論新形勢下檔案管理工作的規范化

尤永玲

摘要：近年來，社會經濟快速發展，檔案信息內容日漸增多，對于檔案管理工作提出了更新更高的要求。所以，就需要加強檔案管理工作方式改革，完善檔案管理制度，實現檔案規范化管理。文章將從新形勢下檔案管理工作面臨的問題著手，就如何實現檔案管理工作規范化提出相應的策略，以供同行參考。

關鍵詞：檔案管理;規范化;問題;策略

1新形勢下檔案管理工作面臨的問題

1.1檔案管理工作重視程度不高

由于新形勢下檔案管理工作涉及較多內容，且較為復雜，對于檔案管理者的素質要求較高。加強檔案規范化管理建設意義重大，但現實的情況是，很多檔案單位管理工作者并未意識到規范化管理的價值與作用，既沒有編制完善的管理制度，對檔案管理工作予以規范與約束，致使檔案管理工作隱患突出，無法滿足檔案管理工作需求，不利于檔案管理工作效率與質量的提升。對大多數企業而言，他們往往過于關注經濟效益，導致檔案管理工作被忽略，在檔案管理方面缺乏足夠的投入，資源配置也不夠合理，職工工作責任感缺乏，導致檔案管理工作無法滿足規范化發展的要求。

1.2檔案管理體系不夠完善

當前，經濟社會發展迅猛，國內企業發展速度日漸加快，管理制度得到了有效完善，但是企業檔案管理工作仍然面臨檔案管理制度不完善的問題，檔案管理者操作不夠規范，工作落實不到位。據可靠資料顯示，很多企業并不注重檔案管理制度創新，無法滿足新時期檔案管理工作需求，仍在使用舊的檔案管理體系，致使檔案管理工作面臨激烈矛盾，管理工作效率得不到有效提升，檔案管理工作規范化水平較低。

1.3管理方法落后、信息化程度較低

當前，高科技在人們的工作與生活中應用廣泛，極大地促進了社會的發展。在檔案管理工作中運用先進科技，符合新形勢下檔案管理工作需求，但就目前情況來看，技術與管理無法實現有效結合，也沒有創建相應的網絡管理平臺，檔案管理信息化程度偏低，紙質與手工登記的方法依然存在，嚴重影響了檔案的完整性與準確性，對檔案的利用極其不利，檔案管理工作效率也隨之下降。從總體上看，盡管網絡化與信息化水平逐年上升，但對于檔案管理而言，企業因為受到各種因素的影響，導致檔案管理無法有效運用信息化技術，其作用也發揮的不夠充分，工作隱患突出，信息化與規范化高度均比較低。

1.4檔案管理員素質水平不高

在新的發展形勢下，對檔案管理工作的信息化與規范化提出了更高的要求，那么就要求檔案管理員除了要有扎實的專業化知識外，還要掌握現代化技術，但目前，檔案管理員素質水平較低，專業化程度不足，對于先進管理軟件與計算機技術，檔案管理員掌握不到位，檔案管理工作依舊停留于檔案資料的歸納與整理。此外，由于長期得不到有效培訓，其知識結構無法得到及時更新，專業技能水平也得不到有效提升。有的檔案管理員受傳統管理模式束縛約束，無法滿足檔案規范化管理的要求。

2新形勢下實現檔案管理工作規范化的有效策略

2.1加強觀念更新，增強自身責任意識

對于檔案管理人員而言，應當具有強烈的責任意識，確保每個細節得以處理到位。既要明確檔案管理工作的重要性，強化檔案管理意識，對于領導人員而言，應當注重檔案管理宣傳，并立足于自身發展需求，認真分析經濟發展現狀與運行趨勢，緊密圍繞設備、科研成果以及資料加強檔案管理，不僅要加強對員工資料的管理，對于資料整理，應當形成具體的管理辦法，徹底摒棄過去收攤看點的做法，不僅要埋頭苦干，也要有敏感與睿智，提升檔案工作質量。

檔案管理人員的素質水平，會直接影響檔案管理工作效率與質量。將一些處于雜亂無章狀態資料形成具體目錄，構建相應的檔案管理系統。對于管理人員而言，應當合理使用信息技術手段，通過各種現代化手段，對檔案資料進行有效管理，綜合采用多種交流式管理方式，以有效滿足企業需求，加強新知識學習，當前，在檔案管理工作過程中，各種信息技術手段運用不夠廣泛，檔案管理人員必須要有知識厚度與涵養，以及時跟上時代發展步伐，這就要求管理人員主動鉆研，強化實踐，加強新方法探索，以實現不斷進取。

2.2構建完善的檔案管理體系

新形勢下進行檔案管理，應當采取有效的處理措施，以免留下任何隱患。如果從縱觀全局角度出發，檔案管理工作問題的出現會受到規章制度的影響，因此，在檔案管理工作過程中，應當加強檔案管理體系完善，并加強對現有檔案管理制度的創新與改革，妥善處理好檔案管理制度問題，彌補制度的不足，使檔案管理工作質量得到有效改善。第一，應當深入貫徹落實細節方面制度，考慮到檔案管理工作量龐大，還要完善細節管理，如編號、錄入、取出及轉移。對于每一項工作，都應進行具體記錄，還要將責任落實至相應的負責人，確保檔案管理員明確自身職責。第二，完善整體方面的制度。對于檔案管理制度而言，應當加強階段性更新與改革，優化制度內容結構，使檔案管理工作得以規范化開展，進而確保檔案管理工作質量。

2.3加強檔案管理方法與技術優化

現如今，在檔案管理工作中，傳統的管理技術與方法已經無法滿足規范化管理工作需求，盡管耗費了大量的時間與精力，但取得的效果卻不盡如人意。所以，應將先進的電子技術與信息化技術運用于檔案管理工作，提高檔案管理工作的高效性與便捷性。但在檔案管理工作中運用先進技術時，雖然會面臨較大機遇，但也需要應對極大挑戰。

為了提高現代科技的實效性，檔案管理員應當全面了解檔案管理工作要求與問題，加強管理與技術的結合，開發出與企業實際需求相符的的現代信息化檔案管理系統，確?，F代化技術在檔案管理中發揮應有的作用。在將現代科技運用于檔案管理工作中時，應當做好安全防范工作，提高檔案的規范化水平，滿足檔案文件對于保密性的需求，以免因技術工具的不合理使用導致檔案發生泄漏或丟失。所以，就要不斷加強加密建設，定期對權限設置加以檢查，還要對電子檔案系統進行嚴格檢查，及時完善電子檔案的登陸功能，保障電子檔案安全。此外，為了進一步提升檔案信息化水平，還要為每份資料創建電子檔案，比如說可以利用掃描儀對全部人工記錄資料進行掃描，生成電子檔案加以保管，還要通過檔案管理軟件對檔案資料按照檔案類型與時間的不同進行歸檔，建立相應的電子檔案目錄，為日后查找與翻閱提供方便，使檔案查找效率得以提高，降低人力及時間投入，使檔案管理工作質量得到有效提高。

2.4提高檔案管理者的素質

新的發展形勢下，對于檔案管理規范化的要求日益提升。因檔案管理工作涉及較多內容，信息量龐大，管理起來存在一定難度，對檔案管理工作提出了較高的要求，那么對于檔案管理者而言，就要求綜合素質比較高。但就現有的檔案管理者而言，其綜合素質存在明顯差異，達不到崗位工作需求，也不擅長信息化技術的運用，因此，應當加強檔案管理者素質培養，企業應當加強市場環境了解，并根據檔案管理工作實際，合理制定培訓計劃，加強培訓教育，讓其檔案管理知識更加豐富，信息化技術水平得到有效提升，此外，提高檔案管理員行為的規范性，使其責任心得以增強，檔案管理工作效率得到有效提高。

3結束語

總之，在新的發展形勢下，檔案管理工作面臨新的發展機遇，但也因受到很多因素的影響，檔案管理工作還要應對一定的挑戰。傳統的檔案管理工作模式已無法滿足信息化與現代化管理的要求，為了實現檔案規范化管理，應當意識到檔案管理工作的重要意義，并立足于企業實際情況，合理構筑檔案管理體系，加強管理方法與技術的運用，使檔案管理信息化水平得到有效提升。

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