基于智慧校園建設下的高校檔案管理機制分析

王紅娜

摘要：通過將大數據技術結合起來的校園智能平臺建設，對大學的檔案資源管理、數據共享和服務進行研究意義重大。本文分析高校檔案管理數據及速率，討論智慧校園發展，思考基于智慧校園建設下的高校檔案管理機制建設發展方向，認為應強化檔案部門的管理意識，拓展高校檔案信息的服務方式，促進高校發揮更大的學術教育價值。

關鍵詞：檔案管理;身份認證;拓展服務

引言：智能校園構建了一個綜合的校園工作、生活和學習環境，以物聯網相互聯系為基礎，利用各種應用服務系統將校園管理、科學研究、教學結合起來，將信息技術有效地納入教育的教學研究中，通過提供網絡管理系統，提高教學的效率，重點放在大數據、云計算和實際互聯上，實現協作、一體化、科學研究、教育服務和有效預測教育過程的教育管理。

一、高校檔案管理數據及速率分析

（一）大數據技術提高管理效率

大數據技術使高校檔案管理者能夠迅速和大量地綜合信息，隨著經濟的迅速發展，計算機技術和社會網絡也在增加，電子商務和移動通信技術正在迅速發展，在高等學校所有部門開始了數字信息時代。眾所周知，高等學校的學生數量不斷增加，教師人數眾多，比普通學校的學生和教師人數多，學生和教師檔案的信息量特別大，大型數據技術的出現和發展促進了學校檔案信息的管理。聯合大學檔案和信息是一個完整的數據模型，大數據技術促進了大學檔案的整合和開發，特別是在這一更廣泛的數據開發時代，理論和經驗用來驗證應如何從總體上避免一些不好的行為習慣，以及如何調整和應用[1]。文件管理人員在組織和儲存數據方面所承擔的責任，由于信息的復雜性和數量，特別是需要在短時間內組織和規劃檔案信息，這可能會增加壓力，但如果有一個檔案庫，管理效率和選擇性地重復選擇檔案的做法可以大大提高，有效且經濟的儲存信息文件。

（二）提高數據處理速度

大數據技術滿足了人事檔案中的信息要求，并有助于建立一個數據庫。大數據技術具有效率高、成本低的特點，比傳統的數據處理方法更為有效，并在一定程度上減少了這些技術的成本。云計算數據的處理、數據的可讀性和讀寫率都有所降低。大規模計算的數據極為精確、迅速，存儲能力高，節省了數據搜索的時間，緊急需要的檔案資料可在短時間內獲得并保證質量，而且所需檔案資料也可隨時查閱。

二、智慧校園發展分析

（一）智慧校園發展的三個階段

高等學校的計算機化主要經歷了三個發展階段，第一階段是基礎設施建設聯網的初始階段，其重點是建設校園的主要網絡，面向用戶的低水平應用程序和有限的服務。第二階段是計算機建設數字校園的全面啟動階段，基本網絡升級、信息平臺和應用程序建設，以及傳播和推廣，第三階段是信息服務升級階段，智能校園側重于校園網絡的性能、可靠性和安全性，并促進應用程序的深化。優先提供以人為本的服務以及促進知識服務和治理的概念[2]。如今參與數字校園實際探索的高等學校正處于早期和萌芽時期。要想建立一個完善的管理制度，就需要把所有的實際工作與設施結合起來。全國性的發展體現在六個方面：計算機智能的管理、智慧教學、科學研究、保護生態能源、安全的校園和輕松的生活。

（二）應用身份認證體系

高等學校現有的應用系統堅持一個身份，如辦公室自動化、財務、教育服務、研究系統等，由于廠商和建設部門之間的差異，在不同的識別系統中廣泛使用了身份認證技術。智能校園建設身份識別平臺統一提供對用戶身份的整個生命周期進行綜合管理。通過訪問一個地點，用戶身份和基于校園平臺的所有操作系統的訪問控制，確保訪問和身份管理業務的安全。教師、學生和其他使用者的生命周期視不同層面而定，制定安全和有效的準入管理標準，以提高應用程序的使用效率和安全性。科學利用收集和分析技術進行分析，這是整個生命周期綜合管理用戶身份的基礎，能夠根據用戶的行為偏好，提供能吸引用戶的個性化信息和服務。

三、基于智慧校園建設下的高校檔案管理機制建設

（一）檔案管理部門參與智慧校園建設

檔案服務部門的參與是不夠的，大型數據沖擊需要學校不斷改變心態，從上到下優先考慮數據對思想和實際行動的影響。根據工作的特點，檔案管理部門參與大學智能校園建設的總體水平很低，在數據開發階段沒有納入相關的檔案管理要求和標準，甚至沒有將檔案系統與支助辦事處等業務系統兼容，妨礙了隨后系統生成數據的及時歸檔和有效開發。

對此，檔案管理部門應積極參與到智慧校園建設的相關活動中，大數據技術可以從聯合文件中提取數據。發掘數據的潛在價值并進行分析，確定學校特有的教學方式，并為學校檔案建立一個數據庫服務設施。目前，高等學校的設備基本上是智能化的，特別是在檔案信息管理方面，而大數據卻沒有。只允許對信息資源進行管理，不允許交換數據，同時對閱讀進行及時的記錄和分析。大量的數據有助于各大學分析數據信息，就學校教育和學生總體素質評估方面的檔案資料趨勢作出決定，了解檔案與用戶之間的聯系。

（二）強化檔案部門的管理意識

從現實情況來看，智慧校園建設還缺乏對檔案的了解，一些學校服務部門沒有充分認識到系統和應用所產生的數據是學校的一項重要資產。一項重要的檔案資料，需要有一個標準格式，及時歸檔、開發和使用，而如今在系統設計階段，沒有設計一個符合檔案管理要求的檔案管理模塊，因此難以使用和進一步開發檔案，數據的整合需要付出巨大努力。

聯合系統行政協調理事建立規范的檔案管理機制，在一個智慧的校園環境中，各辦公室的檔案管理員應優化其檔案管理方法，積極利用計算機和物聯網絡，不斷提高聯合系統各組織的管理效率。可以通過相關系統收集關于檔案所有方面的信息，對檔案資料進行分類整理，為教師和學生提供更多的便利，并改善對檔案的管理，提高文件使用效率，掃描傳統的紙面文件，將這些檔案轉換成電子檔案，并提供備份，將檔案的各個部分分開，以便更清楚地保存。

（三）拓展高校檔案信息的服務方式

不能忽視高校檔案管理存在“數據孤島”的問題，學校擁有足夠的財政資源，但是缺乏數據標準或者是標準不完善，需要加強一體化和協同作用，包括整合資源、整合數據、系統整合、應用一體化、促進教育、科學研究、保健、管理服務等系統的有效一體化，促進業務協同作用和數據共享，減少“數據孤島”的問題。

檔案部門必須積極參與建設智能校園，建設一個大的文件，完成頂層設計，建設一個智能的文件信息資源平臺，實現學院檔案管理系統與其他系統之間的完美對接，以及對聯合系統各組織原始數據的實時控制系統的轉移。報告操作程序和教學系統的數據流將數據庫的數據輸入文件。智慧校園和各個門戶的完整及輔助數據都被列入了系列數據庫，確保文件系統安全性信息和管理資源整個生命周期的完整性和真實性。高等學校檔案部門在“庫存文件數字化和額外文件電子數字化”的基礎上建設智能檔案方面取得了進展，利用大型數據和材料網絡等技術提取檔案，為整個學校聯合系統提供服務。以需求為導向的學校環境中提供被動服務的傳統模式，提供個性化和有針對性的信息服務。

（四）重視網絡信息安全維護

需要加強網絡信息安全，網絡安全是學校安全的一個重要組成部分，確保網絡安全和信息安全是校園建設的一個優先事項。智慧校園出于行政和財政原因，如數據信息一類的關鍵信息網絡安全保護系統沒有得到充分的實施，未實現網站的整合等等。對網絡和信息安全的威脅更大，而密集和分門別類的檔案數據的安全性也沒有得到保證。此外，安全管理機密信息和內部信息也對檔案數字化提出了重大挑戰。

將改進高級設計，以便將檔案管理和檔案計算機化納入建設智能校園項目的整個流程，實施綜合管理，將大型數據技術和檔案開發結合起來，并提高真實性。將加強信息安全系統，以確保大學檔案資料資源的效率和安全性。在一個智慧的校園環境中，高等學校應當改進和完善檔案管理機制，確保這些機制適應高等學校正在發生的變化，并從一開始就在檔案管理的所有階段促進穩定。材料的分類、收集、改進，直至最后確定為止，提高聯合系統各組織的專業化和管理標準。檔案管理機制的創新將使高等學校辦公室的檔案管理成為現實，并使之更具科學性。通過建立控制檔案來源的機制，必須及時歸還不完整和不準確的檔案，以避免檔案中出現問題。在檔案檢索的情況下，應安排一個特別程序，以避免泄露信息或發生其他突發情況[3]。

（五）加強管理檔案人才隊伍建設

必須加強聯合的人才隊伍管理能力，檔案管理人員缺乏技術能力直接影響到檔案管理的效率，目前我國許多大學都需要提高這方面的技術能力，完全基于資料的檔案管理效率低下，很多檔案管理員對計算機不熟悉，無法利用計算機來完成其本職工作，這不利于更好地管理檔案文件。

提高聯合協調文件的管理能力，需要對檔案管理員進行培訓和提高技能，使檔案管理人員能夠有效地利用因特網和滿足智慧校園發展的需要。這就要求高等學校的教育者定期向檔案管理者提供專門培訓，檔案管理人員或有關專家出席學校，制定獎勵措施，鼓勵檔案管理員獲得新知識，提高計算機技能，并滿足工作需要。改進數字檔案信息資源的收集和開發，數據一體化應首先確定傳輸和存檔中應包括的數據，以便區分基本數據和專利數據，確保數據的準確性和一致性，并促進聯合檔案庫信息資源的合理以及計算機化管理。數字檔案信息資源管理的最終目標是開發其用途，高等學校的檔案管理必須充分利用廣泛的數據提取技術，開發和利用檔案中的信息資源。

總結：綜上所述，智慧校園背景下，大數據技術提高管理效率，智慧校園的發展經歷了三個階段，包括基礎設施建設聯網的初始階段、計算機建設數字校園的全面啟動階段、信息服務升級階段。為發展高校檔案管理，提高檔案利用率，應加強管理檔案人才隊伍建設，重視網絡信息安全維護。

參考文獻：

[1]張根水.面向智慧校園建設的高校檔案信息資源管理研究[J].蘭臺內外，2020（28）：7-9.

[2]莫文珍.智慧校園語境下高校檔案管理探析[J].黑龍江檔案，2020（03）：39-40.

[3]侯明.智慧校園背景下高校辦公室檔案管理工作優化措施[J].辦公室業務，2020（08）：164.