MRO采購數字化系統管理在制造企業中的應用

摘要：在競爭日趨激烈的市場環境下，尤其是后疫情時代的到來，實體經濟面臨嚴峻的挑戰，制造型企業如何發展，內部管理和調控顯得尤為重要。非生產性物料MRO作為企業采購中不可或缺和管理難度較大的組成部分，本文結合當下制造業非生產性物料MRO的特點，就數字化系統對MRO采購及其供應商管理的流程優化進行闡述并提出改善性建議。

關鍵詞：MRO;數據化;間接采購;供應商管理;產品數據庫

在全球產業信息化和數據化的大趨勢下，智能數據系統已經日益取代傳統的人工流程操作，成為企業的核心運行模式和管理體系。EPR系統，全稱為企業資源管理計劃（Enterprise Resource Planning），是企業通過信息化、系統化的管理進行經營決策和運營的平臺。通過對采購、質量、物流、財務、生產資源計劃、銷售、人力資源等進行管理和定期數據分析，達到優化資源配置、提高效率和降低成本的企業經營目標。

MRO是維護（Maintenance）、維修（Repair）和運營（Operation），屬于企業間接采購范疇，即原材料采購以外的耗品、備件采購，包括刀具、夾具、各類工具、潤滑油、工業氣體、油漆等非生產性物料。與生產性物料采購相比較，MRO采購在制造企業運營管理中較難取得足夠的重視和管理，主要原因有：

1.購量少。由于品類繁多，每種品類的采購量少，總體采購量相比生產性物料較少。大部分制造型企業中，MRO采購量僅占到總采購量的10%～20%。

2.采購需求分散。MRO采購需求來自企業內部不同的職能部門，集中程度不高，溝通成較大，工作量較大。

3.計劃和庫存管理難度大。由于多品種小批量的特點，MRO采購難以形成穩定的需求計劃和周期庫存。

4.MRO供應商參差不齊。MRO耗品、備件屬于工業品范疇，市場上的供應商有工業品跨國平臺，也有私營業主，優劣勢并存，管理難度較大。

隨著市場競爭日益激烈，尤其是后疫情時代來臨，制造企業如何降低成本成為生存硬指標。在生產性物料降本空間有限的前提下， MRO優化和管理顯得尤為重要。企業通過智能數據管理系統，對MRO采購管理進行優化和配置，可以從兩大方面入手：

1.外部供應商管理

（1）建立電子招標系統。電子招標系統將招標、評標、合同等一系列流程通過數字化集成，可以促進企業與供應商的規范化管理，降低人工招標可能帶來的道德風險，提升流程效率和公平度。目前大型國有企業和外資企業基本已實現MRO電子招標模式，但仍有不少中小型企業在招標管理中存在系統和相關流程問題，全面建立MRO電子招標系統可以使供應商形成良好地競爭意識，提升產品和服務品質和標準，對整體提升市場能力和產業升級有重要意義。

（2）供應商檔案管理。由于MRO產品的多樣性特點，MRO供應商數量相對較多。企業應對所有MRO供應商，尤其是一般化學品和危險化學品資質進行數字化管理和及時更新，對其經營范圍、生產許可、代理授權、質量認證、物流資質、環保資質、綜合評定報告等一系列信息進行智能系統建檔、跟蹤、更新等管理。

（3）供應商開發和新建流程管理。市場中的客戶需求不斷變化，企業銷售和生產需求也隨之變化。為了滿足新的外部和內部采購需求，MRO供應商的前段開發流程顯得尤為重要。新供應商的開發需要進行需求、采購、質量、財務等多部門共同參與決策，企業在數據化流程管理系統中應建立相對應的開發流程，設定合理和公開透明的標準值和打分機制，降低多部門合作的時間成本和溝通不暢的低效率可能性。開發流程完畢后，應按照企業內部授權決策體系建立標準化的檔案建立流程，可通過數字化平臺實現線上申請和審批，既可以實現流程和數據的可追溯性，又能提升企業內部的工作效率。

（4）供應商分類管理。目前國內MRO工業品渠道多樣化，小到批發零售公司、貿易公司、代理公司，大到工業品跨國平臺企業、電商平臺等，不同類別的MRO供應商優勢各不相同，一般情況下制造企業都同時與多家MRO供應商有長期合作業務。企業可以通過建立數字化系統平臺對不同供應商進行分類管理，根據自身實際需求制定供應商合作戰略。

（5）供應商績效管理。MRO供應商的評定與審核在供應商管理中具有重要意義，傳統的獨立績效評估的參考價值有限，且與行業中同等供應商缺乏比較性。企業可通過系統智能設定多維度評估標準和打分或者等級機制，按分數或等級、不同期間等多方面管控和數據、報表分析管理，實行聯網資源共享，企業內各部門可根據需求參考。

2.內部流程優化

（1）編制產品數據庫。對于MRO產品中具有周期性采購和使用超過一定數量的產品，建立MRO數據庫是非常重要的，也是企業進行MRO采購管理的最關鍵步驟，相比較零散管理，建立MRO數據庫有以下優點：

產品數據全面、清晰、統一管理。產品的詳細信息，如品牌、圖片、規格、包裝、價格及其有效期、起訂量等建立完整的數據，便于查找和檢索。對于相同屬性或者類似信息的產品，系統可以進行智能歸類和比較。

產品對應的成本科目和成本中心明確。由于MRO產品的特殊性，在很多企業中對于其成本歸屬是采取經營中心&科目的方式進行標記和入賬，傳統人工記賬加大了入錯科目的可能性，而數據庫能合理地消除這一風險。產品的成本科目和成本中心與產品編號綁定，自動帶入財務模塊系統。

數據、報表分析功能。數據庫系統對產品信息的錄入、修改等節點可以起到監控作用，有利于企業進行各項產品分析、歸納總結。

產品對應供應商管理。傳統流程中采購集中化程度較弱，需求部門的偏好各不相同，同一產品可能會出現不同供應商的情況。建立產品數據庫有利于對供應商的管理，節約內部資源。

數據內部共享。建立數據庫可以在企業內部共享資源，提高采購集中化程度，降低產品成本和內部管理成本。

（2）產品開發和新建流程。對于常用或者高值MRO產品，企業在數據化流程管理系統中應建立相對應的開發和新建流程，降低多部門合作的時間成本和溝通不暢的低效率可能性，按照企業內部授權決策體系建立產品數據。

（3）需求賬戶設置。企業內部需求者通過系統賬戶進行相關MRO產品的采購申請，并通過系統智能管理相關數據與報表。可以通過郵件與賬戶的聯通推送提醒和報告，便于需求者管理申請數據，查閱參考產品和供應商信息。

（4）下單管理。傳統MRO采購中，需求者通過線下申請并獲得審批后，采購需求單流轉到采購部門，由采購部門下達訂單給供應商并對訂單進行管理。在智能系統中，需求者在數據庫中挑選需要的產品提交申請，審核通過后由系統后臺集中處理，發送給采購部門。數據化系統可以使零散的需求集中化，節約人工成本，提高業務效率。

（5）收貨管理。由于MRO產品的多品種小批量等不易管理等特點，很多企業未實行嚴格的入庫收貨管理，無形中增加了收貨流程中的道德風險，不利于企業管理和控制。數據化系統可以通過二維碼或者條碼對產品進行標記，并在入庫時進行掃碼對接和數量清點，由系統報告錯誤并提醒收貨員進行登記和退換貨操作。

（6）付款管理。傳統MRO采購中付款由采購部門進行三方匹配后提交財務部門進行付款，數字化系統中通過系統自動完成收貨、入賬、電子發票匹配后由數據后臺轉入財務模塊，省去繁雜的資料收集、核對、入賬等操作，很大程度上節約了紙張的浪費，節能環保。

綜上所述，MRO數字化系統在制造企業采購管理各個流程和環節中可以起到資源集中分配和管理的作用，主要表現在以下幾個方面：

數字化系統通過建立數據庫，完善產品信息，減少人工錯誤，提高企業整體效率;通過產品的集中管理和集成分析，有效降低采購成本。

數字化系統流程各環節使各利益相關方輕松查詢流程進度和相關信息，系統自動推動功能提升工作效率。

數字化系統能輕松獲取報表和進行數據分析，為企業管理提供數據支撐。

數字化系統使企業內部流程合規化、標準化，提升企業內在價值和市場競爭力。

參考文獻：

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[2]崔士懷.中小MRO企業營銷策略探究.蘇州大學碩士論文.2013-9

[3]董慧.淺析公司間接采購成本控制績效管理.人口與經濟.2010增刊

作者簡介：朱曉艷（1986-），女，民族：漢，籍貫：上海，職稱：中級經濟師，學位：經濟學學士，工作單位：斯派莎克工程（中國）有限公司。