基于信息化條件下基層審計檔案管理與利用

劉曉峰

摘要：在新時期，審計檔案管理的地位越來越重視，社會需求日益增加。審計監督由于涉及到許多部門的經濟實際運行情況，其檔案管理與利用具有較強的特殊性。目前基層審計檔案管理者必須要深入探究分析怎樣科學管理和利用所有的審計檔案。基于此，本文詳細分析了基于信息化條件下基層審計檔案管理與利用，希望可以為同行業的人提供參考意見。

關鍵詞：信息化條件;基層審計;檔案管理;利用

在新時期下，伴隨著信息化的日益普及與應用，審計工作包含不同部門、不同行業和不同領域的經濟大數據，部門運用大數據運作以及決策等等，慢慢成為新常態，而且審計機關也運用大數據對存在的主要問題進行準確分析診斷。審計工作在具體實踐過程中產生很多檔案資料，為社會經濟發展提供服務，要求基層審計機關加強檔案管理和利用。尤其是在信息化條件下，基層審計機關必須要改變傳統的檔案管理方式，合理利用檔案，否則就會影響自身的穩定發展。

一、基層審計檔案具有一定的多樣性

在審計工作開展過程中，依照有關的法律法規，不僅要審閱關于查閱和被審計事項的資料以及開實施必要的調查，而且要獲取有關證明材料，由此出現很多審計檔案。在進行審計檔案管理時，與其他部門檔案除了有共性，也有特定，其一直都存在多樣性的特質。

（一）審計紙質檔案和電子檔案共存

剛剛成立審計機關時，審計工作形成的檔案主要是紙質檔案，很多檔案都是采用繪制以及手抄的方法，在檔案管理中紙質檔案時不可或缺的組成部分。在信息化社會背景下，信息技術逐漸在審計檔案工作中普遍應用，利用多樣化的手段，比如：網上采集以及計算機錄入等等，在審計檔案中普遍運用，形成審計檔案處理數字化、檔案內容迅速化，所以檔案管理也必須要智慧化。在信息技術的支持下，審計檔案管理形態有了顯著的改變，不僅有傳統的紙質檔案，而且有影像檔案和電子檔案，造成紙質檔案和電子檔案長時間并存。此基本態勢，對基層審計機關檔案管理者提出越來越高的要求，不只是要根據有關法律規章制度對紙質檔案進行管理，也要全面了解信息化利用技術，優化審計檔案信息的立卷歸檔以及收集，甚至要重視電子檔案和紙質檔案的綜合服務以及利用，在部門工作與社會經濟發展過程中，需要將審計檔案的重要作用全面發揮出來。

（二）經濟數據檔案和工作檔案共存

就審計工作來講，其職責是專門的經濟監督，與經濟大數據有不可分割的聯系。地方財政預算、執行和部門運用公共資源開展的經濟活動，全部是結合經濟數據充分體現的[1]。審計機關采用多樣化方法收集的有關證明材料很多都是經濟數據范圍，而且根據經濟數據對問題進行分析和判斷，形成有關的文字材料，比如：審計報告等等。部門工作很多都是利用數據將工作績效充分反映出來，結合數據做出科學的決策。并且審計機關在服務地方工作大局以及國家治理中，也會出現各類工作檔案。對于基層審計機關而言，經濟數據檔案和各種類型工作檔案組成統一的檔案，在檔案內容中成為彼此關聯以及共有互補，二者都是十分重要的。因此，作為基層審計機關，在檔案管理過程中，必須要做到工作檔案和經濟數據檔案同等重要，特別是全面收集且整理經濟數據檔案信息，進而確保經濟數據的系統性以及完整性，進而方便經濟數據對地方經濟以及部門工作進行科學指導且服務。

二、基層審計檔案管理呈現出復雜性

（一）審計檔案管理出現質的改變

在審計工作的早期階段，審計檔案管理手段是以傳統的紙質檔案管理為主，只要根據檔案有關法律規定，定期進行立卷歸檔，就必定與檔案管理的有關要求相符[2]。然而在新時期下，審計檔案管理工作有了質的改變，除了紙質檔案規范管理有較高的規范要求，必須要根據有關法律加強管理，還要大力推廣且運用現代信息技術，甚至要徹底摒棄傳統的檔案管理方式。伴隨著服務內容的延伸以及審計工作的不斷發展，審計檔案管理內容與業務的日益擴展，審計檔案管理類型與業務量越來越多，而且必須要分類管理電子檔案與紙質檔案，造成立卷歸檔工作難以開展，新要求和新任務導致審計檔案管理更加復雜。

（二）審計檔案對服務社會有很大的期望

全面發揮在社會治理中審計檔案的促進作用，就必須要建立服務型檔案以及服務型審計。在服務型政府建設過程中，既要結合社會需求增設服務供給，又要擴大政務透明度。在現代化社會，檔案不只是簡單的管理，也要合理利用且服務。伴隨著審計工作的作用日益重要，社會對審計有了越來越大的期望值。社會既要發揮在社會經濟發展中審計工作的促進作用，又要求及時向社會公開審計事項，要想做到這些，必須要重視審計檔案所發揮的作用。由此可以得出，在新時期下，檔案管理的根本任務是審計檔案服務[3]。然而因為很多因素的約束，審計工作并沒有完全對外開放，運用審計檔案服務發展的整體水平和社會需求的沖突仍舊相當突出。

三、加強檔案利用的針對性

（一）促進檔案和實施審計監督之間的配合

對于地方預算而言，基層行政單位扮演著執行者的角色，還是審計機關的主要監督對象，監督的主要目的是促進部門工作穩定發展。審計范圍相當廣，主要包括部門的經濟活動以及預算部門，還有在經濟決策中領導干部承擔的經濟責任，而這些全部是部門歸檔不可或缺的主要內容，審計具有周期性規律，是計劃性組織實施，而過程中的有關資料已經都歸檔。在新形勢下，全新的職責是部門檔案與審計監督想配合，需要長期的堅持[4]。只要審計機關明確進行審計監督，財務工作人員與部門檔案工作人員要積極配合，在第一時間提供歸檔的有關資料，保證提供資料的全面性以及準確性，為保證審計工作順利開展打下良好的基礎。并且要在適當的時機歸檔審計機關所出具的有關審計文書資料，確保審計事項檔案內容的全面性以及一致性。此外，檔案管理者履行職務的內容也包括主動配合審計機關做好審計監督工作，合理利用既有檔案，真正實現檔案在管理以及利用過程中的內在價值。

（二）幫助部門做好預算執行

部門的預算執行直接影響財政預算的績效，而且是經濟活動的充分體現。在改革日益深入以及政府績效管理不斷推進的背景下，預算績效受到普遍關注，已經成為審計監督的根本目標。其實，不管是預算執行情況，還是其績效水平，全部是利用有關經濟數據來反映，而檔案的內容是以這些數據為主。作為部門檔案管理者，了解檔案的經濟數據，在履職中必須要善于運用經濟數據對部門的實際預算執行情況進行分析，而且根據審計機關發現的問題和提出的審計建議，將部門工作自身的參謀功能更好的發揮出來，幫助幫助加強才真預算執行以及審計整改[5]。具體來講，部門檔案管理者必須要合理運用管理以及了解經濟數據的各項優勢，借助網絡比較分析歸納經濟數據和當前預算執行以及經濟的實際運行情況，迅速找到負面情況，相互協調配合，盡快將問題有效解決，進而為部門做好預算執行和保證預算績效打下良好的基礎。

結語：

總而言之，在信息化條件下，對于基層審計機關來說，這是一把雙刃劍，既帶來很多發展機遇，又面臨嚴峻的挑戰。而基層審計機關在工作中往往會產生很多檔案，檔案信息又直接影響機關的發展水平，所以隨著信息技術的不斷發展，必須要進一步加強檔案管理與利用。

參考文獻：

[1]劉慧敏.規范審計檔案管理的思考[J].行政事業資產與財務，2020（06）：115-116.

[2]于高峰.新審計檔案管理下的審計檔案工作優化分析[J].蘭臺內外，2020（06）：63-64.

[3]劉繼紅.淺談信息化條件下基層審計檔案管理與利用[J].財政監督，2017（03）：73-75.

[4]安兆芳.縣級審計機關審計檔案管理措施分析[J].黑龍江檔案，2014（02）：118.