基于信息化的財政檔案管理創新研究

高潔

摘要：在我國的經濟社會發展過程中，財政部門起著至關重要的作用。財政部門在日常的工作過程中，所涉及的財政檔案也越來越多，這就需要財政部門重視檔案管理工作，提高財政檔案管理的水平，保證其管理效率和管理的保密性符合要求。基于此，文章就當前我國財政部門檔案管理工作中存在的問題、基于信息化的財政檔案管理創新進行了分析，希望對我國財政部門的財政檔案管理工作起到實質性的參考作用【1】。

關鍵詞：財政檔案;問題;信息化管理;創新

一、引言

財政部門在日常的工作過程中會產生各種各樣的文件、檔案，這些文件信息的機密性都較高，因此，一直以來，檔案管理都是財政部門管理工作的重要內容，其管理效果直接關系著財政部門的整體工作效果。但是，就目前我國財政檔案管理的現狀來看，其在實際的管理過程中還存在著一些問題，需要財政部門結合當前時代的發展要求，合理應用信息技術，改善財政檔案管理的效果。

二、當前我國財政部門檔案管理工作中存在的問題

（一）檔案管理人員的專業素養有待提高

檔案管理人員是財政部門檔案管理工作的直接負責人，其管理水平直接關系著財政部門檔案管理的效果。但是，當前，我國部分檔案管理人員的專業素養還有待提高，其在檔案管理專業知識、計算機知識、網絡和軟件應用能力等方面還有待提高，在一定程度上也影響了財政檔案管理工作的效果。另外，部分基層財政部門，其在日常的工作中，還沒有設立專門的檔案人員，或者是由一些沒有學習過檔案管理的財務人員兼職，也會造成財政檔案管理水平不高。除此之外，部分財政部門的檔案管理人員流動頻繁，前后銜接次數較多和斷層現象都會影響檔案管理工作的一致性，使其不能達到財政檔案管理的專業要求。

（二）硬件設施條件有待完善

部分財政部門在檔案管理工作中，還存在著硬件設施條件有待完善的問題，這也影響著財政檔案管理的效果。例如，計算機設備的更新速度較慢，其在性能上不符合檔案管理信息化的要求。財政檔案信息化管理根據功能需要，其在管理過程中需要構建大容量的信息資源數據庫、大規模開發用戶的訪問服務管理系統，配置大型高速交換機、路由器、光端設備、并行處理的高性能服務器、儲存設備、安全設備等。而部分財政部門在檔案管理工作中，習慣采用傳統的管理方式，沒有引入以上信息化管理的配套設施，不利于檔案管理的現代化發展。

（三）檔案信息化建設體系有待健全

檔案信息化建設除了依靠信息化技術以外，還需要在原有的財政檔案管理的基礎上，建立完善的信息化管理體系。但是，我國財政部門的內部檔案信息化管理體系是由上級制定的，雖然各級財政部門已經結合自己的實際情況開發了相應的財務專用軟件，例如用友、金蝶等，但是由于在信息化管理體系上還有待健全，各類財務辦公軟件用在檔案信息化管理工作上，通用性方面還存在差異。總之，我國基層財政部門和省市財政部門相比較，其在檔案信息化管理方面較為緩慢，尚未形成統一的標準和規范，這些都會對財政部門檔案管理信息化建設進程造成阻礙【2】。

三、基于信息化的財政檔案管理創新

（一）提高檔案管理人員的專業素質水平

財政部門還需要加強對檔案管理人員的培訓，不斷提高檔案管理人員的專業素質水平。為此，第一，加強對檔案管理人員的政治意識的培訓，使其樹立愛崗敬業的精神，提高政治覺悟，并在實際的檔案管理工作中進行落實;第二，加強對檔案管理人員的法律知識培訓，不斷提高其法律意識，使其在日常的財政檔案管理工作中，自覺維護相關人員的合法權利和隱私，保證財政檔案管理工作的安全性;第三，加強對檔案管理人員的專業知識培訓，使其了解財政檔案信息化管理的流程，掌握相關的信息技術和軟件使用內容，進而完善自身的知識水平和素質能力，為財政部門檔案管理的信息化建設提供充足的人力資源支持;第四，財政部門還需要建立完善的激勵措施，結合管理人員的實際需要制定獎項，以此來激發檔案管理人員自我完善的積極性，使其主動學習，補充自己的知識技能，最終可以為財政檔案管理工作做出更多的貢獻【3】。

（二）加大對檔案信息設備的投入

財政部門在財政檔案管理工作中，要想提高其信息化建設水平，首先需要做的就是加大對檔案信息設備的投入。具體措施如下：第一，對工作責任進行強化。財政部門需要不斷提高財政檔案管理的規范性，將其作為推動財政檔案管理有效性的重要舉措。另外，財政部門還需要建立專人管理方案，對相關的資料進行收集和整理，促使財政檔案管理工作可以有序開展;第二，強化檔案管理的業務培訓。財政部門可以采取專業培訓、外出學習以及技術探討等方式，加強對檔案管理人員的培訓，全面提升其工作技能，并在實際的工作中進行落實。同時，財政部門還需要加強對檔案管理人員的后續教育，通過持續學習，保證檔案管理人員的業務知識可以及時更新，滿足財政檔案信息化管理的需求;第三，加強類型劃分，并進行強化。財政部門的檔案內容可以分為會計、文書、業務、圖書資料、聲像電子以及榮譽實物等，將檔案管理的規定和實際的工作進行有效的融合，明確不同類型的檔案管理的期限;第四，強化日常歸檔工作，明確檔案管理人員的工作職責，使其可以在規定的時間內完成檔案資料的立卷、分類以及歸檔等工作。

（三）構建標準的信息化體系

財政部門還需要構建標準的信息化體系，這也是財政信息化管理的前提和基礎。為此，第一，財政部門需要建立統一且規范的信息化管理制度，保證財政檔案管理工作的統一性;第二，檔案管理人員需要加強對其他部門的溝通和交流，實現各個部門之間的相互補充和有效對接，促使財政檔案管理工作可以順利完成;第三，加強財政檔案管理的信息化建設的宣傳和拓展工作。相關檔案管理人員需要對信息化管理制度進行積極宣傳，并注意在制度創新和改革過程中，體現財政檔案管理工作的價值;第四，在實施了規范、統一的財政檔案信息化管理以后，各個地方的財政管理部門需要對實際的管理情況進行如實匯報，方便相關單位對各項財政工作進行分析和總結，在此基礎上做出有效的調整，使整體的財政檔案管理工作朝著更加規范和科學的方向不斷發展，提高整體效率。

（四）強化檔案信息化管理的組織領導

第一，財政部門在實際的檔案信息化管理工作中，需要安排專業的人員利用計算機對檔案管理工作進行負責，并根據具體的管理要求，設置計算機的使用密碼，最大限度的保證計算機使用的安全性;第二，財政部門需要落實財政檔案的收集、分類、整理、排列、編目、編號、裝訂以及上架等制度，并將財政檔案管理工作納入到財政部門的年度工作任務中，不斷提高財政檔案管理工作的科學性;第三，加強對電子檔案的開發和利用。財政部門需要建立完善的電子檔案，將所有的檔案數據都錄入到數據庫中，提高檔案的存儲管理水平，及時發現檔案的錯漏問題并進行補救;第四，對于一些比較常用的財政檔案信息，進行逐步電子掃描，然后對常用的檔案建立核心檔案數據庫，方便后期相關人員進行財政檔案的查詢和使用。

四、結束語

綜上所述，21世紀是信息時代，各種信息技術層出不窮，將其應用在財政檔案管理工作中，可以有效提高檔案管理效率和質量。因此，相關財政部門需要加強重視，積極引入信息技術，促進財政檔案的信息化建設。

參考文獻：

[1]韓麗梅.財政檔案信息化的建設出路[J].科學咨詢（科技·管理），2018，615（12）：47.

[2]似紅蓮.淺析基層財政檔案信息化工作存在的問題與對策[J].科學與財富，2019，000（022）：291.

[3]似紅蓮.財政檔案在信息化管理方面的創新[J].智庫時代，2019，000（030）：P.40-40.

作者單位：巨野縣財政局