如何提高文書檔案管理的效率

歐艷芳

摘?要：文書檔案保存單位存續(xù)期間所有的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，記錄著單位的歷史發(fā)展過(guò)程、各項(xiàng)管理事宜，單位的正常運(yùn)轉(zhuǎn)離不開(kāi)文件憑證，這些文書檔案內(nèi)容是單位經(jīng)營(yíng)管理與角色的重要憑證與參考依據(jù)。目前，仍然有很多單位不重視文書檔案管理工作，或者投入的物力、精力和財(cái)力遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到管理標(biāo)準(zhǔn)等問(wèn)題。對(duì)此，提高文書檔案管理的效率應(yīng)該予以高度重視，以此為中心，就文書檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀，提出針對(duì)性的建議是本文重點(diǎn)分析的內(nèi)容。

關(guān)鍵詞：文書檔案?管理效果?工作效率

中圖分類號(hào)：G275.2??文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A????文章編號(hào)：1003-9082（2020）08-00-01

文書檔案管理工作，應(yīng)該注重系統(tǒng)性原理及其與周圍環(huán)境之間發(fā)生的相互作用機(jī)制問(wèn)題，以及文書檔案管理的各個(gè)組成部分與周圍環(huán)境之間產(chǎn)生作用的綜合化過(guò)程，從系統(tǒng)優(yōu)化角度提高效率，是高效率管理的根本目的與動(dòng)力。隨著市場(chǎng)環(huán)境的發(fā)展變化，文書檔案管理工作對(duì)企事業(yè)單位發(fā)展的影響作用也越來(lái)越明顯。

一、文書檔案管理的作用

1.為企事業(yè)單位提供信息檢索服務(wù)

市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)機(jī)制作用下，市場(chǎng)環(huán)境與經(jīng)濟(jì)體系建設(shè)正處于發(fā)展過(guò)程中，企業(yè)事業(yè)單位在我國(guó)國(guó)民經(jīng)濟(jì)體系中扮有重要的角色，對(duì)推動(dòng)我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展具有積極的作用。文書檔案管理工作涉及的內(nèi)容較為繁雜，如銀行信息、下屬機(jī)構(gòu)、各項(xiàng)業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)信息等，為單位工作的順利展開(kāi)提供保障，同時(shí)為社會(huì)工作提供一些必要的信息檢索服務(wù)。

2.推動(dòng)國(guó)家檔案管理工作的順利展開(kāi)

事業(yè)單位從成立到注銷的整個(gè)環(huán)節(jié)中，所涉及的所有信息均記錄在文書檔案內(nèi)。事業(yè)單位存續(xù)期間的各項(xiàng)適宜及其工作內(nèi)容均真實(shí)記錄在文書檔案資料中，這些檔案是檢查管理部門判斷事業(yè)單位守法行為的依據(jù)。對(duì)此，事業(yè)單位文書檔案管理具有法律憑證的效力。再加上事業(yè)單位的工作性質(zhì)是促進(jìn)社會(huì)的和諧與發(fā)展的部門，文書檔案管理資料應(yīng)該保存完整，是記錄某一歷史時(shí)間段及區(qū)域發(fā)展的材料，具有客觀性與真實(shí)性，對(duì)促進(jìn)我國(guó)檔案管理工作有一定的保障性作用。

二、文書檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀

1.管理理念較為落后

文書檔案管理工作是與時(shí)俱進(jìn)的，而不僅僅是簡(jiǎn)單存放檔案工作，其還與今后的社會(huì)服務(wù)有直接關(guān)系。因此，文書檔案管理工作應(yīng)按照一定的管理原則、工作流程進(jìn)行，對(duì)于信息量或存量較大的文書檔案資料應(yīng)做好序列編號(hào)，便于今后查找、檢索與文檔提取工作，這也是企事業(yè)單位應(yīng)該重視文書檔案管理的必要性原因。目前，事業(yè)單位文書檔案管理的前期工作量較為巨大，或者一些單位格外重視收藏部分，對(duì)文檔的檢索與搜集工作部分所付出的精力還不足以實(shí)現(xiàn)信息化管理目標(biāo)，在很大程度上還造成了單位資源的浪費(fèi)，以上這些都是文書檔案管理理念問(wèn)題所產(chǎn)生的結(jié)果。

2.電子化應(yīng)用水平較低

一部分企事業(yè)單位在文書檔案管理上仍然停留在手工操作技術(shù)水平上，應(yīng)用電子化文書檔案管理機(jī)能較低，無(wú)疑增加了文書資料的收集整理與查閱儲(chǔ)存的工作量。互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，“互聯(lián)網(wǎng)+技術(shù)”被廣泛應(yīng)用在社會(huì)生產(chǎn)生活的各個(gè)領(lǐng)域中，但是文書檔案管理在電子化應(yīng)用低水平，嚴(yán)重阻礙了企事業(yè)單位的信息共享與流轉(zhuǎn)效率，使得文書檔案的管理價(jià)值沒(méi)有充分發(fā)揮出來(lái)。

3.檢索效率較低

文書檔案是一種數(shù)據(jù)庫(kù)形式，信息檢索效率直接影響企事業(yè)單位在某項(xiàng)事宜上的管理成果。但是，不乏一些單位仍然采用手工檢索方式，計(jì)算機(jī)檢索利用率較低。另外，一些單位文書檔案管理雖然開(kāi)發(fā)或已經(jīng)開(kāi)始應(yīng)用檢索工具，但是仍然以手工檢索為主，對(duì)于注重量化而非質(zhì)化上的改變，自然會(huì)影響到文書檔案管理效率的整體水平，進(jìn)而影響到整個(gè)單位的工作進(jìn)展與未來(lái)發(fā)展空間。

三、提高文書檔案管理效率的路徑

1.提高文書檔案管理工作的思想意識(shí)

文書檔案管理是“沉默”證據(jù)，對(duì)于進(jìn)行某項(xiàng)事宜的追查、信訪、解決歷史遺留問(wèn)題等有著舉證的作用。另外，文書檔案工作也是規(guī)范權(quán)力運(yùn)行的參考依據(jù)。規(guī)范事業(yè)單位工作的權(quán)力運(yùn)行，進(jìn)而保證工作的公平化與透明化，是各個(gè)單位要做好的事情。文書檔案管理工作是記錄行政權(quán)力的流程的“文本化”監(jiān)督載體，同時(shí)也是業(yè)務(wù)擴(kuò)展與建設(shè)的參考資料。機(jī)關(guān)事業(yè)單位的文書檔案管理業(yè)務(wù)，相對(duì)于前沿性事業(yè)建設(shè)業(yè)務(wù)來(lái)說(shuō)，扮演著支持性角色，很容易被忽視。但是其對(duì)于企事業(yè)單位的決策性依據(jù)作用，仍然是不可忽視的。

2.強(qiáng)化文書檔案管理工作人員的素養(yǎng)

第一，給予文書檔案管理工作人員可以選擇的培訓(xùn)機(jī)會(huì)，提升其思想認(rèn)識(shí)水平，與時(shí)俱進(jìn)、開(kāi)拓創(chuàng)新，增強(qiáng)其管理服務(wù)意識(shí)。第二，在人員聘用層面上，應(yīng)對(duì)其專業(yè)素養(yǎng)、學(xué)習(xí)能力與責(zé)任心等方面提出一定的要求，其自身具備扎實(shí)的理論知識(shí)，能夠主動(dòng)適應(yīng)與學(xué)習(xí)檔案管理的各項(xiàng)內(nèi)容，面對(duì)困難能夠以積極、正確的心態(tài)去面對(duì)，在崗位上恪盡職守。第三，企事業(yè)單位定期組織文書檔案管理工作人員參加培訓(xùn)與課程學(xué)習(xí)，根據(jù)時(shí)代發(fā)展與單位要求，不斷提升管理人員的職業(yè)道德與專業(yè)素養(yǎng)，進(jìn)而保障管理效率。

3.建立健全數(shù)字化安全保障性管理系統(tǒng)

文書檔案管理工作從數(shù)字信息化角度進(jìn)行改革，不能完全照搬照抄其他單位的文書檔案安全保障性管理系統(tǒng)，應(yīng)結(jié)合單位經(jīng)營(yíng)性質(zhì)、管理目的、工作范圍等選擇合適的主機(jī)運(yùn)行系統(tǒng)，應(yīng)首先從主機(jī)物理運(yùn)行環(huán)境與操作安全性兩方面進(jìn)行著手，同時(shí)增加病毒防護(hù)、防火墻、訪問(wèn)權(quán)限、加密技術(shù)等網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)，以及注重文書檔案的電子數(shù)據(jù)庫(kù)安全管理工作。從硬件與軟件兩個(gè)維度建立健全數(shù)字化安全保障性管理系統(tǒng)，輔之以安全管理機(jī)制，從整體上落實(shí)文書檔案管理工作的數(shù)字化信息安全，進(jìn)而保證管理效率的前提下，能夠使得檔案信息各個(gè)流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)的安全性與便捷性。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)被廣泛應(yīng)用到社會(huì)行業(yè)各個(gè)領(lǐng)域中，給文書檔案管理工作帶來(lái)了嚴(yán)峻挑戰(zhàn)的同時(shí)，也將面對(duì)著時(shí)代發(fā)展機(jī)遇。文書檔案管理工作應(yīng)從企事業(yè)單位實(shí)際情況出發(fā)，實(shí)事求是地認(rèn)識(shí)到文書檔案管理工作對(duì)保障各項(xiàng)工作的積極意義，進(jìn)而從思想意識(shí)、人才管理、信息化角度上改革檔案管理工作，在充分發(fā)揮文書檔案管理工作的應(yīng)用價(jià)值基礎(chǔ)上，使得工作效率不斷地獲得提高。

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