信息時代企業(yè)電子文件管理思考

楊超

摘要：為進一步提高信息時代下企業(yè)電子文件管理的質量，本文主要針對電子文件的優(yōu)勢;電子文件給檔案工作帶來的問題;企業(yè)電子文件管理的策略三點內容，從多個角度出發(fā)，提出具體的可行性方法，為后續(xù)的工作展開提供有效的借鑒和參考。

關鍵詞：信息時代;企業(yè)電子文件管理;問題與措施

引言

基于信息時代的企業(yè)電子文件管理，有著諸多意義，包括有利于提高工作效率、有利于提高閱讀和利用的便捷性以及有利于查缺補漏確保電子文件的保密性等。企業(yè)要進一步落實好電子文件管理的具體要求，結合問題成因，制定更為有效的改進措施，從而不斷提高工作展開的效率和質量。因此，本文針對問題，探討信息時代企業(yè)電子文件管理。

一、電子文件的優(yōu)勢

（一）有利于提高工作效率

從過往的單位來看，大都是通過文書的模式來進行檔案管理的。對此，也導致了很多工作人員經常性地會因為檔案的歸檔和檢索而發(fā)愁。這也主要是因為在傳統(tǒng)的方式下，包括檔案的檢索、檔案的規(guī)整，都需要通過人工的方式來完成，以此來進行檔案的編檔和立卷等。整體的工作效率是很難得到有效提升的。同時，在檔案工作中，如果出現(xiàn)了錯誤，也很難保證及時發(fā)現(xiàn)。對此，通過電子檔案的應用，便能夠很好地省去傳統(tǒng)方法下人工處理的麻煩。工作人員在工作中，僅僅通過部分關鍵詞，便能夠準確地找到文件，極大程度上提高了工作的效率。

（二）有利于提高閱讀和利用的便捷性

從檔案管理工作的根本目的來看，仍是為了更好地提高檔案的信息，并保證檔案信息提供的準確與可靠。對此，便需要建立在更為高水平，以及更為高質量的檔案卷宗的基礎上來展開。那么從計算機技術應用于文件記錄的實際情況來看，不僅僅是體現(xiàn)出了書寫速的更高效，也極大程度地減少了工作人員的工作量。在此基礎上，工作人員也能夠節(jié)省出時間，對電子文檔進行補充和二次編寫，既保證了工作的效率，也保證了資料的準確。

（三）有利于查缺補漏確保電子文件的保密性

從計算機技術應用于文檔錄入存檔工作的實際情況來看，是能夠更好地解決過往檔案不齊全的問題的，以及針對紙質檔案的拆裝問題。同時，工作人員能夠更加靈活地針對不完整的檔案進行整理和補充，更有利于實現(xiàn)檔案的查缺補漏。此外，就檔案的閱讀來看，在電子文檔的基礎上，所提供的更加方便的檔案檢索，也更有利于對其中的所需部門進行提取，并針對這一部分內容制作文件。既提高了單位在檔案管理工作中的質量，也切實提高了檔案的安全性，避免了檔案的泄漏問題。

二、電子文件給檔案工作帶來的問題

前文中談到了大量有關電子文件的優(yōu)勢，但這并不意味著電子文件本身沒有缺點。單位和工作人員也要在電子文件問題上，樹立起辯證的態(tài)度。通常情況下認為，在不同的單位，結合自身不同的業(yè)務需求，并引進了不同的業(yè)務系統(tǒng)的基礎上，也會導致不同業(yè)務系統(tǒng)在其作用和管理對象上的差異，從而加劇了文件格式不相同，以及文件之間相互排斥的問題。例如，通過PDM系統(tǒng)所產生的數(shù)據(jù)，大都是三維數(shù)據(jù)，那么檔案管理系統(tǒng)是沒有辦法打開三維數(shù)據(jù)的，這便使檔案失去了后期的利用功能，以及歸檔審核的功能。同時，就單位自身而言，如果在檔案系統(tǒng)中，無法針對文件進行查看，或者說即便打開了文件，但是卻無法保證檔案在數(shù)據(jù)、尺寸上的正確，也會對生產產生很大的影響。期間，如果單位仍是想要加工電子文件歸檔到檔案系統(tǒng)，也只能夠相當于備份，并且也不能夠保證備份的正確，從而失去了這一工作的價值。此外，從大多數(shù)單位來看，往往也會針對PDM系統(tǒng)進行充足的備份，包括異地備份和兩處備份等。對此，如果展開的歸檔工作僅僅是為了備份，卻無法針對生產活動進行指導，就企業(yè)而言，也是一種浪費行為，也限制了該項工作的發(fā)展。

三、企業(yè)電子文件管理的策略

（一）緊跟時代，創(chuàng)新思維

針對以上問題，為進一步提高信息時代下企業(yè)電子文件管理的質量，首要工作認識要緊緊跟隨時代的步伐，加速思維的創(chuàng)新。企業(yè)和工作人員都要打破傳統(tǒng)思維的限制。那么從傳統(tǒng)認知的理解來看，檔案更多指的是，人們在進行實際的生產經營活動時，所產生的具有價值，需要進行保存和歸檔的文件材料。但是，近些年來隨著我國社會、經濟的不斷發(fā)展，以及互聯(lián)網和計算機的普及，文件的概念已然發(fā)生了改變。包括電腦使用的系統(tǒng)，所形成的文件，都可以被稱作電子文件。那么，在這一過程中，如何判斷哪些文件具有保存的價值，怎樣才能夠算是歸檔的文件，也成為了當前檔案工作人員需要著重解決的問題。簡言之便是，基于信息時代的企業(yè)電子文件管理工作，已然從傳統(tǒng)的工作內容轉移到了電子文件價值的識別，以及電子文件歸檔的方式和范圍上。對此，企業(yè)與工作人員必須要加速思維的創(chuàng)新，方可更好地處理好當前的工作，保證企業(yè)的長久發(fā)展。

（二）拓寬檔案管理系統(tǒng)的含義

在針對檔案管理系統(tǒng)的含義進行拓寬中，首先便是要放棄將產品數(shù)據(jù)歸檔至檔案系統(tǒng)的老舊觀念。過程中，主要是將其直接參與到PDM系統(tǒng)中，同時就PDM系統(tǒng)，在其內部就管理的功能和數(shù)據(jù)的歸檔進行開。這主要是因為，檔案工作本身的特點，不僅僅是通過了檔案管理系統(tǒng)進行管理的數(shù)據(jù)才屬于檔案數(shù)據(jù)。真正的檔案工作指的是那些能夠對生產進行指導，以及具有保存價值的數(shù)據(jù)。

（三）加強電子文件的檢定研究

從信息時代的發(fā)展來看，它再給檔案工作帶來大量挑戰(zhàn)的同時，也帶來了很多的機遇。通常情況下認為，檔案一定是具有保存價值的，并且不能夠對其進行更改，同時也具有追溯性的文件。那么在互聯(lián)網以及信息化的時代，電子文件的數(shù)量是呈現(xiàn)出爆炸性的增長的，這也給人們的數(shù)據(jù)找尋增加了非常大的難度。尤其是如何在大量的數(shù)據(jù)中判斷出哪一個數(shù)據(jù)是真實的。對此，就檔案工作的管理人員，便可以有效利用這一契機，進一步完善有關電子文件安全性、可讀性、真執(zhí)行、有效性以及完整性的檢測和利用，以此來更好地滿足用戶的合理需求，為用戶提供更為真實可靠的電子文件。

（四）加強檔案管理的人才建設

21世紀是人才的世紀，任何行業(yè)的發(fā)展都離不開人才的投入。尤其是在市場經濟的導向下，人才的投入與培養(yǎng)已然成為了企業(yè)間比拼的核心競爭力。只有確保了人才的質量，才能夠保證工作展開的質量。同時，從檔案管理學來看，又具有很強的專業(yè)性與綜合性，并包含著多個學科的知識，那么在人才的選擇和培養(yǎng)上其實也要更加困難。對此，針對這一問題，企業(yè)首先需要在人員招聘時，先對人員進行考核，待人員通過考核后方可正式進入崗位，實施持證上崗制度。同時，企業(yè)方面也要利用好國家的教育資源，積極開展校企合作，打造專業(yè)化的人才培養(yǎng)平臺，確保企業(yè)人才供給的持續(xù)性。其次，企業(yè)也要針對現(xiàn)有人員做好培訓工作，制定完善的培訓技術，打造專業(yè)化的人才隊伍。最后，企業(yè)也要制定出完善的人員管理制度，以及人員晉升制度。一方面是對人員進行約束，另一方面也是要調動起人員的積極性，防止人才的流失。

結束語

綜上所述，在基于信息時代的企業(yè)電子文件管理中，可通過緊跟時代，創(chuàng)新思維、拓寬檔案管理系統(tǒng)的含義、加強電子文件的檢定研究以及加強檔案管理的人才建設等一系列方法來達到目的。意在從多個角度出發(fā)，針對目前企業(yè)電子文件管理的實際情況，分析問題成因，找尋解決方法，制定更為科學、合理的方案策略，從而不斷提高工作展開的效率和質量。

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