淺論新形勢下衛健系統檔案信息化建設管理

吳永俠

摘要：隨著計算機、信息網絡技術的發展和應用，衛健系統檔案信息化建設取得了長足發展，體現了衛健系統信息化建設的重要成果，為醫療衛生健康事業發展提供重要信息支持。本文在分析了衛健系統檔案信息化特點、信息化建設管理制約因素的基礎上，探討了衛健系統信息化建設步驟和管理措施，旨在提升衛健系統檔案信息化建設管理水平，為衛健事業可持續發展提供重要保障。

關鍵詞：衛健系統;檔案信息化;建設;管理

衛健系統涵蓋醫院、婦幼保健、疾控、血站、衛生監督等各機構，承擔著關系國計民生的重要職責。衛健系統檔案是在開展日常醫療、衛生、保健等活動中形成的具有保存價值的歷史記錄，包括紙質檔案、視音頻檔案和電子檔案等。

一、衛健系統檔案信息化的特點。衛健系統檔案信息化是指衛健系統各部門利用現代信息技術，做好系統內檔案資源的收集、存儲、傳輸、管理、利用等各環節工作，由傳統的實體檔案管理向數字化信息管理模式轉變，有以下顯著特點：一是數據的異構性。檔案管理部門接收衛健系統各部門移交的電子檔案來自行業間各部門、系統內各科室，形成的電子檔案數據結構往往不同，在數據上具有異構性。二是資料的分散性。衛健系統的檔案資料往往分散于各部門或科室之間，在移交相同類型檔案時存在數據信息重復等問題，需要檔案管理部門在同質化、海量化的數據信息中挖掘和提煉出具有保存價值的檔案數據信息。三是技術的滯后性。一直以來，衛健系統檔案信息化重心是精簡、優化、重組系統檔案業務流程，電子檔案信息處于信息化技術應用附帶產物的位置。以上三個特點要求衛健系統檔案信息化亟待實行文檔一體，實現系統內檔案信息的高度共享。

二、衛健系統檔案信息化建設管理的制約因素。一是思想認識不足。比如，檔案信息技術人員往往從技術的視角搭建技術框架和信息模型，更加注重衛健檔案信息流動、配置、安全和管理，較少關注檔案信息共享、獲取或接受的心理感受，傳統檔案管理者基于其職業習慣和思維慣性往往又排斥信息技術的應用。二是技術條件不硬。重業務輕檔案管理的現象依然存在，計算機輔助管理往往停留在單機操作層面，檔案信息沒有實現共享，網絡技術的優勢沒有得到充分發揮，檔案信息化水平總體不高，不能有效滿足新時代衛健事業發展。三是制度保障不夠。缺乏統一的信息化應用的專門和系統規定，多數機構檔案信息化建設未成立相應領導小組，人員保障不足。

三、衛健系統檔案信息化建設步驟初探。一是在電子文件源頭管理方面。要制定統一標準做好文件格式轉換，確保檔案數據信息可靠性和通用性，同時，要利用信息網絡技術，打通檔案部門與各業務部門之間的溝通渠道，建立依附于信息管理網上歸檔專用子系統。二是在電子文件收集管理方面。要針對衛健系統檔案信息化中面臨的信息異構、分散等特點，積極采取電子文件形成部門、檔案部門與技術部門之間合作模式，即文件形成部門發揮熟悉文件內部聯系等優勢，做好電子文件價值鑒定;檔案部門根據歸檔原則、方法，統籌推進衛健系統檔案信息化;技術部門從網絡、信息技術等保障電子檔案標準化、制度化，通過三方合作，夯實衛健系統檔案信息化基礎。三是在建立檔案網絡系統方面。要探索在系統內部搭建橫向到邊、縱向到底的檔案信息化綜合應用管理平臺，實現省市縣等垂直檔案聯絡，以及婦幼、衛生、防疫等各部門信息共享的衛健部門檔案利用和服務網絡，發揮信息網絡技術在衛健系統檔案信息化管理中的核心作用。

四、衛健系統檔案信息化建設管理的幾點對策。一是要做好系統規劃。要做好系統內頂層設計，制定衛健系統檔案信息化建設短期、中期、遠期發展規劃。要樹立“大檔案”理念，利用信息技術打通跨區域、跨部門、跨科室的檔案信息管理屏障。要積極構建衛健系統間信息化標準建設，確保數字信息兼容，實現信息共享。二是要完善軟硬條件。要加大檔案信息化建設所需經費的投入力度，根據檔案信息化業務量添置硬件設備，搭建多方參與的檔案信息化網絡管理平臺，配置適宜的檔案信息化管理系統，安裝專門的檔案管理軟件，實現檔案檢索、查詢、利用、統計的自動化，不斷提升新時期衛健檔案信息化管理水平。三是要提升素養能力。要配齊配強檔案信息化管理所需的人員力量。既要配足專職人員，加強檔案室人員數量，也要配齊兼職人員，協助本部門做好檔案收集、移交等工作，打造衛健系統檔案信息化管理“一盤棋”工作格局。要加強檔案人員的業務知識培訓，針對檔案信息化所需的專業知識，重點加強互聯網技術、物聯網技術、信息技術等培訓。四是要加強安全保障。要完善制度，制定規范性文件和實施細則。要嚴格網絡安全，通過防火墻、數據加密、數據恢復、物理隔離等技術和手段，加強衛健系統檔案信息化網絡安全。要做好電子文件安全管理，采取雙備份機制，加強特殊存儲介質安全。要提升檔案人員的安全防范意識，把牢檔案信息化安全的思想防線，自覺遵守各項規章制度，確保網絡安全“零事故”。

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