街道辦事處檔案管理存在的問題及對策

張淑娟

摘要：街道辦事處作為區政府的派出機構，為城市的建設和發展發揮了歷史性積極作用。隨著城市經濟的飛速發展，街道辦事處檔案的作用更加重要，街道檔案管理工作也存在一些亟待解決的問題，筆者以基層街道辦事處為例，分析了街道辦事處的現狀，并提出了解決檔案管理中問題的措施，以期給相關街道辦事處工作起到一定借鑒作用。

關鍵詞：街道辦事處;檔案管理;問題;對策

隨著城市經濟飛速的發展，城市化進程日益推進，街道辦事處承擔著服務于社區居民的責任，需要為人們提供更多更好的服務，檔案管理工作尤為重要。下面筆者就街道辦事處檔案管理中的問題及對策進行闡述。

一、街道辦事處檔案管理工作的重要性

（一）加強檔案管理，為街道居民提供公共服務

街道辦事處對于維護社會的穩定起到積極的作用。街道辦事處檔案管理工作中有著許多關系著基層民生的內容，像是失業保險、下崗職工基本生活保障、居民最低生活保障、再就業等內容，可以起到為基層居民排憂解難的作用。而且通過開展街道檔案工作，真正做到化解矛盾糾紛，提供基層公共服務的目的。檔案管理是對街道辦事處工作的一種有效記錄，可以體現出街道的工作情況，推動街道工作實現制度化和規范化，促進街道文明建設。由于街道辦事處檔案管理要涉及多方面的工作內容，為了保證工作的質量，需要得到全體的街道辦事處干部以及全體職工的支持。

（二）檔案管理是行使政府管理權力的重要環節

對于街道建設而言，檔案管理是其中的基礎性工作內容，做好檔案管理工作，促進基層組織建設，同時提升街道文明。街道辦事處在日常的運行、發展和建設過程中，會形成許多的檔案內容，這些檔案資料會集中反映出街道的工作和管理情況，做好檔案信息的管理和維護是保證基層居民利益的重要依據。建設街道辦事處工作檔案，將社會糾紛、矛盾化解、社會保障、社區活動、精神文明建設等工作內容，建成專門的檔案，通過對工作內容的總結，不斷完善和優化工作的流程，提升工作效率。

（三）提升人們檔案管理意識

信息時代下，檔案已經成為一種信息資源，將其收集并加以利用，可以充分發揮檔案的價值。街道辦事處檔案管理將街道日常的工作內容收集整理成檔，做到有針對性地管理。例如，將與街道居民相關的內容，編制民生檔案，一方面做到針對性的管理，另一方面也讓人們看到檔案管理的必要性，提升人們檔案管理的意識。

二、目前我國街道辦事處檔案管理存在的主要問題

（一）基礎設施設備的建設難以滿足街道辦事處的需求

科技的發展日新月異，也給我們的日常生活與工作帶來了巨大的改變，尤其針對檔案管理這一項關鍵工作，街道辦事處檔案管理者必須從理念層面進行思維的轉變，重視檔案管理模式的更新?？墒怯捎谀壳昂芏嘟值擂k事處管理人員的教育程度不高，年齡較大，難以跟上時代的潮流，思維被傳統模式束縛，很難在真正意義上領悟到先進技術對于檔案管理工作的深刻影響，因此直接導致街道辦事處檔案管理工作內部的資金投入不足，甚至很多管理者選擇將這有限的資金投入到其他工作領域中，完全忽略了實時革新給街道辦事處檔案管理工作帶來的優勢。如今很多街道辦事處的檔案管理室以及內部的設施設備尚未達到相關要求，使用的極其年代久遠，客觀上不能滿足街道辦事處整體機構對于信息的需求。

（二）街道辦事處檔案管理工作人員專業素養不足且流動性高

由于街道辦事處所要接觸管理的事物相當雜亂且繁瑣，大多數工作項目也具有強烈的時效性，因此很多時候辦事處會出現工作量太大，員工數量不夠的現象。為了臨時解決這些問題，街道辦事處管理者往往選擇招聘一些兼職人員來填補空缺。再加上街道辦事處工作人員的流動性高，直接導致街道辦事處工作人員的專業素質難以提升，高頻率的人員變動直接影響其他人員的工作效率，同時也會擾亂檔案管理專業團隊的建設工作，從而導致街道辦事處檔案管理工作人員的培訓課程達不到理想的效果。如果這些問題得不到足夠的重視與解決，那么長久下去就會造成檔案管理工作內部員工的工作積極性差，專業技能跟不上辦事處的運轉速度，進而導致整個辦事處的工作效率下降。

（三）街道辦事處檔案的收集整理工作不全面

目前，很多街道辦事處檔案管理工作的源頭即檔案資料的收集整理不全面。就現在的工作模式來說，街道辦事處都是采用各個部門負責整理自己部門的材料，相互之間并不進行實時交流與溝通，因而會存在很多重復整理的文件。并且，當其他部門的工作人員前來所索要相關文件時，本部門的人因害怕重要文件泄密，往往選擇放棄文件信息的共享。出現這種現象的主要原因還是因為街道辦事處管理者的管理理念尚未改變，管理模式依然停留在過去，再加上檔案管理工作人員流動性高，工作經驗不足，不能深刻意識到檔案科學有效管理的現實意義，只是單純地進行傳統的機械化的資料收集與整理。

三、街道辦事處檔案管理工作的對策

（一）經費方面加大投入

街道辦事處應該認識到檔案管理工作的重要性，提升經費方面的投入，將硬件環境建設納入經費預算中，保證檔案管理工作有著經費的支持。比如，檔案室建設方面，應該選擇專用的檔案柜，還應該有著防火、防潮、防蟲的相關措施;硬件投入方面可以逐年增加，提升檔案管理的效率;制度建設方面，不斷完善制度，對于檔案的收集、整理、借閱、交接等給出明確的制度要求。通過追加經費投入，為檔案管理工作的開展提供更加便利的條件，才能不斷地優化檔案管理的方法，保證檔案管理工作標準、規范。

（二）重視檔案的收集和利用

檔案資料作為信息資源的一種，有著一定的利用價值。街道日常工作中，形成的各種檔案均有著使用價值，需要我們將其發揮出來，為街道建設服務。因此，街道辦事處應該注重檔案的收集和整理，首先做到檔案信息的完整，不斷豐富檔案資料的內容。其次，細化檔案管理，做好檔案的分類。最后，加強檔案資料的分析和利用，檔案資料是對以往工作的一種總結，加強分析和利用檔案信息，才能發揮其價值。

（三）加強人員培訓

為了保證檔案管理人員有著穩定的隊伍，較高的業務水平，需要通過培訓的方式，提升其綜合素質。首先，人才選用方面。對檔案管理隊伍結構進行優化，多個方面考核檔案管理人員，包括人員素質、責任心、業務水平等，選擇合適的人才進行檔案管理工作。其次，加強業務培訓。對檔案管理人員進行業務方面、職業道德方面的培訓，可以通過集中培訓的方式，培訓檔案管理人員的業務技能以及責任心，提升其綜合素質。最后，恰當的激勵。加強檔案管理人員的考核，對于表現優異的工作人員，給予恰當的激勵，鼓勵其更好地工作;對于考核情況不佳，則給予適當的懲罰。

四、結語

綜合所述，隨著社會的進步與經濟的增長，提高街道辦事處檔案工作效率與質量已經成為當今社會前行的必然路線。利用強大的專業管理團隊，提高檔案管理質量，加強街道辦事處整體工作效率，對實現我國檔案管理工作的長遠發展有著巨大的作用。因此，街道辦事處應該理清目前社會發展局勢，充分利用高新信息技術和其他相關技術，完善街道辦事處檔案管理的客觀工作條件，提升檔案管理人員的專業素質。

參考文獻：

[1]龔小惠.街道辦事處檔案管理存在的問題及對策[J].明日風尚，2017（11）：119.

[2]馬秀娟.街道辦事處檔案管理存在的問題及對策解析[J].辦公室業務，2018（11）：102.

作者單位：山東省濱州市濱城區彭李街道辦事處