大數據時代背景下高校檔案管理工作探析

摘要：大數據時代背景下促進了高校檔案管理體系的升級和高校檔案安全體系的變革，當前高校檔案管理的工作方式、工作體制較為滯后，無法凸顯檔案管理工作的信息化價值。基于此，改革高校檔案管理工作的工作理念、提升檔案管理人員的綜合素質、科學整合檔案資源可以促進高校檔案管理工作的發展。

關鍵詞：大數據;高校;檔案管理

隨著大數據時代的來臨，各個行業與領域的生產方式均產生不同程度的變化，改變了傳統在檔案利用方面以為政府服務為主的檔案管理狀態。大數據時代背景下，隨著公眾對檔案的深入認識，檔案管理由原來的歷史記錄性變為可利用性，高校檔案管理的工作也變得較為繁重，其中各類信息數據都需要保證保管的妥善與合理，迫切要求高校檔案服務進行變革，以跟上社會的進步，及時針對檔案內容予以更新以及保存，方便日后能夠進行瀏覽以充分發揮其價值，提供多元化的檔案服務工作。

一、大數據時代背景下高校檔案管理工作的重要性

在大數據時代背景下，一方面，構建智慧校園已成為未來高校發展的必然趨勢，也是迫切需要實現的目標，而智慧校園的建設之中，檔案信息資源的運用以及開發工作也是重要的組成部分，將檔案館的建設有效融入高校建設之中，可以提高高校整體信息水平均有明顯提高。結合信息數據資源的運用，智慧校園構建需要將檔案滲透在檔案館建造之中，同時針對檔案館內存儲的信息數據加以激活，并確保上述信息數據確實能夠應用于高校建設之中。檔案館之中存儲的信息資源數量過于龐大，僅運用人力的方式顯然無法予以妥善的保存以及合理的運用，因此需要利用大數據加以有效處理。另一方面，大數據背景下，無紙化的電子文件節省了諸多資源，為檔案存儲提供諸多便利，但是提高了電子文件管理工作的難度。而檔案管理人員需要針對電子文檔加以篩選，旨在從電子文檔之中搜索更加具有價值的信息數據，然而電子文件有關信息數據篩選期間也存在許多問題。工作人員針對龐大的信息數據量予以文件處理期間里應選用更為科學的方式加以鑒定，傳統文件多是通過專業鑒定人員予以鑒定，然而由于電子文件數量眾多，使得電子文件篩選量也隨之大幅增加。因此，工作人員引入宏觀鑒定方式便顯得尤為關鍵，即從整體角度針對電子文件是否具有價值加以判定，確認電子文件管理的目標之后，針對形成電子文件的組織開展文件采集，然而關于電子文件數據的篩選難度也相對較高。大數據技術可以有效處理上述問題，運用大數據轉發器實現信息數據的采集，同時開展有關信息數據系統的分類，為電子文件管理工作提供諸多便利。

二、大數據時代高校檔案管理模式的變化

正確認識大數據時代為高校檔案管理工作帶來的變化，這就要求檔案管理者用發展的視角去認識檔案價值，不斷創新思維，提升管理工作方法，不斷用技術的變革去提升檔案管理能力。

（一）檔案管理體系的升級

首先，大數據時代，檔案紙質時代被迫接受檔案信息化時代的挑戰，催生出了新的檔案管理基礎理論。高校檔案管理最大最顯著特征就是數據量的激增，這種形式下，數據就是檔案，當單個的數據匯集成集體數據時，檔案管理體系就需要用大數據觀作為支撐。其次，大數據觀強調的是對數據的重視，“一切歸檔”成為可能，檔案管理的開放性更強。[1]可以說，檔案無處不在，只要在需要的時候可供檢索利用，發揮應有的價值，檔案就是潛在檔案，存在于高校生活的方方面面，因此，檔案管理體系是建立在大檔案觀的基礎上的。再次，檔案服務在大數據時代必將朝著社會化、多元化方向發展，檔案管理重心要向服務傾斜，一站式的服務平臺為可供收發的信息資源了諸多便利，促進了檔案管理體系的升級。

（二）促進了檔案安全保障體系的變革

大數據時代，數據數量大、種類多、處理速度快、信息化程度高，促進了檔案安全保障體系的變革。傳統的檔案大多是紙質的、膠片的，種類單一，保管起來比較容易，檔案庫房嚴格做到“八防”要求就能保證檔案的安全無損。信息技術的發展帶來了多樣化的信息載體形式，豐富了檔案的類型，從紙質、音像、光盤、電子軟硬盤到數碼縮微檔案，信息有幾種形式檔案就有幾種形態。同時，大數據時代，檔案應急管理不僅要從突發事件類型入手，更要針對不同類型的檔案制定精細化的應急預案，將應急管理制度標準化，行為常態化，減輕或避免檔案因遭遇緊急事件帶來的不可預知的嚴重后果。同時，大數據時代，尤其是電子文件、數字檔案的長期保存隨時都面臨著因載體、格式、計算機技術的滯后以及保存標準規范不完善等帶來的潛在威脅。[2]

三、大數據時代高校檔案面臨的困境

（一）檔案管理工作方式陳舊落后

目前，高校檔案管理理念依舊停留在傳統的紙質檔案材料管理階段，人事檔案管理工作者的工作方式基本還是以手工錄入為主，普遍缺乏對大數據及數字化信息技術的有效應用，甚至忽視了信息化技術在高校人事檔案管理中的應用。甚至出現登記失誤的現象，且一旦發生失誤，則檔案很難查詢。

（二）人事檔案信息管理機制不完善

目前，部分高校的信息管理機制還比較滯后，往往因為預算不足，計算機硬件的普及難度大，專業的人事檔案系統管理軟件的開發與應用、單位內部局域網的布設的難題，造成檔案管理工作者對人事檔案管理的忽視，導致檔案管理工作從人員配備和重視程度、及信息化推廣普及上都很差，進而對信息化人事檔案管理方面，從資金到設備的投入短缺，造成無法適應和實現信息化人事檔案管理工作。

（三）檔案管理無法凸顯出其信息價值

如果不能將檔案信息充分利用起來，人事檔案中蘊含的信息數據價值就很難發揮出其真正的作用。人事檔案的價值，不僅在于單獨的個人晉升發展提供意義，同時也為機關事業單位的整體業務素質評價、實現動態的人員管理和招聘、吸納、容留更多的人才擴充單位科學貢獻度做出了有益的參考。缺少信息化人事檔案管理，強大的計算機技術如果不能得以應用，構建高效的電子檔案管理，就很難將人事檔案的材料進行更完善的規整，以至于信息價值發揮受到限制，很難有所進步。經常是出現一次統計，全員登記一次報表，這極大的降低了檔案管理效率，也很難實現檔案管理的動態準確性。

（四）工作人員業務能力欠佳

當前，許多高校檔案管理人員依舊采用傳統的管理理念以及工作方法。大數據時代的到來，固然令工作人員各項工作變得更為簡單，但同時也令檔案管理關于人才的要求變得更高。但大部分檔案管理人員并不具有能夠合理處理大數據的專業能力。如今，大數據環境下檔案管理工作相較于傳統的管理模式而言更為專業、多元化以及信息化，必須檔案管理人員可以充分應用計算機運用，發揮計算機的價值。同時也具備優秀的信息分析能力以及問題處理能力。不僅如此，基于現代社會的持續發展，學校規模也將處于不斷拓展的狀態，這就意味著檔案管理人員的任務相較于之前更為繁重，要求更為苛刻，然而可以滿足相關標準，甚至完全符合行位職責需求的工作人員數量不斷減少。

四、大數據下促進高校檔案管理工作提升的路徑

（一）改革高校檔案管理工作的工作理念

大數據環境系啊，高校檔案管理部門應根據檔案管理的新形勢改革工作理念，改革檔案管理工作理念是提高檔案管理水準的基礎性條件。高等學校要構筑電子檔案，就要將檔案信息資料錄入數據庫并加以科學管理，形成完備的高校檔案信息數據庫。數據庫的構建不僅有利于統一管理檔案資料，也有助于降低工作人員的壓力，深度挖掘檔案管理資料所蘊含的信息價值。[3]另外，檔案管理工作人員和領導決策部門也要對大數據有較為完備的認知，以改變傳統思維，轉變為利用大數據提供服務性思維，并以此來提升高校檔案管理的工作效率。

（二）提升檔案管理人員的綜合素質

檔案管理工作人員自身專業素養和工作能力直接決定檔案管理的未來發展趨勢，一方面，高校在招聘檔案管理人才時應注重其專業化水平，另一方面主管部門必須定期對檔案管理人員進行思想政治培訓。要加強對檔案管理人員的思想教育，不斷提高檔案管理人員的綜合素質，定期對檔案管理人員進行計算機、大數據等知識的業務培訓，使他們熟練掌握新的檔案管理知識和先進的管理技術，方法，使檔案管理人員的知識結構與水平得到有效的提高，并加強管理人員的數字化培訓，使其能夠熟練使用計算機及其相關軟件。最后，高校應加大對檔案人才管理機制的建設，要對設計人才以及系統分析人才、網絡服務人才進行培養，以建立適應大數據發展形勢的高素質管理人才隊伍，綜合提升高校檔案管理的水平。

（三）科學整合檔案資源

大數據時代的檔案管理向結構化、系統化的方向轉變，因此，科學整合檔案資源，優化檔案管理能力至關重要。首先是對紙質檔案要加快數字化進程，查閱時用數字化檔案代替原件利用，保護并盡量延長紙質檔案壽命。其次，要以“增量電子化”為任務對歸檔、接收進館檔案要求全面實行原生電子文件形式，新形成的電子文件及時歸檔保存并按時接收進檔案館保護。再次應優化資源結構，利用云計算技術，借助互聯網的計算方式，將高校的檔案資源的集聚功能效應。

綜上，大數據時代的到來，給高校檔案管理工作帶來了深遠影響，運用大數據技術，在完善數字檔案館，加強檔案社會化服務的現代化建設是至關重要的。高校檔案管理人員增強大數據檔案管理意識，把轉變檔案服務觀念作為核心任務去執行，在不斷加強硬件建設的同時，為高校檔案管理工作提供更專業的服務。

參考文獻：

[1]付建忠.大數據時代檔案工作的機遇和挑戰[J].機電兵船檔案，2014 （4）：19-22

[2]王珠珠，吳凱媛.新形勢下電子文件長期保存問題研究[J].黑龍江檔案，2014（1）：46-47

[3]安麗君.高校檔案如何在大數據時代進行管理創新[J].蘭臺內外，2020（26）：7-9.

作者簡介：

苑伊彬 （1989.3-），女，漢族，河南鄭州籍，碩士研究生學歷，現任職于河南藝術職業學院，研究方向為檔案管理。

作者單位：河南藝術職業學院