事業單位檔案管理中存在的問題及對策

成偲單

摘 要：隨著信息時代來臨，事業單位檔案管理也普遍采取信息化，規范化，標準化的管理方式，在傳統檔案管理方式向新的管理方式轉變的進程中，會面臨許多問題，例如檔案的管理制度、管理系統以及管理人員職業素質等方面，都存在一些缺陷，該文基于對事業單位檔案管理的內容和特點進行分析，總結了現在工作中的一些問題，并且探討了解決途經，期望促進事業單位檔案管理工作能夠持續健康發展。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;問題;對策

1.事業單位檔案管理工作內容與特點分析

我國事業單位的檔案管理資源是文獻信息管理資源的重要組成，涉及科教文衛諸多方面。檔案資源是對事業單位各項工作以及成果，活動的記錄資料，是客觀事實的重要依據。事業單位檔案管理工作對事業單位管理運行有重要意義。

事業單位檔案管理主要是對檔案信息的收集整理，歸檔存儲，傳輸利用等。對于不同的檔案信息需要分類，并且進行序號編號以及存儲歸檔，這樣便于后期快速檢索到相關信息，可以快速查閱，傳輸和利用檔案資源。檔案管理工作主要表現為四方面的特點：一是服務性，檔案資源服務于單位。事業單位檔案資源中匯集了人力資源信息以及單位相關活動，成果，研究的資源，這些檔案資源都可以進行信息查詢、傳輸于利用，為事業單位的內部管理提供便捷服務。二是保密性，檔案管理需要保證其保密性。檔案管理部門作為事業單位的信息管理機構，檔案的存儲和利用具有嚴格的保密性，檔案資源的主要服務對象是事業單位以及國家機關。三是完整性，檔案管理工作中，在收集和整理檔案信息時，要保證其完整性，能夠全面的反映對某個活動或事項的直觀記錄。四是真實性，存儲檔案時必須仔細甄別其真實性，對于有問題的檔案要及時驗證和修正，以保證存儲的檔案時真實有效的。

2.事業單位檔案管理工作面臨的問題分析

2.1.管理制度與管理方法

健全完善的管理制度是檔案管理工作順利開展的基石。事業單位檔案管理制度存在一定的形式主義，沒有完善的制度每個細節規范，也沒有執行或落實到位，缺乏規范化，標準化的全面制度，導致檔案資源信息在收集整理和存儲過程中會出現錯誤和遺漏情況。

其次，事業單位檔案管理工作以及涉及到的檔案內容繁雜廣泛，缺乏科學和規范的管理方法，近年雖然信息化進程加快，但是事業單位傳統紙質檔案的管理模式還處于主導的地位，缺乏科學先進、合理有效的信息化檔案管理方法，不利于提高事業單位檔案管理工作質量和檔案利用的效能。此外，事業單位的檔案管理信息電子化建設還在進行中，信息化進程受信息技術以及網絡安全，資金，人員等許多因素的影響，這就使事業單位檔案管理存在一些安全威脅，稍有不慎就會導致檔案損壞，篡改或丟失，威脅檔案資源的安全性，完整性和真實性。

2.2檔案管理信息化系統建設

現階段在信息化時代的大背景下，信息系統與互聯網技術廣泛應用于各個領域，事業單位檔案管理也普及了信息電子化途經。事業單位對檔案管理信息化管理日益重視，大力推廣實行信息化檔案進行管理方式。信息化系統的建設方便了檔案信息的查詢和使用，節省了時間和人力，大大降低了檔案管理的成本。但是新方式就會帶來新問題，檔案管理信息化進程中仍然存在一些急需解決問題：例如檔案管理人員對信息技術的掌握程度較低，檔案信息錄入到計算機數據庫存儲之后并未進行高效的管理和利用，導致檔案資源利用率低。

2.3管理人員綜合素質

在網絡時代背景下，信息化技術的進步給事業單位檔案管理帶來了機遇，同時也帶來了挑戰。檔案管理信息化系統建設，除了需要檔案管理人員具有專業的檔案管理知識和技術，還要求檔案管理人員具備計算機以及信息系統操作技能。事業單位檔案管理人員需要具備過硬的綜合職業素質，充分發揮事業單位檔案管理的價值，提高檔案管理和服務的質量。但是目前的事業單位檔案管理人員中，還有少數檔案管理人員缺乏專業、高水平的業務技能和檔案管理知識，無法實現檔案管理的科學化、規范化要求。

3.提升事業單位檔案管理效能的策略探討

3.1建全完善的管理制度，實行規范化的管理模式

制度是保障檔案管理工作持續有序進行的前提，建立完善的制度是當務之急，制度建立之后，還需要進行監督和落實，保障能夠嚴格的按照規范進行檔案管理。通過完善的制度和規范化的管理方式提升檔案管理工作的效能。檔案管理制度的制定需要結合國家政策以及事業單位自身特點和需求，制定符合自身情況的管理制度。對于管理制度要加大執行力度，把各項規定落到實處，對檔案管理做好監督。檔案管理工作不是獨立存在的，與事業單位各部門都緊密聯系，因此檔案管理部門要與各部門加大合作，讓檔案的管理和收集工作能夠高效完成，提升檔案完整性。

3.2加快發展信息化檔案管理模式，推動檔案管理標準化發展

在信息科技時代背景下，要加快發展檔案管理信息系統建設，去除傳統的檔案管理模式中的弊端，不斷的結合新形勢，拓展新方式讓檔案管理可以與時俱進。事業單位檔案信息化管理需要大量的資金投入，以及信息系統建設，使檔案資源的查閱，傳輸，使用變得更快捷，節省人力物力的同時提升了檔案利用的效率和價值。同時，檔案管理信息電子化建設中，要加強檔案數據庫和系統的網絡的安全建設，防止非法入侵以及破壞檔案數據系統的行為，較好地保證事業單位檔案信息的安全、高效使用.

3.3提高檔案管理人員的綜合素質，加強管理人員隊伍建設

檔案資源制度和規范化管理方式要從管理意識上進行提升，提升檔案管理人員的綜合素質和技能，檔案管理人員的思想意識和綜合素質對檔案管理工作的效能有直接的影響作用。首先要加大管理人員培訓力度，培養正確的檔案管理意識，認識檔案管理工作的重要性，加強其計算機技能培訓，使檔案管理人員能夠熟練掌握操作系統。讓事業單位內部的檔案資源可以得到良好的整合和利用，從而提升事業單位檔案管理工作的健康持續發展。

參考文獻

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