事業單位檔案管理工作的優化路徑探討

方沖

摘要：事業單位的檔案所涵蓋的范圍廣，對于人才的考核選拔以及事業單位的其他工作幫助都很大，工作人員可以在檔案中獲取有用的信息，以此來應對所要做的工作。從我國改革開放起，事業單位的檔案管理工作取得了不小的進步，然而欠完善，仍然存在著一些問題。如果不對這些問題加以妥善解決，會對事業單位形成一些不利的影響，因此事業單位一定要加大對于這些問題的關注力度，滿足時代發展的要求，取得更好的發展。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;工作;優化

引言

事業單位需要緊跟時代發展的腳步，努力打造現代化辦公模式。事業單位應轉變觀念，對檔案工作有足夠的重視，總結出一套更符合實際的檔案管理工作模式，構建一個全新的工作標準，從而克服目前存在的問題，最大限度地提高檔案管理工作的效率和質量，更好地發揮檔案及檔案機構的作用，促進事業單位的發展。因此，提出有效的對策解決當下事業單位檔案管理工作中存在的問題是十分有必要的。

一、事業單位檔案管理工作中存在的問題

當前事業單位檔案管理工作中還存在一些問題，不利于事業單位檔案管理工作的正常發展，影響檔案和檔案機構作用的發揮。

（一）管理制度不完善

當前我國大多事業單位對于人事管理檔案缺乏重視，雖然大多事業單位開設有專門部門和職工進行管理，但是由于沒有合理并且可行的管理對策，導致檔案管理工作混亂不堪。另外，工作中由于職工信息搜集不準確、不完整，不僅不能清楚了解每一職工的背景，也使得檔案管理工作不能很好推進。不僅影響工作質量，也導致檔案管理缺乏實效性。

（二）管理手段過于傳統

傳統的檔案管理工作往往依托于紙質檔案，并進行人工管理。雖然這種管理方式有一定的優勢，但隨著時代的發展，在現代化辦公手段已經普及的今天，不符合社會的發展需求。目前許多事業單位固守傳統檔案管理工作模式，沒有一套現代化的檔案管理模式，缺乏相應的現代化設備支持，采取傳統的人工管理，工作效率低下，還容易出現工作失誤，讓事業單位的檔案信息丟失或者泄露，給事業單位帶來了一些麻煩。

（三）設施設備陳舊不足

一些事業單位檔案用房不足，有的無獨立的檔案庫房，有的檔案庫房面積明顯不足，有的缺乏必要的閱覽室;一些單位檔案裝具不足，或者仍然使用陳舊的檔案柜架，不利于檔案保存與長久保護;一些單位未能及時配備或者更新檔案信息化設施設備，檔案信息化、數字化管理的設施設備明顯不能適應工作的需要;一些單位缺乏必要的檔案安全防護設施設備，檔案安全防護的技術措施明顯不足。

二、事業單位檔案管理工作的優化路徑

（一）建立完善的管理制度

若要進一步提高事業單位檔案管理水平，就應從最基本的制度抓起，建立起一個良好的管理制度，讓檔案管理人員在制度中不斷提高工作效率，也提高員工彼此間的默契配合度。要達到整個檔案管理更加有效，就需所在職工作人員明確自己的職責所在，在自己職責范圍內更加出色的完成本職工作。同時職工也要了解違反管理制度后的處罰，以致能更好推動工作的完成。對于建立完善的管理制度，有關領導人員可以聽取職工的意見，采取民主的方式制定相關要求，如是否需要模仿優秀事業單位的檔案管理來提高工作效率;如果事業單位處理造成檔案管理總負責人不滿該如何處理等。為每一工作中存在以及淺存的問題提出解決方案，增加檔案管理職工對管理制度的認可，提高工作效率。

（二）將傳統與現代做法緊密結合，保證檔案信息的完整性和安全性

傳統檔案管理模式并不都是缺點，它也有其優勢，而現代化的管理模式也存在一些不足之處，如果只是用現代化模式進行檔案管理，也存在著一定的風險。因此，事業單位應注重傳統與現代的緊密結合，保證檔案信息的完整性和安全性。事業單位在建設辦公區域時，應建立紙質檔案室，將所有紙質檔案進行妥善管理，進行信息的備份登記。同時應加大投入，研發適合實際工作需要的檔案信息處理系統，并在每一個計算機中安裝相應的防盜安全軟件，讓員工在工作時既可以享受現代科學技術帶來的便利，快速進行檔案信息的分類、處理、存儲和管理，提高工作效率，又能夠杜絕員工盜竊、泄露檔案信息的行為，使員工在計算機上的操作透明化，避免不當操作。通過現代與傳統做法的結合，可以讓檔案信息有多重備份，大大提升事業單位檔案信息的安全性和完整性。

（三）加大資金等資源投入，推進信息化基礎設施建設

完善的基礎設施，是每一個事業單位開展工作的必要前提。事業單位要想讓檔案管理工作現代化，自然也要構建一個完善的信息化基礎設施，讓工作人員能夠在一個更好的環境下進行日常工作。因此，事業單位應加大資金等資源投入，大力推進信息化基礎設施建設。應采購配備信息化設備，如計算機、電子簽到系統、監控系統等，打造一個信息化的工作環境。事業單位還應注意工作區域的合理劃分，設立檔案管理工作中心，讓其盡可能處于核心工作區域，有一個開闊的工作環境，又緊靠各個工作部門，便于工作聯系，讓事業單位的各個部門積極配合檔案管理工作，讓工作人員能夠更好地進行檔案信息的收集、整理、保存和利用，推進事業單位的檔案管理工作。

（四）強化檔案管理人才隊伍建設

當前檔案管理職工素質較低也是影響檔案管理發展的重要因素之一。推動檔案管理工作效率提高的過程中首要做的是加強職工對當下主流思想的學習，提高職工各方面素質水平;之后再加強對職工的相關技能培訓，培養出一批高素質、具有優秀技能專業人才，雙管齊下，共同推進檔案管理的進程。在事業單位提高檔案管理職工素質時，可以采用集中學習、研討交流、自學等多種形式。除此之外，事業單位還可以定期組織職工收看專題講座，邀請有關領導或專家做專題輔導管理職工提高自己思想道德素養以及專業技能，增加職工對管理工作的了解。進行相關講座時領導班子應要求職工寫出一篇到兩篇高質量的學習體會文章或報告，通過對講座內容的總結推動自身發展。但是，在此過程中事業單位要意識到人才才是發展的第一資源，也是重要的資源，事業單位能否有效推進檔案管理主要取決于對人才的利用和人才隊伍的建設。因此，在開展優秀管理人員隊伍建設時，事業單位可以有效引入競爭機制，通過職工之間的對比提升人員學習的動力，激發職工管理能力的提升;除引入競爭機制外，事業單位也可實行“按需培訓”的人才培訓戰略，在培養方式上，采取業余和脫產相結合，“走出去”和“請進來”相結合、理論和實踐相結合的形式，努力造就一批有真才實學、動手能力強、有實際管理能力的專業檔案管理人才。

結束語

提高檔案管理的工作效率是十分有必要的。工作中，相關事業單位要緊跟時代步伐，滿足當今社會對檔案管理的要求。同時也要認識到檔案管理的重要性，從而從外部條件對管理職工創造良好的工作制度，激發職工的工作激情，進一步提高工作效率。另外，也要注重提升檔案管理職工的素質，從內部因素提高職工對檔案管理的認同感，從而不斷推動其發展。

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