信息化管理在解決高等院校固定資產管理問題中的優勢與應用策略

摘要：高校資產中固定資產比例極高，這類資產是保障高校正常運作、發展的基礎性資產，同時也是高校質量和條件的重要判別因素，因此高校固定資產管理是保障高校健康和科學發展的重要前提。但目前一些高校在固定資產管理方面存在一定問題，其中信息化管理是解決相應問題的有效方法之一，對此本文著重探討了信息化管理在解決高等院校固定資產管理問題中的優勢，并從實踐層面探討了高校固定資產信息化管理具體策略，以期為高校資產管理改革提供一定參考。

關鍵詞：高等院校;固定資產管理;信息化;應用

一、高校固定資產管理的常見問題

（一）責任分配不合理

固定資產管理對于絕大多數企業而言都屬于核心財務管理和組織管理工作之一，但對于高等院校等事業性單位而言固定資產管理通常不會作為核心管理內容，因此在實際資產管理中也常出現受重視度偏低的問題，較為突出的是責任分配不夠細化、責任管理不夠嚴格。現階段國內高校在固定資產管理中通常采用歸口管理方式，即按照固定資產的類型向各責任部門分配不同的責任，例如財務部門主要負責固定資產的定期評估但不負責具體管理，重大固定資產（如土地資源、房屋和大型設施等）一般由院校后勤部門負責管理，一般固定資產（如教學和教研設備與儀器、圖書館館藏書籍等）通常由院校行政管理。

高校固定資產管理的相關責任分配相對分散，從表面上看固定資產的分類較多且不同類型資產具有歸口管理部門。實際上高校固定資產的主要使用者為院系行政部門和教師，管理責任部門日常工作中主要負責固定資產的使用權分配、排序，其他時間主要負責對固定資產的一般保護，而相應保護內容較少納入財務部門的監管。由此不難發現高校固定管理的責任分配存在兩個突出問題：其一，固定資產管理的集中度不足，綜合管理存在部分空缺，例如過程監管缺失等;其二，固定資產使用與監管分離，主要管理工作由行政部門負責，主要使用過程集中在基層，主要監督工作由財務部門在事后進行，在人事大幅調動等情況下固定資產管理質量也會明顯下滑。

（二）過程管理不完善

我國部分高校的固定資產管理問題多出現在校區擴展期及之后的時間內，這一時期高校固定資產管理的常見問題在于固定資產投資風險。目前我國高考報名人數和高校招錄取人數仍保持增長態勢，而國內高校數量有限，為滿足持續增長的生源規模，很大一部分高校選擇了擴建，這期間高校固定資產投資規模明顯增加，而相應建設活動所需資金基本不可能完全依靠財政撥款來滿足，因此多數高校會選擇銀行貸款等方式進行籌資。

在對貸款所獲得的資金進行固定資產投資的過程中，風險管理必須被高度重視。而許多開展擴建工作的高校對此類投資活動的事前和事中管理不到位，例如事前管理中風險分析不足，導致投資風險未被有效識別;事后管理中缺乏對固定資產收益創造能力的建設，進而引發固定資產風險和潛在的財務風險。從本質上看，這是對固定資產投資的過程管理不到位，輕視了風險管控問題。

（三）內控制度落實存在障礙

高校固定資產管理屬于內控工作的組成部分，由相應內控制度作為指導，但實際內控制度在落實過程中還存在一系列的問題：

首先是因職能分配不合理導致的約束力不足。當前我國高校固定資產管理責任主要依照資產類型劃分，固定資產管理體系實際上呈現出明顯的扁平化特點，而扁平化管理體系更適合于基層決策權需求較高的管理內容，固定資產顯然不在此列，同時扁平化管理還導致了責任部門間難以進行有效的監督和約束，進而導致部分固定資產控制制度的操作性下降。

其次是審批制度不健全。在高度扁平化的固定資產管理體系下，高校部分固定資產投資的申請、審核、清查工作難以全面貫穿，實際決策和管理略顯隨意，導致許多隱性風險無法被及時有效地識別。

最后是內部監督審計制度不完善。目前國內所有高校幾乎都設有內部審計部門，但在固定資產審計方面的主要工作內容仍局限于采購固定資產的驗收、評價等基礎層面，部分監督審計工作仍存在空白。

二、信息化管理思想在解決高校固定資產管理問題中的優勢

（一）國家制度支持優勢

高校內控管理的信息化發展目前己納入政策規定范圍，2012年我國財政部聯合多部門共同印發的《行政事業單位內部控制規范（試行）》中明確提出了要“建立資產信息管理系統，做好資產的統計、報告、分析工作，實現對資產的動態管理”的基本要求。此外在2016年財政部主持的全國行政事業單位資產清查工作中又再次強調了各單位必須建立國有資產信息化基礎數據庫的硬性要求，這其中就包含了固定資產的信息化數據庫建設。因此高校固定資產信息化管理是當前國家政策要求下的必要工作，這一規范明確了高校資產信息化管理的必要性，為固定資產的信息化管理提供了上層制度支持，信息化管理在未來高校開展固定資產制度建設方面也將獲得一定的政策資源優勢。

（二）信息技術發展相對完善

21世紀的科技與經濟發展是以網絡與信息技術為基礎的，在21世紀已經過去的不足20年中，全球網絡與信息技術發展與迭代迅速，其中不乏可應用于固定資產管理方面的實用性技術。例如固定資產信息的在線管理能夠有效提升高校固定資產管理的統一性，而大型固定資產監管中的人員需求也可以在新型傳感器技術和物聯網技術的支持下得到消解，利用GIS.GPS.條形碼和二維碼技術等也能夠實現對高校大小型科研設備的快速信息錄入與跟蹤管理等?？梢哉f新時代網絡與信息技術的高速發展為固定資產日?；芾硖峁┝酥T多便利，能夠大幅解決管理障礙問題，例如降低固定資產管理對人的過度依賴、提高固定資產實時檢查的可能性、保障固定資產清查的真實和準確性等。

（三）可消除固定資產常見問題中的溝通障礙

前文對高校固定資產管理的常見問題進行了總結，主要為管理責任分配不合理、過程管理不完善、內控制度落實存在障礙，從本質上看這三類問題都與資產管理體系內部信息溝通不暢有一定關系，引入信息化管理手段對解決相應問題有十分重要的作用。

從固定資產管理責任分配角度來看，現階段高校采用歸口管理的主要原因在于多數高校己有固定資產類型多樣，而實際可投入到固定資產管理工作上的人力資源不足，故采用效率更高的歸口管理方式。而在信息技術的支持下，固定資產統一管理對人力資源的需求顯著下降，可以擺脫對歸口管理模式的過度依賴。同時在信息化管理模式下高校固定資產使用過程中可以采取更嚴格的多級化管理，這樣能夠強化責任分配質量和落實質量，其中信息化技術還能夠避免多級化管理下固定資產申用審核等的效率問題。

從過程管理的角度來看，目前高校固定資產管理的過程不完善主要集中在事前和事后管理階段，相應管理中的核心問題在于固定資產投資管理部門對于所投資項目的分析不足，而根本原因在于管理部門不重視經驗積累，難以支持風險評估;同時在固定資產購置后缺乏對固定資產的實時監管，導致資產損失、流失問題無法被及時發現。而這兩類問題都能夠通過信息化技術來解決，例如前者可依托高校固定資產投資大數據來分析和定位風險，后者則可利用物聯網監控技術等對固定資產進行有效的追蹤管理等。

從內控制度落實角度來看，高校固定資產管理內控制度的核心問題在于內控體系的連貫性不足，其本質在于信息傳遞效率低、信息共享質量差，大多數審計監管信息需要審計部門工作人員親自到現場獲取，這嚴重影響了內控工作執行效率和質量。而統一的固定資產信息化管理體系能將大部分審計工作所需的信息集中整合到固定資產信息庫中，大幅降低審計人員線下工作比重，從而保障內控工作質量。

三、高校固定資產信息化管理策略

（一）構建多級網絡管理模式

多級網絡管理的根本目標是要保障固定資產管理責任的細化分配與統一監管，從而以多級管理替代扁平化管理，更有效地規避固定資產管理責任空缺與執行風險。具體到管理實踐中，應分別從固定資產管理的組織結構和信息化管理體系結構兩個方面進行多級化調整。

首先，建立多級化固定資產管理組織結構。即從固定資產管理組織制度層面強化責任多級細化分配，應由院長聯合財務部門負責人共同對全校固定資產管理進行統一指揮，下設固定資產投資管理部門，負責投資需求分析、投資風險分析與評估、投資風險監控與跟蹤管理;原按固定資產類型的歸口管理分類不變，新增專業資管部門對固定資產管理做綜合統籌與協調管理，審計部門責任小組納入統計管理層，負責對統計歸口部門的責任監督和管理;基層固定資產使用和管理部門設定明確管理權，負責使用權分配、固定資產使用和變更（變化）記錄等，保證權責明確，避免權責交叉、重疊等混亂現象。

其次，建立與固定資產管理組織結構匹配的一體化、多權限層級的信息化管理系統。一般可采用三級管理模式，其中：一級管理模塊的使用權人主要為院長、財務部門固定資產管理負責人、固定資產投資管理部門相關人員，負責對固定資產投資、分配與使用的全流程管控;二級管理模塊的使用權人主要為歸口責任部門，包括財務部、各院系行政部門和院校后勤部門，各部門負責固定資產分配、使用信息審核與跟蹤管理、向上反饋資源需求、向下下達管理需求等;三級管理模塊為基層管理部門，負責固定資產使用需求提交、固定資產的使用與保護、固定資產的出＼歸庫記錄等。各級管理模塊按照管理層級不同設置不同權限，其中審核后信息的變更操作應做限制，所有審核后信息的變更歷史應保存系統記錄，同時保留變更前所有操作記錄和舊版本信息，確保資產信息完整性和真實性。

（二）統一固定資產信息化管理數據標準和接口

固定資產信息化管理最重要的一個目標是建立統一的信息資源管理系統，這一方面能夠保證固定資產管理系統信息的完整性，提升管理和審計質量，另一方面能夠對固定資產管理問題分析提供充足資料，幫助管理部門更好地發現潛在問題。但具體到事件當中，固定資產管理細膩的統一管理要從制度和技術方面實現同步統一。

首先，要建立標準的固定資產信息化管理流程。各責任部門必須嚴格按照工作制度與流程規范執行資產購置申請、投資、使用和跟蹤管理工作，同步記錄固定資產信息，確保信息完整性。

其次，要建立統一的信息錄入標準。在固定資產采購等投資活動中，籌資申請、籌資記錄、投資記錄等信息都要提供標準模版，為未來統計信息提供標準化支持;在固定資產使用過程中，使用申請、出入庫記錄等都需要做到標準化管理，使用標準格式錄入;在固定資產檢查方面，所有檢查信息也需要采用標準的數據格式。

最后，要建立歸一化數據接口。主要針對固定資產管理不同階段的綜合數據信息分庫管理等問題（例如多分院間使用不同物理數據庫的情況），提供統一的數據標準和歸一數據接口，保證審計監管部門和財務部門在進行固定資產清查和核算過程中能夠有效調用所有信息且保證信息格式的標準統一，進而保證清查等管理工作的準確性，也為其他固定資產實時管理工作提供高時效性的遠程監管條件。

（三）建立專業的資產信息化管理隊伍發展模式

固定資產管理的信息化改革必然提高了對相關管理人員的技術能力要求，未來高校在資產管理工作隊伍的建設過程中需要將資產信息化管理技能培育作為新增內容，重點優化相應技能培育和發展相關的內容體系、教育培訓體系、實踐鍛煉方案等。同時在未來資產管理人才招募中增加對人才信息化技術的考察，將之作為人才能力的基礎要素進行評價，相應能力也作為在崗工作人員的績效評價與職稱評定參考要素，實現對隊伍成員自主技術能力發展的有效激勵，有效提升團隊工作能力。

四、結語

通過本文分析來看，目前我國高校固定資產管理的問題主要表現在制度層面，而相應制度的優化大多依賴信息化管理的支持，甚至可以通過信息化管理來徹底解決相應問題，而現代網絡普及和信息技術發展都為信息化管理改革提供了有利條件。針對現有問題，本文認為高校固定資產信息化管理應從多級管理、信息統一管理、隊伍發展三個方面著手，具體應用中要同時從管理制度和信息技術方面實施并行改革，保障固定資產信息化管理的有效落實。

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注：2018年度皖南醫學院中青年科研基金（人文社科研究項目），WKS201812。

作者簡介：王凌云（1976-），女，研究生，中級經濟師，經濟管理，財務管理，工商管理。