智慧檔案系統的功能與數據挖掘及智能利用系統設計研究

李金玲

摘 要：檔案管理智能化發展，需要智慧檔案管理系統以及智能檢索等系統的支持，以此為中心進行研究，了解檔案管理智能化系統的功能與價值，進一步優化智能化系統管理設計。

關鍵詞：智慧檔案;信息搜索;數據挖掘;信息管理

數字化時代發展下，檔案管理亟需打造智慧檔案系統，結合大數據與云計算等數字一體化平臺，提高檔案管理數據挖掘功能，增加智能檢索利用系統，加速檔案管理模式升級轉型，構建一體化的“智慧”檔案管理體系。智慧城市發展基礎上，對檔案管理提出更高要求，以現代化科技手段，真正做到檔案智慧管理的目標：實現自動分類、自動統計、智慧分析、關聯識別以及智能檢索;實現檔案管理智能化的同時，提高檔案在社會發展中提供利用的重要價值。

一、一體化智慧檔案管理系統與數據挖掘應用層次

根據國家檔案局發布關于修改《電子公文歸檔管理暫行辦法》的決定：“符合國家有關規定要求的電子公文可以僅以電子形式歸檔。電子公文歸檔應當符合電子文件歸檔和電子檔案管理的要求?！薄半娮庸男纬蓡挝粦陔娮庸臍w檔時按照國家有關要求對其真實性、完整性、可用性和安全性進行檢查?！币虼?，智慧檔案管理是智慧城市建設與檔案智能化發展的必然選擇，檔案管理具有信息收集繁瑣、種類多、管理范圍廣、周期長的特點，智慧檔案館的建設，需要一體化智慧檔案管理系統的支持。結合智慧檔案管理系統、數據挖掘應用劃分檔案管理層次。

1.信息管理層次

檔案管理中信息管理層次主要管理對象對已經發生的活動信息數據等收集，通過智能檔案管理系統將其自動分類，通過數據挖掘應用掌握數據信息的價值，由此為檔案信息的長久管理與存儲創造有利條件。根據檔案各種實際價值功能數據分析，具體分為：第一，通過數據挖掘整合檔案各種數字資源，有利于改善檔案資源的館藏功能分類構成。由于檔案數據屬于一個整體資源，可以在實際應用中突破區域、行業等條件的限制，能幫助各行各業檔案管理部門增加各種資源信息，改善自身已有檔案管理信息資源結構;第二，做好檔案數字資源整合工作，有利于提高各行各業的信息資源配置水平。通過科學監管區域內部檔案信息資源接受范圍，讓檔案管理信息資源結構向著一體化、智能化和信息化的方向革新，以此減少區域之間的數據差距;第三，保障檔案數字資源整合工作得到有序落實，有利于展現其擁有的社會功能。在整合數字資源后，可以為構建良好的信息共享平臺奠定基礎，并能從中獲取更多潛藏的信息資料，從而使檔案信息資源成為社會建設發展的重要財富價值。

2.信息傳播層次

信息傳播層次主要針對智慧檔案管理需發揮出其信息傳播功能，通過智慧檔案管理信息系統的統計與自動化分析，將其轉變為推動城市發展與社會進步的力量，以智能檢索為基礎，自動推薦有價值的檔案內容，匯集檔案內容，做好檔案審核與統計歸類等工作，最大程度實現檔案信息的有效利用。

3.信息能力管理層次

遵循屬性，精細管理。檔案管理有兩種形式存在，一種是永不對外界開放，另一種是在規定年限得到之后可以對外界開放。在建設智慧檔案管理信息系統的時候，一定要遵循檔案管理屬性，使得檔案管理工作更加具有安全性和完整性。在具體的操作過程中，檔案管理要堅持集中管理的原則，根據一定的標準對不同檔案資料進行分級管理。

信息能力管理方面，結合智慧檔案管理系統中信息管理、信息統計等功能，提高檔案信息管理質量。智能化檔案信息系統的建設與數據挖掘能力的提升，檔案管理信息競爭能力得到提高，更好地發揮檔案管理對信息分析與指導的作用。準確提供社會需求信息，及時進行信息對比，創新檔案信息模式。

根據智慧檔案管理系統層次化劃分，結合檔案管理信息需要規劃檔案智能化統計分析與管理功能，提高檔案管理信息處理效率的同時，為檔案信息的傳播以及數據價值的挖掘等創造有利機會。

二、智能化檔案管理資源分析

創建檔案資源庫是完善一體化智慧檔案管理系統的基礎。數據庫中包含的各種數據信息是檔案部門開展工作的主要前提，數據庫中資源的豐富程度以及運用便捷性，從基礎上決定了智慧檔案管理的服務質量與效率。

1.紙質檔案

受客觀因素影響，多數檔案館中存儲的資料與卷宗均屬于紙質檔案，如會議記錄、科技檔案等。這些檔案想要實現數字化可從兩方面入手：其一，運用拍照、掃描方法，將紙質檔案轉變為圖片形式后進行存儲，其中還需要標引處理。其二，通過漸入方法創建word文檔，接著使用數字水印技術后進行歸檔處理。上述兩種方法都有著各自的優勢與劣勢，掃描方法具有簡易性，操作便捷，而檢索與標引則有著一定難度。數字化方法需要使用大量人力資源，之后的加工成本較小，還具有全文檢索功能。

2.數字檔案

在信息技術的加持下，各檔案館中都已存儲了大量數字檔案，企業若較早使用辦公系統時，數字檔案量則極為龐大。通常數字檔案入庫工作有著較強便捷性，在檔案數據轉移與轉錄期間，僅需要確保數字檔案具有較強原始記錄特征。即保留完整的數字檔案入庫日期、原始格式、頁碼等信息。數字仿真與數字遷移是數字檔案移庫的主要方法。數字遷移就是舊系統中存在的硬件、軟件完整轉移到全新的系統，進而確保新系統可識別與應用各種數據信息。數字仿真是全部或部門模擬系統及計算機，在新系統中創建出較為完善，可兼容全部原始數據信息、軟件、硬件的運行環境。上述兩種方法同樣存在各自的優勢與缺點。數字遷移通過升級方法在轉移數據，轉移時存在數據信息遺失風險。數字仿真可避免數據遺失問題的出現，但其需要在新系統中創建全新模塊識別轉移數據，進而導致數據模式較多。

3.信息數據

在大數據時代下，隨著各行各業領域的持續革新，促使信息數據數量越來越多，此時為了充分展現數據價值，既要優化以往引用檔案數字資源結構，又要結合現代化技術管理理念對整合模式進行革新。傳統意義上的數據分析方式已經難以應對當前數量龐大的數據系統，特別是在處理非結構化數據的情況下，實際工作效率很難提高。由此，要想改善這一現象，必須要先明確大數據分析的價值，注重信息與數據的整合。針對現階段檔案數字資源整合情況分析可知，需在實踐數字資源整合中充分展現出“大數據”時代的優勢。

三、一體化智慧檔案管理系統、智能檢索利用系統以及數據挖掘功能分析

1.一體化智慧檔案管理系統

一體化智慧檔案管理系統結合檔案管理發展需求以及具體操作流程，增設、智慧檢索應用平臺檔案安全認證、信息存儲、擴展性服務等功能。一體化智慧檔案管理系統的應用將檔案管理智能化特征展現出來，通過安全認證等為檔案管理提供更好的服務。

（1）智慧檔案檢索應用平臺

打造智慧檔案管理檢索應用平臺，其主要依靠技術為自動識別技術，不需要進行檔案管理接觸，利用射頻信號的方式自動識別檔案管理對象，準確獲取檔案管理數據。檔案檢索應用必須要工作人員的操作，自動識別技術自行完成。自動識別技術簡稱RFID，不僅數據處理迅速，識別精準度高，適應性非常強，能夠迅速與智慧檔案管理系統融合，可以完成遠距離檔案管理操作。自動識別處理迅速快捷，雙重信息錄入模式，改變傳統手工信息輸入的不足，通過標簽轉換系統以及信息盤點系統，提高智慧檔案管理與識別效率。打破傳統模式下檔案管理的局限性，為檔案管理智能化發展提供技術支持。

（2）檔案信息管理制度

智慧檔案系統的建設，需要嚴格、全面的管理制度進行約束與指導。檔案信息管理制度要求針對檔案信息存儲，設置專門管理輸入端口，針對檔案信息管理情況及時上傳信息，同時還要增加元數據、系統導入功能，設置檔案資源管理權屬識別系統。針對檔案管理不同系統的運行，創建激勵機制，制定嚴謹的保護政策，嚴格控制檔案格式轉換操作。完善制度，引進智能新技術。智慧檔案系統需要有完善的管理制度作為保障，因此，檔案管理部門必須建立嚴格、全面的管理制度。此外，檔案管理部門還可以積極引進現代化的檔案管理技術和設備，不斷充實和完善檔案安全保密管理工作，提高檔案安全保密管理工作，積極向信息化的一體化智慧檔案管理方向創新發展。

（3）安全認證

根據國家檔案局《機關檔案管理規定》第四十六條規定：應當積極開展檔案利用工作，建立健全檔案利用制度，根據檔案的密級、內容和利用方式，規定不同的利用權限、范圍和審批手續。機關保管的檔案對外提供利用的，需經本單位負責人批準。在此基礎上，積極規劃密碼保障系統，開展密碼應用安全性評估，逐步提高一體化智慧檔案管理系統密碼防護水平，建設智能終端接入安全管理平臺，優化網絡安全響應能力，確保一體化智慧檔案管理系統安全合規運行，通過安全認證環節保證檔案信息安全，提高檔案管理私密性。

一是進入檔案管理系統，首要環節便是進行安全認證。檔案信息多屬于機密內容，檔案管理的主要目的便是歸集信息數據，保證信息數據的安全。安全認證必須滲透到系統的全過程，服務器、防火墻等設置基礎上還需要具有針對性的進行文件加密。設置多層次權限管理，無權限人員不得瀏覽信息或者更改信息。

二是創新技術手段。在對一體化智慧檔案管理進行管理的過程中，可能會因為系統漏洞的存在或者互聯網上危險程序的存在使得檔案資料遭受入侵和攻擊，這種情況在檔案傳遞過程中顯得更加明顯。所以，檔案管理部門必須在技術上和管理措施上實現創新發展，確保檔案管理的保密和安全。

三是不斷更新加密技術。加強網絡安全管理的核心思想是對信息對象進行加密，此種手段能夠最直接也最有效地提高信息數據系統的安全性。加密技術是信息安全技術的關鍵點，將加密技術融入到一體化智慧檔案的安全管理工作當中，能夠使得檔案資料處于信息保密，不公開狀態。在實際的檔案管理工作中，可以利用公匙密碼算法，也可以應用對稱性加密技術，具體情況可以根據檔案資料的重要性和保密程度而定。不斷加強防寫技術。防寫技術，根據字面意思不難理解，防止外界對信息進行修改。利用該技術之后，可以將檔案信息設置到一種“只讀”模式，在“只讀”模式的情況下，外界如果想對檔案信息加以修改則無法實現，只能通過終端進行信息的讀取，并且這種記錄的形式具有不可逆性。防寫技術有只讀光盤和一次寫入光盤兩種。只讀光盤只能夠支持信息的讀出，卻不能刪除或者續寫信息;而一次寫入光盤可以實現多次讀出。防寫技術的引入，檔案管理的安全性和保密性得到了充分保證。

2.智能檢索利用系統

（1）搜索引擎。檔案智能檢索利用系統是智慧系統的重要組成，也是建設檔案智能化發展的關鍵內容。檔案搜索引擎的應用，是信息化時代發展的重要產物，為檔案管理提供全文檢索功能，同時還增加云存儲程序，通過檔案管理中的搜索引擎，搜索相關的數據信息，通過檔案數據處理功能，獲得其中隱藏的價值信息。搜索引擎的主要功能是提供檔案搜索便利服務，當前應用的搜索引擎主要包括三種。

第一種為Robot搜索引擎。以蜘蛛程序為主，結合檢索程序與監控程序，在此基礎上還包括索引數據庫，經過蜘蛛程序的引導，進入到檔案搜索數據庫，通過網頁瀏覽搜索需要的檔案信息。

第二種為主題搜索引擎。主題搜索引擎通過創建專用主題數據庫，創建Web檔案搜索站點，將同類別信息集合到統一的數據庫中，按照URL劃分檔案信息類別，根據搜索引擎的指導，搜索需要查到檔案信息關鍵詞，尋找相應的檔案信息。

第三種為Meta檔案信息搜索引擎。將檔案信息內容按照信息類別劃分區域，根據單元內容完成檔案信息搜索。該搜索引擎能夠實現搜索界面與多單元檔案查詢共同完成。根據搜索引擎的指導，通過有效的排序以及合并等處理，直接獲得搜索結果。

（2）知識推薦，關聯識別。智慧檔案管理系統中，智慧檢索利用系統還包括知識推薦與關聯識別功能。根據需要查詢的檔案信息，搜索與之相關的內容，系統會自動進行內容識別，隨后推薦相關信息。根據搜索記錄自動生成在熱點詞條。還會根據檔案信息下載量將搜索詞條刷新。設定檔案內容目錄，關聯相關檔案信息，第一時間為搜索者提供有效信息。

3.數據挖掘系統

根據國家檔案局《機關檔案管理規定》第四十八條：應當積極推進檔案信息開發工作，采取編制全宗介紹、組織沿革、大事記、基礎數字匯編、專題文件匯集，以及舉辦陳列展覽、拍攝專題片等多種形式，發揮檔案價值。由此建設數據挖掘系統，并且將其滲透在智慧檔案管理系統全過程中，任何檔案系統的運行都需要數據挖掘系統的支持。集中匯集、自動分析各類檔案內容和信息以及數據信息剖析等，為檔案搜索者提供準確檔案信息，統計檔案瀏覽數量，這些都是數據挖掘系統的內容，在數據挖掘系統的輔助下，其他系統功能才能正常發揮。

四、結束語

綜上所述，智慧檔案管理建設是智能化發展的基礎，一體化智慧檔案管理系統與數據挖掘系統以及檔案信息檢索系統等有效結合，打造更全面的檔案管理體系，提高檔案管理規范化、標準化、精細化的質量與信息處理效率。提升檔案管理數字化、網絡化、智能化，逐步實現數據精準采集、分析、數據資源共享，由被動向主動服務的轉變。

參考文獻：

[1]鞠紅旗，譚淑紅，王玲超，etal.基于“一張圖”的智慧城建檔案信息管理平臺研究及應用[J].城建檔案，2019

[2]張 顏.數字化檔案在智慧城管工作中的開發與利用[J].檔案時空，2018

（作者單位：廣東省興粵水利投資有限公司）