數字檔案室的建設與思考

劉娜

摘要：數字檔案室作為現在社會檔案管理方面的最有效的主流手段，其主要工作對象是電子化的檔案信息，輔以計算機等先進的數字設備，以網絡為信息傳輸基礎，實現對于數字化后檔案的整理、收集、維護以及信息傳輸等。其現代化的手段使其成為了目前檔案工作中必不可少的部分，成為了各個單位信息化建設的最基礎部分。與傳統檔案室的繁重工作強度以及信息查詢的不便相比，現代化的數字檔案室是時代的產物，是面對信息化社會的必然結果。同時，數字檔案室的建設也是檔案工作隨著時代更新發展的需求，是依據檔案工作全過程管理的最優選擇和最有效的轉型方式和方向。本文主要闡述了數字檔案室的建設背景，通過對數字檔案室建設過程中問題的簡述和分析，最后提出了一些建議，以期對后期相關問題的處理提供幫助。

關鍵詞：數字檔案室;建設;對策

一、數字檔案室的建設背景

隨著科學技術的不斷進步和發展，電子信息技術實現了大跨越，大數據互聯網時代的到來，使得網絡已經成為我們日常工作和生活中必不可少的部分。檔案工作也是如此，將信息技術與傳統的檔案管理工作相互融合是我們檔案管理人員的重要任務，同時由于檔案室在基層組織工作中的重要地位，數字化、信息化、便捷化的數字檔案室的建設更成為打造全國檔案事業優化體系的必要環節。數字檔案室已經成為我國信息化檔案工作的核心之一，因此我們對于數字化檔案室的建設必須精益求精。

信息化工程的發展，使得人們對于信息數據便捷性的需求與日俱增。而電子信息化產業的發展，不僅對檔案管理工作以及相關工作人員提出了更高的要求，也為打破傳統的檔案管理格局，營造更為優質、有效的檔案管理環境創造了契機。

合格有效的檔案信息社會化服務，其數字化建設是必須的。有效的網絡化檔案管理與服務框架，是滿足廣泛社會需求的核心點。檔案系統建設其經濟效益是隱蔽的、滯后的，其造成的不良影響是相關的領導主管對于檔案工作的重視程度不足，對于檔案建設的投入和產出形成了錯誤的估計，不愿意投入過多的精力實現優化轉換。同時，由于數字檔案室的建設在我國依然是一個新興的項目，處于探索階段，仍然沒有一個合適合理的定位和整體規劃，也因此出現了各種各樣的問題，使得檔案工作者的工作熱情和工作精力受到了極大的消耗和浪費。國家檔案局與各個部門和地方機關提出了大量的原則性指導內容，但是沒有針對具體的檔案室的建設提出細化性的規程。本文對我國的數字檔案室的建設進行研究分析，找出問題，進行整合并加以解答。

數字檔案室作為檔案建設工作現代化進程的最終目標和主體流程，最終實現的是大幅提升檔案工作的效率，提高檔案工作和其相關工作者的社會地位。數字檔案室更為重要的意義是，能夠實現檔案訊息查詢的便捷、完整。使得決策者能夠通過數字檔案室中提供的數字化的檔案信息進行對比、參照，從而取得最為有效、正確、及時的最終決策，最終促使管理者更加關注和重視檔案信息給出的情報價值。數字檔案室所提供的大量的檔案訊息能夠更為合理的為企業及各級主管單位進行輔助，將知識這一最為優質的儲備資源進行整理優化，實現企業的最優性價比提升[1]。

二、數字檔案室建設存在的問題

（一）基礎建設問題

經濟基礎對上層建筑的決定作用以各種形式存在于社會各界。對于數字檔案室的建設工作來說，一樣適用。資金的限制是我國數字檔案室建設工作呈現兩極分化的最根本原因之一。縱觀全國，僅僅只有極少數如：青島、蘇州、杭州等幾個南方城市的地方政府正確認識到檔案、歷史等資料對于工作的借鑒作用，在政府的財政計劃中將數字檔案室作為一個有效的建設項目進行資金支持。而大部分地區僅僅依賴每年地方檔案局的固定經費，是無法實現對數字檔案建設相關設備的實時更新優化的。由于數字檔案室是數字檔案館建設的實際核心，但并不是全部，只能由外而內的進行逐步填充。我們從本質上進行分析，其一方面是由于檔案工作的基本職能是為主體單位的主要工作進行輔助服務，而這樣的結果造成了檔案室能否有效的發揮作用很大程度上并不取決于檔案室自身的情況限制，而是取決于主體單位的合理有效利用。但是在實際操作過程中，大部分人都將檔案室單純的定義為一個資料的堆積點，導致檔案工作者在整個組織工作中成為一個基本不具備話語權的部分，形成一個惡性循環，在單位中的地位越邊緣化，所能爭取的資源越少;資源越少，就更為邊緣化。另一方面，數字檔案工作的建設，其結果和收益的時間較長，往往需要大量的時間和歲月才能逐步展現其價值，但是領導人的不斷變更、轉換導致了領導者無法看到投入大量精力的檔案建設工作，及時發揮其應有的作用，也就誤導領導者將檔案建設視作一個沒有產出、只有投入的無底黑洞。綜上所述，只有加強領導對于相關內容的重視，才能保證數字檔案室得到有效發展[2]。

（二）檔案服務管理問題

機關和企業內部的檔案室是整個組織架構中的一部分，其工作人員的傳統職能方式是設立專門的查詢閱覽室以便于內部人員的調用。雖然隨著時代的進步和技術的革新發展，很多傳統的檔案室已經升級變更為數字檔案室，但是在整體的人員和服務架構上，依然是原有的方式，僅僅是在傳統的紙質方式上增加了利用電子設備進行檢索的電子信息平臺，增加了網絡查詢的手段和渠道，但是本質沒有發生變動。對于更為廣泛范圍的檔案利用并沒有加以研究和探索，外部人員的檔案資源需求沒有被歸納在內。但是檔案室建設的初衷是為了向公眾提供一定程度的檔案信息，以便于公眾通過這些信息進行一定程度上的決策。對此，一方面，機關檔案室在整個數字檔案室項目中占據了較大的比重，而隨著時代和社會的發展，政府政務信息的公平、公正、公開、政務透明等等，都是政務工作發展的必由之路。《政府信息公開條例》的頒布實施，在法律法規層面使得機關單位的政務公開已經成為必然。另一方面，檔案館的信息來源較為單一，其主要是依賴于各級檔案室進行檔案移交。現行的檔案法規定，檔案室內十年及以上的檔案才能移交至其所屬的檔案館，也就是說檔案館的資料往往都是落后于整個大時代的，在現代社會快速發展的過程中，十年已經足夠實現多次的換代。但檔案室不同，其信息往往是最接近時代和現實的，能夠保證對公眾公開的都是有著最好時效性的。同時作為檔案數據的源頭，其在所屬行業中具有極高的信息權威性、真實性。目前已經有很多的機關檔案室開始進行新的嘗試，包括微信平臺、自媒體等等。例如：涉及公眾的民生、養老等等方面，已經開設了大量的服務平臺以便于公眾對自己及相關人員的信息進行查詢、咨詢、復印等等;另外，還通過網絡咨詢、期刊報紙等等進行信息的輸出。但是這些還遠遠不能滿足人們對檔案信息的利用和需求[3]。