檔案管理工作的一些合理化建議

郭鐵柱

摘要：作為檔案工作者要高度重視這項工作的開展，自覺做好事業單位專門檔案的管理工作，按照上級頒發的專門檔案管理辦法和各自的行業規范，遵循各專門檔案形成的規律和特點，根據它們之間的有機聯系進行收集、整理、保管和利用，為豐富館藏檔案奠定物質基礎，為各項業務工作提供信息資源，為增強單位整體檔案管理工作合理化、規范化、科學化發揮重要作用。

關鍵詞：檔案管理;合理建議;公文

公文是檔案的前身，檔案是由公文轉化而來的。可以說公文制發的怎樣，不僅僅決定公文本身的質量，同時，也決定了日后檔案的質量，決定了檔案工作規范化、標準化的質量。因此，我們在公文制發中必須要注意解決好規范化、標準化問題，以提高檔案實體質量，為檔案工作實施規范化、標準化管理打基礎。

一、簡析如何提高公文質量

第一，公文用紙質量要好，幅面尺寸規格要統一、規范、標準，符合國家的有關規定。排版形式為橫寫橫排，左側裝訂。二要注意檢查制發公文是否履行了簽發手續，是否符合審批權限，公文標題是否準確，主送單位和抄送單位準不準，落款是否與公文一致，有無日期等。三是公文字跡要牢固清晰。各種記錄、報表、簽字、批注等，都不應使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，這有利于日后長久保管利用。四是使用文種要合理，擬制格式要規范，行文不要濫用簡稱和使用不規范的字，以利于日后標準化、現代化檢索手段的實施。事亞單位中形成的專門檔案，是檔案管理中不可缺少的一部分，也是各單位不容忽視的歸檔類別。由于專門檔案形成的規律和特點各有不同，其收集和管理工作就要不同于文書檔案而具有相對獨立性。

二、概述專門檔案的含義

專門檔案是指某些專業范圍內產生，有比較穩定的文件名稱、格式和形成規律，有各自整理和管理辦法的各種門類檔案的總稱。它是個群體概念，不特指某個檔案種類的實體。專門檔案類別很多，涵蓋內容也很廣泛，如藝術檔案、工程檔案、審計檔案、訴訟檔案等等。事業單位中形成的專門檔案是本單位檔案管理中不可缺少的一部分，也是各單位不容忽視的極為重要的歸檔類別。事業單位專門檔案包括財會檔案、科研成果檔案、基建工程檔案、學籍檔案、聲像檔案和出版刊物檔案等。由于專門檔案具有特定的形成規律，其收集和管理工作就要有別于文書檔案而具有相對獨立性。

三、提出對檔案管理的幾點建議

（一）專門檔案歸檔要掌握靈活性

文書檔案的歸檔時間一般是以年度為界，而專門檔案記述和反映了機關某些專業方面的工作活動情況，其形成檔案的規律和特點各有不同，因而專門檔案的歸檔時間要掌握靈活性。如科研成果檔案要以科研項目完成時間歸檔，一項科研項目根據科技立項、擬訂方案及開展研究，到最終完成需要一年、幾年甚至十幾年時間。基建工程檔案要以工程竣工時間歸檔，基建工程從項目報批、圖紙設計、動士施工到項目竣工也不是一年時間就可以完成的。因此，這類檔案要以其完成時間歸檔。如果研究項目或工程竣工時間過長，也可以按照研究程序和工程進度，分階段歸檔。聲像檔案是實時瞬間和階段的真實記載，是保存在膠片、相紙、磁盤、光盤等感光材料或磁性材料等載體上的影像和聲音。它記載和反映了單位的重大事件、重要活動和重要人物的真實面貌，相比文字檔案來說，更直觀、真實、形象、生動。

（二）專門檔案收集要重視完整性

由于專門檔案形成的規律和特點具有特殊性，一是各專業內容性質不同造成在歸檔時間上不統一;二是某些檔案形成的時間過長，如果專業工作人員歸檔意識淡薄，就容易造成檔案內容缺失。因此在收集各類專門檔案時，要特別注意檔案內容的完整性。如基建工程檔案，具有工程周期長、工作流程長、工期階段多、涉及部門多等特點，使基建檔案具有多樣性、復雜性和成套性等特性。一項基建工程項目，要有工程項目前期文件、勘察測繪文件、設計文件、施工技術文件、監理文件、設備文件、竣工驗收文件，從工程立項、勘察設計、審批、招投標、施工、監理到竣工等多項程序。由于基建工程人員流動性大，工程各參建部門缺乏相互溝通，加之基建工程人員對工程檔案管理的專業知識不甚了解，極易造成工程項目管理和技術檔案存在分散、損壞或內容丟失等問題。在收集基建工程檔案時，要特別強調基建工程檔案內容的完整性，按照基建工程建設形成規律收集、整理和保存，確保基建工程檔案齊全、完整、準確和系統。

聲像檔案的收集工作存在同樣的問題，從客觀上看，影像存儲隨意性很強，產生的電子照片丟失的概率也很高，如果不注意保存和備份，就容易丟失。因此，檔案部門對聲像檔案的歸檔監督極為重要。在收集工作中，既要重視對某項工作和重大活動形成聲像檔案的完整性，又要強調單張影像歸檔的全面性，如時間、地點、人物、工作內容和活動名稱，都要注有詳細的說明，便于日后的查閱和利用。

（三）專門檔案管理要強調實效性

專門檔案記載和反映的內容是機關某個方面的工作活動情況，外觀沒有固定的格式，載體沒有統一的標準，因而具有內容的單一性、形式的特殊性、載體的多樣性、歸檔的固定性和服務對象的針對性。對于專門檔案的管理就要根據其特點有別于文書檔案。文書檔案可以按照年代、部門和保管期限進行統一管理，而專門檔案要強調利用的時效性，根據各自不同的特點分門別類進行單獨管理。如財會檔案、出版刊物檔案可以按照年度和保管期限進行整理上架;科研成果檔案、基建工程檔案和聲像檔案就要根據檔案內容，不同載體形式分項進行保管;教學工作的學籍檔案則要以學年為單元進行管理。

四、結束語

在新形勢下，檔案工作面臨新的考驗和挑戰，只有進一步增強責任感和使命感，努力發揮檔案工作的獨特作用，更好地服務于本單位工作大局，更好地發揮檔案工作服務經濟建設、促進經濟發展的作用，服務政治建設、促進政務公開的作用，服務文化建設、促進文化繁榮的作用，服務社會建設、促進社會和諧的作用，服務黨的執政能力建設、促進長治久安的作用。

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