信訪穩(wěn)定工作檔案管理探究

何定光

摘要：隨著我國經(jīng)濟(jì)、社會不斷發(fā)展，人民群眾民主意識不斷增強(qiáng)，用人政策、薪酬分配、管理計劃、勞動保障、國土資源管理、社會環(huán)境保護(hù)等各方面都發(fā)生了較大的變化，也使信訪穩(wěn)定工作也變得更加復(fù)雜，一方面是其對象的多樣化，另一方面是其情況的錯綜復(fù)雜。檔案管理也在其中體現(xiàn)出了重要的意義。

關(guān)鍵詞：信訪;工作檔案;管理

1.信訪穩(wěn)定工作中檔案管理的現(xiàn)實(shí)意義

1.1檔案是對信訪穩(wěn)定工作的真實(shí)記錄

由于信訪穩(wěn)定工作中涉及到的情況復(fù)雜，信訪人員來源廣泛且多有重復(fù)，并且信訪工作還有其自身的程序性，導(dǎo)致了信訪穩(wěn)定工作常常需要二次甚至多次重復(fù)接訪。而檔案是對信訪穩(wěn)定工作的真實(shí)記錄，一方面有利于信訪穩(wěn)定事件的繼續(xù)跟進(jìn)直至處理，另一方面有利于二次重訪、復(fù)查復(fù)核工作的進(jìn)行。并且，信訪穩(wěn)定工作中的檔案是對事件的真實(shí)可靠記錄，具有真實(shí)性和原始性，對于不實(shí)信訪有一定的規(guī)范作用，如成功進(jìn)行過人民調(diào)解的事項。只有完備的檔案，才能發(fā)揮其歷史憑證價值，才能讓信訪穩(wěn)定工作中更加切實(shí)，避免出現(xiàn)“小鬧小得、大鬧大得、不鬧不得”的不正常信訪情況，讓公平正義、依法治國體現(xiàn)于整個信訪穩(wěn)定工作中。

1.2檔案是對信訪穩(wěn)定各方面工作的側(cè)面反應(yīng)

檔案管理中所收集的信訪穩(wěn)定數(shù)據(jù)，能夠體現(xiàn)出各方面工作在群眾方面的影響，是對信訪穩(wěn)定工作最真實(shí)的反映，能夠體現(xiàn)出一些問題和不足，幫助工作進(jìn)一步改進(jìn)和完善，提高各方面工作的整體水平和能力。同時，對信訪穩(wěn)定中的檔案分析所得的結(jié)論可以為下一步?jīng)Q策提供真實(shí)科學(xué)的依據(jù)，發(fā)揮檔案的情報信息價值，提升信訪穩(wěn)定工作的成效，從根本上解決人民群眾反映最真實(shí)、最迫切需要的問題。

1.3為相似信訪穩(wěn)定事件的處理提供借鑒

信訪事件數(shù)量眾多，牽涉廣泛，情況復(fù)雜。信訪穩(wěn)定工作檔案可以為有相似情況的信訪穩(wěn)定事件處理提供一定的經(jīng)驗和借鑒，如某一件信訪問題涉及群眾數(shù)量眾多，但群眾尚未抱團(tuán)上訪，相關(guān)職能部門根據(jù)零星線索，分析當(dāng)前可能存在的穩(wěn)定問題，主動出擊，與當(dāng)?shù)攸h委、政府共同解決群眾合理訴求，避免群眾大規(guī)模聚集上訪等不穩(wěn)定事件。有利于不同人員在處理相似信訪穩(wěn)定事件的時候做出盡量統(tǒng)一的處理，最大程度上實(shí)現(xiàn)公平公正。如現(xiàn)實(shí)中征地拆遷問題，在同一地區(qū)，可能存在被拆遷群體工作難做，給予補(bǔ)償相對寬松，對于工作易做群眾政策相對收緊的不公平問題。

2.信訪穩(wěn)定工作中檔案管理的注意事項

2.1做好檔案的保護(hù)工作

首先是對于檔案安全性和完整性的保護(hù)，即防水、防火、防潮、防鼠、防蟲、防光、防霉變和防盜、防破壞。因筆者從事信訪穩(wěn)定工作，特強(qiáng)調(diào)對信訪穩(wěn)定工作檔案的保護(hù)。

隨著近年來對于檔案利用程度的提高，檔案中的信息保護(hù)問題也應(yīng)逐漸受到重視。

2.1.1敏感檔案保護(hù)。對于信訪穩(wěn)定工作檔案中的敏感信息，應(yīng)當(dāng)著重注意保護(hù)，嚴(yán)禁外泄。所謂的敏感信息，是指包含有國家秘密、內(nèi)部資料、商業(yè)秘密、個人隱私信息等的檔案，信訪穩(wěn)定工作中的檔案涉及最多的是個人隱私的保護(hù)，切忌將信訪人員的任何信息透露給相關(guān)工作之外的任何人。對于這類檔案的保護(hù)機(jī)制的建立，也是各級黨委、政府目前較為關(guān)注的一個重要方面，而在檔案管理工作中，對于這些內(nèi)容更要充分保護(hù)，除注意知悉范圍外，還應(yīng)當(dāng)專人專柜專室保存，以保護(hù)個人隱私和相關(guān)的信息安全。

2.1.2涉密檔案注意知悉范圍。對于涉密檔案更應(yīng)加強(qiáng)管理，定期清點(diǎn)，做到心中有數(shù)，涉密檔案應(yīng)當(dāng)依照《檔案法》的規(guī)定存放于規(guī)定的地方。另外，在進(jìn)行檔案的數(shù)字化處理時一定要格外謹(jǐn)慎，嚴(yán)格遵守保密制度。

2.1.3檔案使用過程中的保護(hù)。某些檔案根據(jù)工作需要明確使用范圍，在使用之前應(yīng)嚴(yán)格核實(shí)遵守檔案的知悉使用范圍，不得擅自擴(kuò)大。并且不把檔案拿到家中或公共場所查閱，不在未被加密的通信中涉及檔案信息，杜絕一切信息泄露的隱患，做到萬無一失，否則一失萬無。

2.1.4做好檔案使用的信息記錄。在進(jìn)行對檔案中信息保護(hù)的同時，也要協(xié)調(diào)好檔案保護(hù)與利用的關(guān)系，畢竟利用才是檔案保存的根本目的。而在檔案利用過程以及公文處理過程中，參與人員不斷增多，并不利于信息的保護(hù)。

2.1.5檔案泄露的處理。在涉密和敏感信息檔案的管理使用過程中一旦發(fā)生泄露事件，應(yīng)當(dāng)按照層級立即上報，以便于緊急處理，將信息泄露帶來的危險和后果降到最小。

2.2做好信訪穩(wěn)定工作檔案的分類管理，為查閱使用提供便利

對于檔案的分類，其總原則是要科學(xué)、客觀、符合邏輯，能反映檔案形成的特點(diǎn)和規(guī)律。目前，檔案分類的標(biāo)準(zhǔn)眾多，但在實(shí)體上卻應(yīng)簡明。其余的應(yīng)當(dāng)是在數(shù)據(jù)庫中建立完備的檢索目錄，以便于在需要時能夠根據(jù)需要精準(zhǔn)定位檔案。同時，也要提高案卷質(zhì)量，力爭達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的要求，為檔案的充分利用提供基礎(chǔ)。

對于信訪穩(wěn)定工作的檔案可以將其分為五大類：一是常規(guī)文書類，如一些信訪穩(wěn)定工作中形成的常規(guī)性工作的文件;二是涉穩(wěn)個體類，如建立根據(jù)信訪人的年齡、信訪年限、反映問題的類別、到何層級信訪等情況劃分為ABCD等類型，建立個人檔案，進(jìn)行分類管理;三是涉穩(wěn)群體類，此類人群涉及數(shù)量眾多，如全國性的涉教師群體、涉農(nóng)業(yè)體系人員、涉銀行單雙解人員等，由各地信訪穩(wěn)定工作部門建立檔案，對人員情況做到底數(shù)清、情況明;四是常規(guī)信訪類，將其信訪的相關(guān)信息保存，利于后期查考;五是非常規(guī)工作類，如上級主管部門經(jīng)常會開展一些階段性、突擊性、專題性的工作，以化解大量信訪問題，如當(dāng)前全國正在開展的“清倉見底、治重化積”工作，進(jìn)行單獨(dú)歸檔。通過以上合理的檔案分類，實(shí)現(xiàn)檔案利用價值的最大化。

3.小結(jié)

雖然信訪穩(wěn)定檔案管理工作內(nèi)容繁多，任務(wù)艱巨，但這一工作卻與社會的和諧穩(wěn)定發(fā)展息息相關(guān)。成功、科學(xué)化的信訪穩(wěn)定檔案管理能夠給新時期的信訪穩(wěn)定工作提供科學(xué)的、有效的、可執(zhí)行的經(jīng)驗，對于提供信訪穩(wěn)定工作本身的效能有著重大意義，對于全面建設(shè)中國特色社會主義社會更是意義重大。信訪穩(wěn)定檔案保護(hù)等方面工作一旦出現(xiàn)問題也會帶來不小的損失。因此，信訪穩(wěn)定檔案管理人員必須慎之又慎，筆者提出的意見建議，也是對信訪穩(wěn)定檔案管理人員的提醒。信訪穩(wěn)定檔案管理，有著巨大的健全完善空間和可開發(fā)利用的領(lǐng)域，因此，信訪穩(wěn)定檔案工作人員既肩負(fù)著保護(hù)的責(zé)任，也肩負(fù)著推動信訪穩(wěn)定工作發(fā)展的使命，對有效應(yīng)對處置各類信訪問題，確保社會大局穩(wěn)定具有積極的作用和深遠(yuǎn)的意義。