企業檔案管理保障體系構建研究

郎娜

摘要：檔案管理是企業管理工作的一部分，企業發展的有力支撐。更是一家企業的無形資產，在企業管理等各方面積極地發揮應有的作用。必須適應現代企業和新時期發展的需要，樹立新的觀念，建立新的體制，實行新的管理制度。所以，必須要切實加強檔案管理工作，它將為公司各項綜合業務、研究工作的開展創造必要條件，也將不斷提升檔案管理規范化、科學化水平。

關鍵詞：企業;檔案;管理;體系

檔案作為一種信息資源，是企業生產、科研和經營等活動的真實記錄和一項基礎性工作，是企業必須做好的一項基礎性工作，在企業發展的同時檔案工作不被削弱。由于信息資源支撐企業日常經營運轉，檔案的情報價值、評審價值等固有特性使企業檔案在企業發展中發揮了重要作用。因此，建立一套適應本公司業務特點、體現公司規范化、科學管理水平的檔案體系，使得檔案工作的發展不置后于企業發展速度，對規避和抵御各種風險起到一定的必備作用。

一、企業檔案是實現可持續發展的重要方法

（一）檔案管理貫穿于企業發展的始終。檔案管理工作是企業管理工作的一個重要組成部分，是提高企業工作質量和工作效率的必要條件，是維護歷史真實面貌的一項重要工作。如果企業的檔案材料不收集、整理、保管好，在市場競爭和信息流通的今天，很可能給企業造成無法挽回的損失。只有管理好、利用好檔案資料，關鍵時刻能產生好的經濟效益和社會效益。只有加強檔案管理，才能夠保存企業不同發展時期的各種資料，提高檔案信息資源的利用價值，有助于保證企業內部工作的順利開展。企業檔案在這些企業經營過程中，無疑成為強有力的可查信息資源，也扮演著維護企業權益的重要角色。

（二）檔案是企業寶貴的財富。在企業無論是科技、還是文書、聲像、會計檔案，都是全體員工從事生產經營實踐活動的勞動積累和智慧結晶，是企業發展歷程的真實記錄和客觀評價。日常的檔案管理業務是充分發揮檔案價值的基礎，是做好各項工作的重要前提，是單位進行重大戰略決策的依據。企業發展何時平穩、何時動蕩，原因何在，也可以從中找到規律和解答。高質量的企業檔案，能為企業生產經營發展過程中的有關事件的查詢、責任認定、決策及發展方向等提供重要的數據支持。

二、企業檔案管理保障體系構建路徑

（一）要高度重視檔案管理工作。企業的檔案屬于企業所有，企業工作人員都有建立檔案、保護檔案的義務，所以要重視提升管理人員自身專業知識及技能操作能力，定期組織培訓環節，以確保管理人員的專業水平能夠隨著社會需求不斷提升，要有良好的職業道德、樂于奉獻的工作精神、更要有辦事細心的工作態度、高度認真的工作責任感，又要有扎實的檔案管理理論知識、科技知識和具備高素質綜合人才的能力。要使企業能夠了解檔案基本知識，認識檔案工作的重要性，提高檔案管理者的檔案意識，促進企業對檔案人、財、物的投入。企業檔案工作要適應檔案管理現代化的需要，檔案工作人員要不斷學習新技術、新知識，敢于創新、敢于開拓，與企業發展同步。

（二）強化檔案利用。科學規范的檔案利用管理可以不斷地提升一個單位的管理水平，做好檔案的開發和利用工作，不但可以實現檔案管理工作的自身價值，而且可以為企業可持續發展做出應有的貢獻。要通過多種宣傳途徑，例如對檔案宣傳、收集及開發等，進一步讓人們了解和重視檔案，從而實現對檔案資源進行開發和利用。要積極主動地在網絡資源利用和信息整合、檢索等方面向利用者提供利用上述檔案資源的引導服務、聯機實時幫助和定向專題服務。應該重新對檔案進行清理和處理，制定相應的信息管理標準，在存儲數據時，先對這些數據進行檢查、處理、編碼、再錄入到系統中去。建立健全檢索體系和檔案文件匯編等參考資料，及時、系統、完整地提供、滿足檔案利用工作的需要。要明確檔案管理工作人員的職責，創新檔案管理工作流程，使其更加規范，更加安全，并對內部其他運營部門實行必要的監督和指導，及時匯集檔案資料，優化利用。只有保證檔案收集的完整性，才能提高檔案管理的創新性， 及時且準確地收集檔案資料，才能夠體現出檔案價值

（三）完善相關制度。包括檔案保管制度、檔案保密制度、檔案人員崗位責任制、檔案統計制度、文件材料立卷歸檔制度等。必須制定較為詳盡的制度，不斷創新單位檔案管理制度，明確規定檔案工作的年度方針和目標，以及兼職檔案員在檔案工作中的義務和責任，評價檔案活動效果的方式、方法，制定考核辦法進行總結考評。實現檔案管理的職責明確，獎罰分明，從而調動檔案人員的工作積極性。用制度來規范檔案管理工作。企業檔案制度管理也要從傳統檔案管理模式轉化為以價值為導向的檔案知識管理模式，以實現企業戰略為目標的價值管理模式，達到企業檔案知識管理模式的進一步創新。

（四）強化檔案業務建設。要增加計算機在檔案管理工作中的應用，提高檔案管理水平，建立電子信息庫，幫助企業管理者準確地掌握各項信息。著力通過強標準，不斷規范各門類檔案整理要求及標準、重編研，以檔案利用效果案例、組織沿革等編研資料為檔案的開發和利用提供方便。加強對防火墻技術、安全檢測技術、虛擬網絡技術等網絡安全技術的運用，以確保檔案資料的安全可靠。通過積極有效的數據清理、信息管理規范建設，信息流動渠道的設計與關鍵環節確定等項具體工作，借助于信息自動化管理平臺，實現企業的信息產生、信息處理、信息傳遞、信息留存和信息使用的自動化監控功能。加強檔案管理，使其規范化、程序化、嚴謹化，更好地推動企業生產經營。保證檔案的真實性、有效性、準確性。

三、結束語

總之，檔案資產是固定資產和一些無形資產的伴生物，它是在各種生產要素的配合下產生、共存并發展完善。做好檔案的開發和利用工作，不但可以實現檔案管理工作的自身價值，而且可以為企業發展和進步做出應有的貢獻。所以，要進一步強化企業的檔案意識，不斷完善企業檔案管理體系，積極穩妥推進檔案工作，使企業檔案管理水平得到持續提升。

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