水平、制定未來發(fā)展策略都有極其重要的作用。同時，文書檔案具有準確性和真實性的特點，單位領導在制定相關政策和規(guī)劃時，文書檔案中的記錄能夠幫助其提高決策結果的科學性與合理性，因此，做好文書檔案管理工作，對于機關企事業(yè)單位的發(fā)展運行意義重大。

一、文書檔案收集工作的重要性

（一）文書檔案收集工作是文書檔案管理工作的前提和基礎

文書檔案的收集工作是文書檔案管理工作的起點。一般情況下，檔案部門管理的檔案不是由檔案部門自身產生和形成的，而是通過開展收集工作，檔案部門將各個部門形成的具有保存價值的文件接收過來，并經過長期積累形成的。因此，從全部檔案業(yè)務工作的程序來看，收集工作是第一個環(huán)節(jié)，它為文書檔案工作提供了實際管理對象。有了檔案，檔案室才能開展整理、編目、鑒定、保管、統(tǒng)計和提供利用等各項工作。收集工作做不好，就沒有齊全完整的檔案，也不會有健全的檔案工作。

（二）文書檔案收集工作的質量決定了文書檔案管理工作的質量

收集工作的質量直接決定了檔案工作的質量。通常，人們在衡量一個單位檔案管理水平的高低時，首先要查看檔案室收集的檔案文件材料是否齊全完整。如果收集及時，檔案材料完整系統(tǒng)、鑒選得當，就能為檔案管理的各個環(huán)節(jié)奠定良好的基礎，從而能夠集中力量對檔案進行深入研究，并廣泛開展檔案的利用工作。相反，如果檔案收集得少，或者只收集了一些殘損零亂和使用價值不大的檔案材料，不僅會給整理、編目、鑒定、保管、統(tǒng)計等各環(huán)節(jié)工作在很大程度上造成無效勞動，而且也不能為社會各項工作提供有效服務。

二、文書檔案收集工作的要求

（一）歸檔的文件材料應當齊全完整，并符合長期保管的質量要求

保證歸檔文件材料的齊全完整是貫穿文書檔案收集工作的始終的基本要求。就一個機關而言，檔案的齊全完整是指歸檔文件材料能夠全面、真實地反映本單位的面貌。具體說，歸檔文件材料在種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)等方面都應保持齊全完整。對于文書文件材料，特別是公文，每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一份文件等要完整成套。可以說，檔案部門接收文件材料齊全完整的程度決定了收集工作的質量，而這也正是許多基層單位開展收集工作的難點。為此，各單位必須將文件材料的形成、積累、立卷和歸檔工作納入有關業(yè)務部門的職責范圍，通過崗位責任制和其他制度的建立，保證歸檔文件的齊全和完整。

歸檔的文件材料不僅要求內容上客觀、真實，而且在制成材料特別是書寫材料方面要利于文件的長期保存。因此，在收集過程中，檔案人員不僅要檢查文件的完整情況，而且要嚴把文件的書寫質量關，杜絕不符合要求的文件進入檔案室。

（二）歸檔的文件材料應當精煉準確，并反映立檔單位的主要職能

每個單位在日常工作中會形成和使用大量文件，其中具有查考、憑證價值、需要整理歸檔的文件只是一部分。為了防止出現(xiàn)“有文必檔”的現(xiàn)象，文書部門與檔案部門對收集到的文件材料必須按照鑒定原財和檔案保管期限表的規(guī)定，結合本單位實際審慎地進行鑒定，準確地確定文件的存毀，使反映單位重要事件、重大活動和基本歷史面貌的文件材料都能夠接收到檔案部門。

（三）檔案部門要加強收集工作的調查和指導

檔案收集工作實際上是要解決檔案形成的分散性與管理的集中性之間的矛盾。為使各部門形成的文件能夠按要求移交到檔案室集中保管，檔案部門在收集工作中必須重視調查，掌握應歸檔文件的分散、流動、管理和使用等方面的信息。特別是對業(yè)務部門形成的文件，檔案人員要在全面了解本單位基本職能的基礎上，深入、細致地掌握各部門的主要職能活動及其形成的文件材料情況，準確劃定收集的范圍和收集重點，確保歸檔文件齊全完整。

在實際工作中，由于種種原因，檔案人員忙于歸檔文件的整理和檔案的日常提供利用工作，很少有足夠的時間詳細了解各業(yè)務部門的具體工作，這就不可避免地造成了收集工作的盲目性。在收集的過程中，經常出現(xiàn)業(yè)務部門給什么，檔案部門就收什么的現(xiàn)象，導致有用的文件收不進來，收來的文件用處不大等問題。長期如此，這不僅直接影響檔案利用工作的質量，而且損害了檔案部門的形象，危及檔案工作的地位。因此，為了提高收集工作的質量，檔案部門應當加強與各業(yè)務部門的溝通和聯(lián)系。此外，對于單位舉辦的某些重大活動或發(fā)生的重大事件，檔案部門也要積極參與，全面了解情況，并指導有關人員做好文件的歸檔工作。

三、結語

在各單位實際工作的開展當中，文書檔案整理歸檔都是不可缺少的重要環(huán)節(jié)。目前，我國社會整體發(fā)展進入了一個新階段，信息化技術的應用也十分廣泛，這也給文書檔案整理歸檔工作提出了新的要求與挑戰(zhàn)。相關單位的管理人員需要切實認識到該項工作的重要價值，為文書檔案整理歸檔的開展提供有力支持，從事該項工作的人員則需要把握好文書檔案整理歸檔的基本原則，并且對該項工作暴露出的問題進行總結分析，在此基礎上選擇科學的處理方案，實現(xiàn)文書檔案整理歸檔的深入革新。

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