基于AHP的檔案信息系統評價指標體系構建研究

摘 要： 對檔案信息系統進行有效評價，必須構建科學、合理的評價指標體系。本文從探討企業構建檔案信息系統的意義出發，對選取評價指標需要遵循的原則和依據進行分析，另外，在文章中，筆者通過將模糊綜合評價，以及采用AHP，將兩者進行有機結合，以此為基礎，構建出相應評價體系，該評價體系更為全面也更為合理，力求為企業檔案信息系統的評價與完善提供參考。

關鍵詞： AHP;檔案信息系統;企業

1 企業構建檔案信息系統的意義

企業構建檔案信息系統，有利于大幅提高檔案收集整理的效率和質量，提高檔案的綜合利用和管理水平;有利于提高檔案管理利用的精度;有利于保證檔案的安全性和可控性;有利于減小檔案工作者的勞動強度。

2 檔案信息系統評價指標體系設計的原則

評價指標體系是否合理，取決于指標設計是否遵循相關設計原則。在進行指標體系構建之前，必須明確指標體系的設計原則：一是科學性原則，能夠真實反映評價對象的本質;二是導向性原則，能夠引導企業檔案信息化建設朝著正確的方向發展;三是系統性原則，能夠從整體上反映被測評系統的綜合情況;四是可操作性原則，指標設計盡量簡約、易于實現;五是定性分析與定量分析相結合原則，既選取定量指標，又選取定性指標，使得指標合理、規范。六是可比性原則，保證指標在各檔案信息系統之間橫向可比、在不同歷史時期縱向可比。

3 評價指標體系的構建

3.1 評價指標體系模型結構

經研究，文章中筆者對企業檔案信息系統進行分析，并明確其中所具有的評價指標體系，在整體體系之中，一級指標總計有3個，而二級指標方面，總計有12個，具體的體系結構如下圖所示。

3.2 評價指標的具體內涵

（1）信息化水平B1。從某方面來說，在衡量信息化水平的過程中，一般采用的標準主要包含四個方面，分別為檔案信息的管理水平、數字化率、服務質量、利用率四個方面。

第一，檔案數字化率方面，主要可以明顯呈現出企業運行過程中，該企業檔案整體的數字化程度，簡單來說，也就是在整體館藏檔案之中，其中電子檔案占有的比例，該比例的計算主要是通過企業實際運營過程中，各個部門的紙質檔案，與各個部門電子檔案兩者之間所呈現的銜接程度，以此為基礎決定數字化程度。

第二，在檔案信息管理水平方面，究其目的主要是對企業運行過程中，管理人員中檔案信息化培訓、制度建設、人員配置、系統總體把控幾個方面的能力考查。

第三，針對檔案信息利用率進行分析，主要是針對企業運行中，企業對檔案信息整體的利用水平的一種考查工作，在判斷的過程中，主要是以整體檔案信息系統中，每天平均的用戶總量，包括不同電子檔案每天的平均點擊率為根據。

第四，企業的整體檔案信息服務質量的評定，主要是以企業在檔案信息服務工作中，所能達到的全面型、準確性等方面的衡量，簡單來說，也就是企業實際運營過程中，整體檔案信息系統是否可以滿足企業內用戶實際使用的需求，用戶在檢索相關信息的過程中，是否能夠提供全面、精準且快速的服務。

（2）系統性能B2。針對系統性能指標進行分析，主要包括四方面內容，第一為系統的可維護性，第二為系統的功能完善程度，第三是系統運行中的可靠性，第四是系統安全方面的保密性。對這四方面進行分析，第一，系統的可維護性主要是在系統日常運行過程中，對其進行的日常維護，以及系統的補丁處理、更新、模塊化程度等方面內容;第二，系統的功能完成程度方面，主要是系統運行過程中，整體功能的完整性，例如，其中包括整理編目、數據管理及查詢等多方面的功能;第三，系統運行可靠性方面，主要是對系統實際運行中，系統運行的故障次數、故障修復能力和故障修復速度、實際運行速度等方面內容的考察;第四，系統安全方面的保密性，主要是表現在系統在工作中，系統的網關、防火墻等方面，相關的設置工作是否安全、可靠，以及包括數據備份、用戶識別方面的安全可靠程度。

（3）技術水平B3。對系統的技術水平進行分析，主要包括如下幾方面，第一，企業自身所擁有的硬件設施總量;第二為整體系統中，所包含的軟件的質量;第三為所有相關的設施、設備是否具有一定的先進性、標準性，企業的技術操作人員在實際工作中的操作水平。對于設備的先進行、標準性方面來說，主要是針對外部設備，內部軟件進行考核，考察其是否符合我國相關部門的要求和相關標準，是否可以滿足系統更新過程中相關的標準和要求。

3.3 明確評價指標權重

（1）明確評價指標權重。在企業實際運營過程中，企業的檔案信息系統評價工作是否可以提升準確率，更為全面且客觀地進行服務，因此需要對各項指標進行打分，而打分應該采取德爾菲法進行，并且在打分的過程中，要充分綜合企業高層管理人員、高校專家及專家的經驗水平、專業背景、知識結構等多方面的內容，基于此，才可以保證所獲得的評價指標權重有足夠的可靠性，并且大幅度提高真實性。除此之外，要切實根據專家所給予的評價結論和結果，以AHP為基礎，遵循其主要的計算過程，然后通過復雜的系統性數學運算工作，最終才可以獲得更為精確、可靠的評價指標權重，具體的評價因素判斷矩陣等如下表1～4所示。

對矩陣進行判斷，從而得知矩陣一致性是否符合需求，從而認為權重向量具有可靠性。

對矩陣進行判斷，從而得知矩陣一致性是否符合需求，從而認為權重向量具有可靠性。

對矩陣進行判斷，從而得知矩陣一致性是否符合需求，從而認為權重向量具有可靠性。

對矩陣進行判斷，從而得知矩陣一致性是否符合需求，從而認為權重向量具有可靠性。

（2）建立模糊集。在對企業檔案信息系統評價的過程中，為了可以提升整體評價的科學性，在文章中，筆者主要以A企業為例，在判斷指標隸屬度的過程中，主要是采用專家打分法進行。專家團主要是由相同類型的企業中的自身工作人員五名，還有A企業中技術人員三名，管理人員五名，A企業所屬行業的行業協會專家五名，高校中相關專業的教授兩名共同進行對A公司的評價工作。在評價的過程中，需要進行等級劃分，總計劃分為4個等級，分別為高級、中級、低級和差，具體的評價等級如下表5所示。

（3）構建判斷矩陣。根據表5可構造評價矩陣如下所示：

R1= 0.05 0.25 0.40 0.25

0.20 0.20 0.35 0.25

0.15 0.40 0.25 0.20

0.20 0.25 0.40 0.15? 式（1）

R2= 0.15 0.15 0.45 0.25

0.30 0.40 0.20 0.10

0.35 0.40 0.15 0.10

0.30 0.35 0.25 0.10? 式（2）

R3= 0.15 0.25 0.45 0.15

0.25 0.45 0.30 0.10

0.20 0.25 0.40 0.15

0.15 0.35 0.25 0.25? 式（3）

（4）進行綜合評價。

①二級模糊綜合評價：

V1=W1*R1=（0.1644 0.2380 0.3615 0.2335）

V2=W2*R2=（0.2283 0.2532 0.3341 0.1855）

V3=W3*R3=（0.2088 0.3728 0.3390 0.1354）

根據二級模糊綜合評價可知，在企業檔案信息系統中，信息化水平和系統性能方面目前都處于較低水平，技術方面處于中等水平。

②一級模糊綜合評價：

U=W*[V1 V2 V3]T=（0.2097 0.2620 0.3417 0.1926）

有上述所體現的一級模糊綜合評價得出的結果可以看出，如果相應的評價等級顯示為“低級”，則其所屬的隸屬度則為0.3417最大，而已最大隸屬度原則為根據的話，就可以判定企業實際運行過程中，其檔案信息系統所產生的評價就相對水平較低，因此，就要針對企業檔案信息系統進行優化工作和提高工作，從而才可以促使實際情況、評價結果兩者之間達成吻合。

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作者簡介： 董暉（1987—），女，山東青島人，山東科技大學經濟管理學院碩士研究生，青島黃海學院綜合辦公室檔案室工作人員，研究方向：企業戰略與組織管理。