信息化時代背景下高校圖書館檔案管理工作創新

摘要：隨著信息技術的不斷進步，以云計算和存儲為基礎的數字技術廣泛應用于各個領域。高校圖書館檔案管理信息化程度越來越高，如何充分利用現代信息技術來推動管理模式創新，滿足多樣化及個性化的需求，提高檔案管理效率成為了高校圖書館亟需解決的課題。文章通過分析圖書館檔案管理信息化面臨的問題，提出了一些建議，希望能夠為高校圖書館檔案管理模式創新提供一定的參考。

關鍵詞：信息化;圖書館;檔案管理

隨著信息化進程的加快，傳統檔案管理模式越來越限制高校圖書館檔案管理工作的開展，檔案管理信息化應運而生。作為一種新型的管理模式，將現代信息技術充分融入到檔案管理工作中大大提高了高校圖書館檔案管理效率。在圖書館檔案管理工作取得巨大進步的同時，我們也應該看到其目前存在的不足。

一、圖書館檔案信息化管理中存在的問題

（一）管理理念不夠完善，影響高校圖書館檔案管理信息化的推進

部分高校在推進圖書館檔案管理信息化的過程中更加注重于技術應用層面，而沒有把先進的管理理念植入其中，沒有建立起一套科學完整的管理機制。在信息的收集上過于重視總結性質的文件材料而忽視過程材料的收集，對電子檔材料和紙質檔材料的作用無法科學區分和轉化，在一些重要檔案材料的管理和歸檔過程中過于依賴人工方式，消耗了大量的人力和物力，給圖書館檔案管理工作的順利開展造成不良影響。

（二）信息化建設進程緩慢，圖書館檔案管理信息化程度仍需提高

高校圖書館檔案管理信息化是以完善的硬件和軟件設備作為支撐的，隨著科技的不斷進步，硬件設施功能更加多樣化，采購價格越來越高，與此同時，移動設備的普及和新媒體的飛速發展導致信息處理方式發生巨變，微信、APP讓信息的查閱更加便捷高效，這對高校圖書館信息系統的軟件保障提出了更高的要求，信息化體系建設的投入要求大大超過了高校的預算，勢必會影響圖書館檔案管理信息化的進程。

（三）管理制度的缺失損害了工作人員的積極性

現實生活中，許多高校圖書館對工作人員的崗位職責定位模糊，對他們的工作態度和行為準則缺乏明確的規定，對操作流程的各個環節缺乏統一的標準，對檔案信息的安全缺乏制度保障，沒有制度便沒有考核依據，勢必會影響到工作人員的積極性。

（四）圖書館檔案管理隊伍建設需要進一步加強

目前我國許多高校都具備專業性的檔案管理隊伍，但是也存在人員技術水平差距明顯、整體素質不均衡的情況。造成這種現象的原因主要有兩個：一是檔案管理人員自身信息化意識薄弱，技術水平不達標并且忽視自身的學習;另一個就是學校對檔案管理信息化重視程度不夠，招聘時缺乏嚴格的把關、入職后缺乏系統性的培訓、缺乏合理化的考核和激勵。

二、信息化背景下圖書館檔案管理工作創新策略

（一）完善圖書館檔案管理制度

高校圖書館管理部門需要適應信息化的需求，進一步完善圖書館檔案管理制度，推進制度創新。對圖書館檔案管理人員的行為準則和工作方向做出明確的規定，指導他們在規則允許的范圍內進行工作創新;制定相應的考核標準和激勵措施，激發圖書館檔案管理人員的積極性和創造力;制定嚴格的信息化工作流程和完整的圖書檔案管理制度，對新書登記、圖書借閱、時間管理、圖書損害賠償等作出明確的規定，并將這些規定通過信息化手段及時通知到工作人員和學生，便于后期的管理和監督。

（二）利用現代信息技術推進檔案管理數字化建設

高校圖書館應適應信息時代發展的要求，增加資金投入來購買高質量的硬件設備，為信息化的建設提供硬件保障;在此基礎上，利用計算機網絡海量存儲和與云計算優勢建立完整的數據庫管理體系，通過互聯網進行完整的數據采集，搭建完備的檔案數據庫和全文數據庫，對圖書館檔案進行編碼，對電子檔案的查詢、借閱、調取等數據都錄入到數據庫中，將藏書、文獻資料等都進行數據錄入，搭建全文數據庫。在數據庫建成后，運用現代數字技術對資源進行精細化分類和管理，最大化的發揮圖書館的作用并保障信息的安全。

（三）利用現代信息技術推動圖書館檔案管理服務方式的創新

高校可以根據信息技術的新形式，積極開通圖書館和檔案館的微信公眾號，并運用公眾號提供圖書和檔案的數字化資源服務。公共平臺啟動圖書館官方賬號方便用戶搜索，通過圖書館網站、微博、學校主頁和班級公告等不同方式來推廣公眾號，及時打開微信公眾號的書籍和檔案數據，對教師和學生感興趣的熱門資料和熱點話題進行及時推送，增強服務的靈活性。積極推動電子閱覽室的建設，在電子閱覽室中創建信息服務平臺，引入VR技術，將無法外借的珍貴資料和文獻用影像的形式錄入到信息服務平臺中，讓擁有閱覽權限的師生通過VR技術身臨其境地閱覽到各種珍貴的檔案資源。

（四）加強人員培訓，組建高水平的檔案管理隊伍

互聯網時代的圖書館檔案管理人員不僅要具備扎實的檔案管理職業技能，還要具備嫻熟的計算機操作水平和用于創新的工作精神。為此，高校圖書館檔案管理人員要根據信息化管理的需求不斷豐富自己的知識體系，創新管理理念。在學習傳統的檔案管理知識、培養技能的同時熟悉各種信息化軟件設備，快速收集、整理、甄別、提取各種檔案信息，提供個性化的服務。從高校的層面上，要想建立起一支智能化、高水平的檔案管理隊伍，就必須從人才的引進和培養兩個方面下工夫。首先，高校圖書館要根據本校特色化的檔案管理模式開展人才引進工作，在招聘過程中注重應聘者的專業能力和信息技術水平，通過嚴格的專業化考試和技能操作挑選出合格的檔案管理人員。其次，對現有的檔案管理人員進行系統化、針對性的技術和技能培訓，定期對培訓結果做出檢測和考核，讓檔案管理人員掌握先進的信息技術，真正從繁重的事務性工作中解脫出來，有更多的時間和精力對自己的工作進行總結創新，更好地促進檔案管理信息化水平的提高。

綜上所述，信息化的發展給高校圖書館檔案管理帶來巨大便利，同時也對圖書館檔案管理人員的綜合素質和工作能力提出了更高的要求。高校圖書館檔案管理工作的創新已經成為衡量高校綜合管理能力的一項重要指標，高校要充分借助信息化時代發展契機，積極構建開放、靈活、共融的檔案管理模式，持續推進管理創新，更好的為廣大師生提供全方位的服務，為整個學校教學和科研的進步貢獻應有的力量。

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作者簡介：

張超（1986.02--），男，漢族。河北省邯鄲市人，碩士研究生，工作單位：青島科技大學，研究方向：檔案管理

作者單位：青島科技大學