ACCESS數(shù)據(jù)表中字段的解析與應(yīng)用

摘要：Microsoft Office Access是由微軟發(fā)布的關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)，它包括6種對(duì)象，分別是表、查詢、窗體、報(bào)表、宏和模塊，這些對(duì)象在數(shù)據(jù)庫(kù)中有不同的作用，其中表是數(shù)據(jù)庫(kù)的核心與基礎(chǔ)，存放數(shù)據(jù)庫(kù)的全部數(shù)據(jù)。而表是由字段和記錄組成，字段決定了一個(gè)表的結(jié)構(gòu)，在表中起著舉足重要的作用。

關(guān)鍵詞：字段;輸入掩碼;有效性規(guī)則

Microsoft Office Access是由微軟發(fā)布的關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)，一個(gè)關(guān)系就是一個(gè)二維表，表（Table）是數(shù)據(jù)庫(kù)的基礎(chǔ)，是存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的對(duì)象。在表中，數(shù)據(jù)以二維表的形式保存。二維表的表頭就是字段，字段組成數(shù)據(jù)表的結(jié)構(gòu)，表中的行稱為記錄，記錄由一個(gè)或多個(gè)字段組成，一條記錄代表一個(gè)完整的信息。

一、表中字段、字段數(shù)據(jù)類型、字段屬性

⑴字段

字段是通過(guò)在表設(shè)計(jì)器的字段輸入?yún)^(qū)輸入字段名和字段數(shù)據(jù)類型而建立的，存儲(chǔ)著每個(gè)記錄的不同類型的信息（屬性）。

在設(shè)計(jì)字段名稱時(shí)，某些字符不允許出現(xiàn)在字段名稱中：點(diǎn).、嘆號(hào)！、方括號(hào)[]、左單引號(hào)'等。字段名中可以使用大寫或小寫，或大小寫混合的字母。字段名最長(zhǎng)可達(dá)64個(gè)字符。

⑵字段數(shù)據(jù)類型

Access 2010為字段提供了十種數(shù)據(jù)類型，如下表1所示：

建立表結(jié)構(gòu)時(shí)，數(shù)據(jù)選擇什么類型的字段，主要從以下幾方面考慮：

◆字段中可以使用什么類型的值。

◆需要用多少存儲(chǔ)空間來(lái)保存字段的值。

◆是否需要對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行計(jì)算。

◆是否需要建立排序或索引（備注、超鏈接及OLE對(duì)象型字段不能使用排序和索引）。

◆是否需要進(jìn)行排序。

◆是否需要在查詢或報(bào)表中對(duì)記錄進(jìn)行分組（備注、超鏈接及OLE對(duì)象型字段不能用于分組記錄）。

二、表中字段的其它屬性

字段除了字段名、字段類型、字段寬度及小數(shù)點(diǎn)位數(shù)這些基本屬性外，不同類型的字段，還會(huì)有一些不同的其它屬性。

1、字段大小。文本型默認(rèn)值為50字節(jié)，不超過(guò)255字節(jié)。不同種類存儲(chǔ)類型的數(shù)字型，大小范圍不一樣。

2、格式。利用格式屬性可在不改變數(shù)據(jù)存儲(chǔ)情況的條件下，改變數(shù)據(jù)顯示與打印的格式。文本和備注型數(shù)據(jù)的格式最多可由三個(gè)區(qū)段組成，第一區(qū)段描述文本字段的格式;第二區(qū)段描述零長(zhǎng)度字符串的格;第三區(qū)段描述Null值字段的格式。

可以用4種格式符號(hào)來(lái)控制輸入數(shù)據(jù)的格式：

@輸入字符為文本或空格;&不需要使用文本字符;<輸入的所有字母全部小寫（放在格式開始）;>輸入的所有字母全部大寫（放在格式開始）。

3、小數(shù)位數(shù)。小數(shù)位數(shù)只有數(shù)字和貨幣型數(shù)據(jù)可以使用。小數(shù)位數(shù)為0～15位，視數(shù)字或貨幣型數(shù)據(jù)的字段大小而定。

4、標(biāo)題。標(biāo)題用來(lái)在報(bào)表和窗體中替代字段名稱。要求簡(jiǎn)短、明確，以便于管理和使用。

5、默認(rèn)值。默認(rèn)值是新記錄在數(shù)據(jù)表中自動(dòng)顯示的值。默認(rèn)值只是開始值，可在輸入時(shí)改變，其作用是為了減少輸入時(shí)的重復(fù)操作。

6、有效性規(guī)則。數(shù)據(jù)的有效性規(guī)則用于對(duì)字段所接受的值加以限制。有些有效性規(guī)則可能是自動(dòng)的，如檢查數(shù)值字段的文本或日期值是否合法。有效性規(guī)則也可以是用戶自定義的。

例如：限制出生日期字段的值范圍為1970年至1980年，則在出生日期的有效性規(guī)則輸入：Between#1/1/1970#and#12/31/1980#。

7、有效性文本。有效性文本用于在輸入的數(shù)據(jù)違反該字段有效性規(guī)則時(shí)出現(xiàn)的提示。其內(nèi)容可以直接在[有效性文本]框內(nèi)輸入，或光標(biāo)位于該文本框時(shí)按Shift+F2，打開顯示比例窗口。

8、輸入掩碼。輸入掩碼為數(shù)據(jù)的輸入提供了一個(gè)模板，可確保數(shù)據(jù)輸入表中時(shí)具有正確的格式。

三、輸入掩碼的應(yīng)用示例

1、設(shè)置輸入的密碼只能以“*”形式顯示，那么需要在[輸入掩碼]文本框內(nèi)輸入“*”。

2、設(shè)置電話號(hào)碼字段只能為數(shù)字，那么需要在[輸入掩碼]文本框內(nèi)輸入***********，其中“*”表示顯示一個(gè)0-9的數(shù)字。

3、設(shè)置字段為任何正數(shù)或負(fù)數(shù)，不超過(guò)四個(gè)字符，不帶千位分隔符或小數(shù)位。則輸入掩碼為：#999。

4、設(shè)置字段15位或18位身份證號(hào)的掩碼：000000000000000999

5、某字段輸入數(shù)據(jù)要求為：”220V- W”，其中”-“與”W”之間是兩位0-9之間的數(shù)字，則輸入掩碼為：”220V-”00”W”。

6、某字段要求輸入5位數(shù)字或字母，則輸入掩碼為：AAAAA.

7、某字段要求首個(gè)字符為字母C，后面必須錄入5位數(shù)字，則輸入掩碼為：＼C00000

另外，郵政編碼，國(guó)內(nèi)固定電話號(hào)碼，日期型字段等的輸入掩碼可以通過(guò)點(diǎn)擊掩碼向?qū)е苯舆x擇設(shè)置。

以上列舉的是比較常用的掩碼示例，在實(shí)際應(yīng)用中，設(shè)置掩碼對(duì)照上表字符代表意義就可以設(shè)置。

在ACCESS的學(xué)習(xí)中，字段的知識(shí)比較簡(jiǎn)單，但是比較零碎，要求我們?cè)趯W(xué)習(xí)這一知識(shí)點(diǎn)時(shí)要抓細(xì)節(jié)，同時(shí)也要注重知識(shí)的理解與應(yīng)用。在ACCESS二級(jí)考試中，所有的題型都會(huì)涉及到字段的知識(shí)與應(yīng)用，熟練掌握字段對(duì)我們學(xué)習(xí)數(shù)據(jù)庫(kù)原理，以及其他數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)用系統(tǒng)也有很大的幫助。

參考文獻(xiàn)：

[1]楊繼萍.Access2016數(shù)據(jù)庫(kù)管理與應(yīng)用從新手到高手.清華大學(xué)出版社.2019

[2]劉瑞軍，吳發(fā)輝.Access2010數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)用.中國(guó)鐵道出版社.2019

作者簡(jiǎn)介：孫榮俠（1973-），女，陜西澄城人，研究生，教師，副教授，研究方向：網(wǎng)站構(gòu)建與設(shè)計(jì)。

（天津?yàn)I海職業(yè)學(xué)院 300451）