法院訴訟檔案信息化建設的困境與對策研究

王瑋?張俊

摘要：訴訟檔案作為法院發展過程中的一項十分重要的構成內容，對于法院各項工作的推進有著十分重要的意義。與其他類型的檔案相比，法院訴訟檔案有著自身鮮明的特點，文章在此基礎上結合實際情況對法院訴訟檔案的特點以及管理現狀進行了分析，同時結合其中存在的一些問題提出了幾點有效的建議，以供借鑒。

關鍵詞：法院;訴訟檔案;信息化;建設;路徑

一、引言

檔案工作對于一個單位的發展有著十分重要的作用，它記錄了單位的歷史進程，能夠為單位今后工作的開展提供良好的根據。法院訴訟檔案作為人民法院在審判活動中的重要依據，主要是訴訟當事人與訴訟參與人根據相關的法律在共同進行的訴訟活動中形成的，這個過程中形成的訴訟檔案對于整個訴訟活動的開展具有較大的參考與利用價值，因此做好訴訟檔案的立卷與歸檔保存工作有利于對訴訟信息作出最原始與最全面的記錄。法院的訴訟檔案作為國家發展過程中的一項最為重要的專業檔案真實的對法院的審判以及其他各項工作作出了記錄，隨著信息與數字化技術的不斷發展訴訟檔案的管理形式越來越多元化，為了提升訴訟檔案的管理水平，將先進的信息技術融入其中是十分有必要的。

二、訴訟檔案信息化建設的現狀

訴訟檔案作為法院受理訴訟案件過程中形成的專業檔案與其他形式的檔案有著明顯的區別，一方面表現作為訴訟檔案通常情況下都是以案件為單位成套性的形成的，檔案的編號是根據年度、類別以及與之相關的案件的序列號來進行編排的。每一卷的檔案都對案件辦理過程進行了詳細的記錄，信息真實并且全面。另一方面訴訟檔案具備特定的法律效力，由于訴訟檔案對這項訴訟活動進行了記錄，因此訴訟檔案中的一些筆錄等信息具有一定的不可替代性，如果不是根據法定程序不能夠擅自銷毀，需要通過嚴格的程序來進行辦理。此外，訴訟檔案形成的時間往往跨度較大，具有很強的實效性，在后期各項工作的開展過程中社會利用率極高，這也是訴訟檔案的一個重要特點。

從目前訴訟檔案的主要管理方式來看，法院的檔案管理部門已經在管理檔案的過程中逐漸形成了符合自身發展的管理體系，訴訟檔案在送到法院的檔案管理部門之后由專業檔案工作者進行檢查并且收檔，并且按照相應的序列號來對檔案進行分類保管。外部人員調取檔案需要嚴格按照相關流程進行查閱和利用，申請材料不完善的人員不得直接接觸訴訟檔案。從目前的發展現狀來看，檔案管理作為作為一項工程浩大的任務管理人員所承擔的責任也是十分重大的，因此很多法院大力推進檔案信息化建設的進程，引進數字化技術與網絡管理系統來管理檔案，方便了不同部門的查檔需要，提升了訴訟檔案的管理效率。

三、訴訟檔案信息化建設面臨的困境

目前法院檔案在推進信息化建設的過程中已經取得了一定的效果，但是在具體的實施環節依舊存在一些問題：一是檔案數字化管理還不夠統一，不同地區的檔案管理數字化進程具有一定的差異性，有些大院調閱卷宗的形式依舊停留在實體查找的階段，不利于工作的開展。同時由于信息軟件的開發與設計不夠統一，不同的法院在開展電子化管理的過程中往往“各自為政”，這種管理方式給跨地區的訴訟檔案信息共享增加了難度;二是檔案數字化管理具有一定的專業性，但是對于訴訟檔案數字化工作人力、物力投入難以得到有效的保障，有些檔案需要電子掃描，周期長設備落后，需要投入大量資金，這也是制約法院檔案信息化建設的一項瓶頸;三是訴訟檔案管理需要進一步提升安全質量，作為機密文件訴訟檔案一旦丟失帶來的損失十分嚴重，目前黑客技術不斷翻新，各種病毒更新迅速，在此形式下如何保障電子檔案的安全性也成為制約訴訟檔案管理的一大障礙。

四、完善法院訴訟檔案信息化管理工作的對策建議

（一）樹立信息化訴訟檔案管理意識

要想加快訴訟檔案的信息化建設首先需要相關工作人員從意識和觀念上進行轉變，例如某法院為了加快自身信息化建設，在構建信息化訴訟檔案系統的過程中借助公眾信息平臺以及動員大會的形式向職工征集意見，同時宣傳了建設信息系統的必要性以及意義，讓職工們意識到了信息化建設給檔案工作所帶來的積極的變化，最大程度的提升檔案管理工作人員的信息化意識。員工在培訓過程中結合實際情況，總結出了經驗，為法院訴訟檔案管理工作提出了諸多的可信性建議，同時也為后期的檔案管理創新打下了良好的基礎。此外，法院還需要培養更多的信息化檔案管理人才，在網絡信息時代，法院訴訟檔案具有更強的技術性與綜合性，因此開展信息化建設以高素質人才為依托。法院需要進一步對檔案管理人員進行二次開發，鼓勵職工進行自我建設，借助職業技能大賽等相關技術活動來考察職工技術與理論知識的掌握程度，同時給予專業技術人才以豐富的獎勵與工作支持，全面推動訴訟檔案的高效發展。

（二）制定信息化訴訟檔案管理規程

信息化訴訟檔案不但需要先進的數字化管理系統，同時還需要完善檔案管理規程只有這樣才能對信息化工作的方法以及流程標準進行規范。管理規程主要包含兩個模塊的內容，一個是對信息化訴訟檔案本身的要求，需要將紙質檔案轉化成為電子檔案，將信息錄入到數據庫需要包含相應的項目以及具體分類形式以及編碼流程等等。除此之外還需要進一步規范檔案查閱、調取環節的審批權限，根據不同系統來規定相應的層次查閱和操作權限，這樣可以確保相關工作人員嚴格遵守工作流程;其次就是對檔案管理人員自設行為進行規范，嚴謹超權限行為，對于工作人員違規行為界定標準進行劃分并納入到規程當中，嚴懲故意泄露訴訟信息的行為。同時針對檔案的安全工作法院還可以聘請專門的技術人員對系統操作進行指導，并且定期進行維護，及時處理系統與實際工作不符的情況，從根源上杜絕法院訴訟檔案的丟失以及泄露現象，以保證法院訴訟檔案管理的技術安全。

（三）努力完善法院網絡信息化系統

法院網絡信息化系統平臺的運行與建設是規范管理訴訟檔案的重要途徑，在現有的基礎上對網絡信息系統進行改造和升級能夠為訴訟檔案的管理提供一個快捷安全的操作環境。訴訟檔案在錄入系統的過程當中需要使用掃描儀以及相應的數碼設備，因此法院需要據此來加大對硬件設施以及軟件系統更新方面的投入，保證訴訟檔案信息化的高效開展。在實現信息化管理之后，系統數據庫逐漸成為獲取資料數據的首要渠道，因此數據庫中資料的準確與完整性十分重要。在建立檔案數據庫以及對目錄進行分級編制的過程中，應當將對原始資料的錄入工作并且作為重點進行檢查。例如對于原始訴訟資料是否缺損以及排序是否混亂等問題進行重新檢驗，對于存在的缺損的地方進行補齊和整改，在保障原始資料質量的基礎上展開錄入工作。此外在檔案信息化建設過程中系統面臨著較高的網絡安全風險，法院需要重點做好風險防御系統的構建工作，及時對系統軟件進行更新與維護，并且安裝性能較高的殺毒軟件以及防火墻，借助賬號密碼來限制外部人員的登錄，同時根據相關工作人員的職能來對他們的操作進行限定，借助安全防護系統杜絕惡意入侵和信息泄露的現象。

五、結語

在大數據時代，法院的訴訟檔案信息化依然成為大趨勢，要想提升訴訟檔案管理效果需要各級法院梳理其信息化建設的意識，借助完善的規程以及網絡系統來實現檔案管理的有效提升，同時培養出更多的訴訟檔案管理人才全面推動法院訴訟檔案信息化建設的高效開展。

參考文獻：

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作者單位：江蘇省淮安市金湖縣人民法院