基于精益規(guī)范的作業(yè)指導(dǎo)書在財(cái)務(wù)管理中的應(yīng)用

丁文丹

摘要：財(cái)務(wù)基礎(chǔ)工作是財(cái)務(wù)工作的基本環(huán)節(jié)，也是經(jīng)濟(jì)管理工作的重要基礎(chǔ)。為了加強(qiáng)財(cái)務(wù)基礎(chǔ)工作，財(cái)政部制定發(fā)布了《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》等一系列規(guī)章、制度，并要求要把實(shí)施《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》與整頓財(cái)務(wù)工作秩序、實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范化結(jié)合起來，把貫徹《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》的各項(xiàng)規(guī)定、促進(jìn)財(cái)務(wù)基礎(chǔ)工作規(guī)范化作為一項(xiàng)經(jīng)常性工作。近年來，財(cái)務(wù)隊(duì)伍呈現(xiàn)年輕化的特點(diǎn)，但同時(shí)也存在著實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和專業(yè)知識(shí)相對(duì)缺乏等問題。本文將通過基于精益規(guī)范的作業(yè)指導(dǎo)書在財(cái)務(wù)管理中的應(yīng)用進(jìn)行具體闡述。

關(guān)鍵詞：精益;作業(yè)指導(dǎo)書;財(cái)務(wù)管理

1.現(xiàn)狀調(diào)查

SAP公司ERP系統(tǒng)的領(lǐng)先水平世界皆知，但系統(tǒng)相對(duì)抽象，配置操作復(fù)雜和原理理解難度也是業(yè)內(nèi)皆知。由于SAP剛性很強(qiáng)（穩(wěn)定性）而柔性不足，面對(duì)迅速涌入的龐大“新鮮血液”隊(duì)伍的情況，新員工初接觸如此先進(jìn)功能龐大的軟件，僅依靠傳統(tǒng)的師帶徒，面對(duì)理論上應(yīng)點(diǎn)滴注入但略顯不足、業(yè)務(wù)出錯(cuò)率上升、簡(jiǎn)單的財(cái)務(wù)憑證出現(xiàn)反復(fù)沖銷數(shù)次的現(xiàn)象，由于沖銷業(yè)務(wù)量多，造成了系統(tǒng)出現(xiàn)一系列垃圾數(shù)據(jù)，直接影響數(shù)據(jù)使用者的判斷能力。

2.主要做法

2.1以財(cái)務(wù)管理體系建設(shè)推進(jìn)財(cái)務(wù)基礎(chǔ)工作標(biāo)準(zhǔn)化管理

以近年國(guó)家法規(guī)制度、行業(yè)、公司制度、核算辦法等相關(guān)文件、辦法為標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)照相關(guān)制度、文件重新梳理規(guī)范相關(guān)體系，將財(cái)務(wù)處歸口的體系文件進(jìn)行多輪探討、論證、修訂、合并、補(bǔ)充，確保體系文件的可行性。

2.2創(chuàng)建崗位作業(yè)指導(dǎo)書，實(shí)現(xiàn)讓員工規(guī)范成習(xí)慣，讓企業(yè)規(guī)范成文化的過程

2.2.1崗位作業(yè)指導(dǎo)書主要用于生產(chǎn)制造流程，是作業(yè)指導(dǎo)者對(duì)作業(yè)者進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)正確指導(dǎo)的基準(zhǔn)，以規(guī)范操作，確保業(yè)務(wù)精準(zhǔn)，探索引入崗位作業(yè)指導(dǎo)書用于規(guī)范財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)操作。

2.2.2崗位作業(yè)指導(dǎo)書的編制依據(jù)、標(biāo)準(zhǔn)及內(nèi)容

崗位作業(yè)指導(dǎo)書本著依據(jù)充分、標(biāo)準(zhǔn)科學(xué)適用、內(nèi)容緊扣實(shí)務(wù)的原則編制，作為日常工作中業(yè)務(wù)操作的“教科書”，確保實(shí)效性、可操作性。

2.2.3崗位作業(yè)指導(dǎo)書的編制依據(jù)

編制主要依據(jù)國(guó)家局頒布的《煙草行業(yè)企業(yè)會(huì)計(jì)事務(wù)操作手冊(cè)》《煙草行業(yè)工業(yè)企業(yè)核算辦法》，公司發(fā)布的《成本費(fèi)用核算辦法》《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》，《ERP操作手冊(cè)》《崗位考核辦法》以及與財(cái)務(wù)核算相關(guān)的政策制度。

2.2.4崗位作業(yè)指導(dǎo)書的編制標(biāo)準(zhǔn)

編制過程本著“循規(guī)蹈矩”卻又不失“靈活運(yùn)用”的原則，必須確保流程標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，文字描述嚴(yán)謹(jǐn)，剛性的必須明確標(biāo)準(zhǔn)，需要憑主觀意識(shí)判斷的業(yè)務(wù)，編制時(shí)則憑經(jīng)驗(yàn)值將可預(yù)料之內(nèi)的業(yè)務(wù)事件逐個(gè)列出如何處理，便于業(yè)務(wù)操作者依據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)判斷如何處理，對(duì)于實(shí)際工作中遇到的新生業(yè)務(wù)與主管會(huì)計(jì)商討如何處理，并將處理方式及時(shí)增加至崗位作業(yè)指導(dǎo)書中，時(shí)刻保持崗位作業(yè)指導(dǎo)書的“新鮮度”。

3.富有創(chuàng)意的角色轉(zhuǎn)換濃厚的互動(dòng)氛圍，使培訓(xùn)更精彩，讓培訓(xùn)效果高效落地

為提升部門員工處理業(yè)務(wù)的綜合能力，加強(qiáng)培訓(xùn)是關(guān)鍵，利用培訓(xùn)引導(dǎo)員工思想行為的冶煉和規(guī)范。

3.1引入啟發(fā)討論式學(xué)習(xí)，在討論中碰撞智慧

宏觀的相關(guān)法規(guī)、制度核算辦法等利用網(wǎng)絡(luò)課件以自學(xué)為主，比如《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》《稅法》、財(cái)政部頒布的《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》等相關(guān)法規(guī)制度，自學(xué)完成后處內(nèi)統(tǒng)一組織討論，通過討論碰撞觀點(diǎn)，相互啟發(fā);公司及行業(yè)的相關(guān)制度、辦法由處內(nèi)統(tǒng)一組織學(xué)習(xí)，比如公司發(fā)布的《成本費(fèi)用核算辦法》《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》相關(guān)行業(yè)制度，以及公司發(fā)布的ERP及廠內(nèi)ERP管理規(guī)定、MES管理規(guī)定及行業(yè)專用軟件操作規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)等，各崗位根據(jù)各自的學(xué)習(xí)情況做小結(jié)發(fā)言，通過交流互相啟迪，共同提高。

3.2搭建授課交流平臺(tái)，學(xué)習(xí)效果事半功倍

作業(yè)指導(dǎo)書以財(cái)務(wù)主管為主相關(guān)崗位為輔編制，編制作業(yè)指導(dǎo)書的同時(shí)主管會(huì)計(jì)負(fù)責(zé)引導(dǎo)相關(guān)崗位熟悉各自所對(duì)應(yīng)的業(yè)務(wù)，每個(gè)崗位依據(jù)作業(yè)指導(dǎo)書給處內(nèi)其他崗位人員講解、演示和問題解答，主管會(huì)計(jì)針對(duì)重點(diǎn)業(yè)務(wù)做重點(diǎn)解惑。

4.以制度為保障，作業(yè)指導(dǎo)書為標(biāo)準(zhǔn)，再造財(cái)務(wù)流程，實(shí)現(xiàn)規(guī)范操作流程化管理

4.1圍繞業(yè)務(wù)類別創(chuàng)建“積木式”崗位職責(zé)貫穿業(yè)務(wù)、崗位間的連續(xù)性

依據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)及現(xiàn)有人員將崗位、業(yè)務(wù)進(jìn)行重分類，重新梳理再造流程;例如為確保稽核崗位工作質(zhì)量，將原稽核原始憑證崗位由一個(gè)崗位集中審核，調(diào)整為分別按生產(chǎn)性費(fèi)用、材料備件業(yè)務(wù)、往來賬業(yè)務(wù)、工程類項(xiàng)目五個(gè)崗位分別稽核，五個(gè)崗位分別審核對(duì)應(yīng)的資金業(yè)務(wù)，各崗位稽核后由主管崗位再次復(fù)核;其他憑證制作等業(yè)務(wù)均重新按業(yè)務(wù)對(duì)應(yīng)至相關(guān)崗位，為了讓各崗位全面熟悉業(yè)務(wù)，根據(jù)人員的業(yè)務(wù)熟悉程度，確定崗位之間不定期互相輪崗。

4.2嚴(yán)謹(jǐn)?shù)淖鳂I(yè)指導(dǎo)書，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)操作標(biāo)準(zhǔn)流程化

業(yè)務(wù)操作的標(biāo)準(zhǔn)主要依據(jù)ERP操作手冊(cè)、《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》的五大項(xiàng)73條標(biāo)準(zhǔn)編寫，按具體實(shí)務(wù)工作流程逐項(xiàng)列明例如：票據(jù)審核依據(jù)、審核標(biāo)準(zhǔn)，憑證制單填制標(biāo)準(zhǔn)，各系統(tǒng)的操作步驟、操作要領(lǐng)、操作標(biāo)準(zhǔn)等。

4.3履行三級(jí)審核制、逐級(jí)落實(shí)責(zé)任，建立健全考核機(jī)制

必須制定嚴(yán)格的審核制度并落到實(shí)處;比如為系統(tǒng)方便抽取相關(guān)數(shù)據(jù)，憑證摘要的規(guī)范嚴(yán)格按《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》的要求填寫，做到簡(jiǎn)明扼要、描述精確。現(xiàn)金、銀行存款收付款等業(yè)務(wù)，必須注明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的三項(xiàng)要素。

所有業(yè)務(wù)包括憑證制作、資金支付，各種報(bào)表填制以及所有對(duì)內(nèi)、外報(bào)送分析報(bào)告等材料，由原業(yè)務(wù)終結(jié)后一次性審核，調(diào)為三級(jí)審核責(zé)任制;一級(jí)審核是本著崗位互相牽制回避原則，各崗位之間交叉審核;二是指定崗位進(jìn)行二級(jí)審核;三是主管三級(jí)審核;審核責(zé)任則倒序追究。

月末主管會(huì)計(jì)對(duì)審核情況及發(fā)現(xiàn)問題進(jìn)行匯總，于月度結(jié)束后兩日內(nèi)形成書面匯總材料存檔作為年度考核依據(jù)。

5.實(shí)施效果

通過構(gòu)建崗位作業(yè)指導(dǎo)書，讓員工懂標(biāo)準(zhǔn)、識(shí)流程、明考核，推進(jìn)財(cái)務(wù)基礎(chǔ)管理工作水平持續(xù)提升。

5.1精準(zhǔn)核算，不斷提升工作品質(zhì)

通過作業(yè)指導(dǎo)書的構(gòu)建使財(cái)務(wù)工作思路清晰明了，工作流程更順暢，工作標(biāo)準(zhǔn)科學(xué)適用;自運(yùn)用以來業(yè)務(wù)正確率逐步提高、沖銷率降低，經(jīng)統(tǒng)計(jì)2019年財(cái)務(wù)憑證沖銷率下半年較上半年降低38.33%， 2020年1-7月份較2019年降低39.21%。

5.2精心工作，夯實(shí)財(cái)務(wù)基礎(chǔ)工作

作業(yè)指導(dǎo)書對(duì)應(yīng)流程節(jié)點(diǎn)建立完善了相應(yīng)的工作標(biāo)準(zhǔn)，并在實(shí)踐應(yīng)用過程中不斷持續(xù)改進(jìn)完善，使標(biāo)準(zhǔn)化水平持續(xù)提升。