大數據時代的檔案管理工作

吳國臣

摘要：大數據時代已經到來，在此時代背景下，各行各業都面臨著對龐大而復雜的數據進行有效管理的巨大挑戰，越來越認識到對自身產生和擁有的大數據進行有效管理的重要性和迫切性，檔案管理工作也不例外。

關鍵詞：大數據時代;檔案管理工作;功能作用

軍隊檔案管理是以保存部隊檔案并提供檔案資料為其他各項工作的一項重要工作，其直接面對著對元數據的收集、整理、鑒定、保管、檢索、利用等任務。然而面對當今各類信息、數據的大爆炸，傳統檔案管理的方式方法已明顯感覺有些吃力。為了較好的利用這龐大的數據為我部隊建設所用，我們引進當前時代的一個新名詞——大數據，用新的理念、方法和手段不斷改進、革新檔案管理工作。

一、大數據對檔案管理工作的影響

哈佛大學社會學教授加里金說：“這是一場革命，龐大的數據資源使得各個領域開始了量化進程，無論學術界、商界還是政府，所有領域都將開始這種進程”。大數據技術能實現所有數據的融合，減弱了對“因果關系”的要求，取而代之的是數據間的相關關系，給人們的生活、工作乃至思維都產生了巨大變革。可見，大數據時代的到來，對整個世界都已經產生了巨大影響，具體到軍隊檔案管理領域，大數據的功能作用以及其對檔案管理工作的影響則主要表現在以下幾點：

一是分析判斷能力強，方便了電子文件的鑒定和索引。大數據時代，電子文件以指數級的速度增長，給電子文件的管理帶來了前所未有的挑戰，雖然我們知道浩瀚的電子文件中蘊藏著巨大的“金礦”，但我們逐漸發現想要從這些電子文件中“淘金”比紙質文件還困難。面對著巨量的電子文件，逐一閱讀每一份電子文件的原文恐怕實在是無能為力。而大數據技術的強大功能作用為上述問題的解決提供了有效的幫助。在普通的硬件上安裝大數據轉發器，就能收集數據形成的龐大的系統數據，大數據軟件可以為機器生成的海量數據建立索引，將其整理成可以搜索的鏈接，這正是檔案工作迫切需要的技術。除此之外大數據技術還能完成數據的分類、數據的挖掘，從而使檔案管理擁有應對越來越復雜的數據的分析能力。

二是處理技術手段高，解決了非結構化數據的處理難題。大數據類型繁多，包括結構化數據、半結構化數據和非結構化數據，至2012年末，非結構化數據占有比例達到整個數據量的75%以上。面對著快速增長的非結構化文件，檔案工作者在進行電子文件管理時困難重重，現在基于大數據技術的數據庫，如SQL已經既可以做關系數據，也可以做空間數據、圖像、數據流等非結構化數據，而且基于對象的存儲架構可以在一個系統中管理十億級別的文件數量，還不會像傳統存儲一樣遭遇元數據管理的困擾，大數據技術為檔案工作者管理非結構化電子文件的問題提供了解決之道。

三是數據存儲容量大，避免了海量信息和數據的丟失。近年以來，在檔案數據庫的使用過程中，常常會碰到無法向數據庫中增加新的檔案數據的情況。要想安全地存儲巨量的檔案數據，不可能一味的蓋大樓、蓋機房，這就要求我們必須優化存儲、提高效率和節約成本，其實比起其他諸如電信行業、通信行業、電子商務等行業面臨的數據存儲空間問題，其實檔案行業的存儲空間問題只是小巫見大巫，大數據在計算機領域已經具有相當的成熟度，這也說明大數據技術對于解決存儲海量數據問題的有用性，這些公司使用大數據的經驗對檔案行業解決數據的存儲問題具有高度的借鑒意義。

二、 檔案管理運用大數據的策略

既然大數據時代已經到來，而且其功能作用對部隊檔案管理工作有著較為深遠的影響，運用得當，大數據將給我軍檔案管理工作帶來前所未有的成功，那么如何將大數據的理念較好地運用到檔案管理工作中來呢？

（一）建立檔案資源管理中心

大數據技術支持龐大數據的存儲和處理，使檔案資源的統一管理成為可能。為了維護檔案的安全及對檔案資源的綜合掌控，檔案需要備份，目前檔案館采用的是檔案的電子備份，檔案部門是否可以在全軍范圍內建立一個區域或者檔案備份中心，并且各部隊檔案部門能夠做到資源共享呢？只要通過嚴密驗證和科學規劃，這一措施是完全可行的。若全軍的檔案數據資源能集中起來，那么利用大數據進行檔案資源的管理、開發和利用將指日可待。

（二）培養大數據分析的專業人才

外界企業通過尋求和專門的大數據開發公司合作，較好的運用了大數據技術。而檔案管理牽扯到部隊保密工作，若想引入大數據，又要有效防止信息數據的泄露，就必須加緊健全信息化檔案管理人才隊伍，花大力氣培養大數據分析的部隊專業技術人才，方能有效避免擁有大量數據卻不懂數據分析的尷尬。

（三）開發大數據分析工具

部隊檔案管理區別于地方，存在特殊性和敏感性。這就要求我們必須結合部隊實際及檔案建設的特點，開發出一套符合我們自己的大數據分析工具。

三、 檔案管理運用大數據應注意的事項

盡管大數據能給檔案管理工作帶來諸多好處，但是這也不能掩蓋大數據背后存在的風險和隱患。一是失泄密問題。檔案信息資源的開發和利用會涉及到檔案信息的泄密、檔案信息的丟失和篡改等問題，如果這些數據信息被敵特分子竊取，將給我們國家安全造成強烈的影響。二是預測分析錯誤問題。畢竟，大數據的核心思想就是用規模劇增來改變現狀，其打破我們傳統思維模式，將重點關注在“相關關系”上，所有預測分析都會有失誤的時候，運用大數據預測來判斷和懲罰官兵的潛在行為，這是對公平公正以及自由意志的一種褻瀆，同時也輕視了決策過程中深思熟慮的重要性。三是濫用職權的工具。如果我們冒險把部隊事故案件的防范交到數據手中，這實際上是一種濫用。應用得當，大數據會是我們合理決策過程中的有力武器;倘若運用不當，它就可能會變成部分人員濫用職權的工具，輕則傷害官兵的利益，重則損害官兵的人身安全，所冒的風險比想象中要大很多。

大數據時代的來臨，對檔案管理工作來說既是機遇也是挑戰，檔案工作者需要努力抓住這個機遇，同時也要嚴肅對待風險與挑戰，隨著大數據技術的發展和完善，大數據必有廣闊的應用前景，檔案管理在大數據時代將獲得巨大的突破，檔案信息資源中蘊藏著的巨大知識寶藏將會真正得以開發和利用。

參考文獻：

[1][英]維克托·邁爾-舍恩伯格，肯尼思·庫克耶.大數據時代[M].浙江人民出版社，2013.

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