從企業(yè)檔案管理系統(tǒng)開發(fā)角度談檔案的分類體系建立

劉杜鸝 許高杰

內(nèi)容摘要 企業(yè)檔案作為企業(yè)發(fā)展的忠實記錄者、見證者、延續(xù)者，為更科學(xué)地服務(wù)企業(yè)各項活動，檔案管理系統(tǒng)在開發(fā)過程中對檔案內(nèi)容的統(tǒng)一分類、組織、管理尤其重要。檔案分類應(yīng)依據(jù)一定的標(biāo)準(zhǔn)并結(jié)合企業(yè)管理實際按照檔案來源、時間、內(nèi)容和形式特征的異同點對檔案進(jìn)行有層次的區(qū)分并組成一定的體系。

關(guān)鍵詞 檔案管理系統(tǒng) 分類體系 檔案信息化

1 引言

隨著企業(yè)創(chuàng)新業(yè)務(wù)不斷發(fā)展，特別是信息化程度的不斷提高，搶占企業(yè)現(xiàn)代化信息化管理前沿，將是企業(yè)未來發(fā)展的核心競爭力，建設(shè)檔案管理系統(tǒng)將存量紙質(zhì)為主的文件信息數(shù)字化及增量電子文件信息直接或間接歸檔管理，對海量檔案信息數(shù)據(jù)提供更智能化、便捷化、快速化的查詢利用，這將是企業(yè)現(xiàn)代信息化發(fā)展的客觀要求，為企業(yè)各業(yè)務(wù)和管理工作提供更便捷、更迅速的檔案信息資源利用，為企業(yè)實現(xiàn)現(xiàn)代化管理、知識庫建設(shè)打好堅實的基礎(chǔ)。因此，需要建設(shè)與公司業(yè)務(wù)信息化相匹配的、行業(yè)內(nèi)先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)，為公司未來在互聯(lián)網(wǎng)化、信息化、智能化時代不斷發(fā)展和壯大提供更好的服務(wù)與支持。

在互聯(lián)網(wǎng)金融、大數(shù)據(jù)時代，隨著文件產(chǎn)生的來源多樣、種類繁多，且制式不一，特別是電子文件（檔案）越來越多。如何有效規(guī)范管理這些海量資源，將是企業(yè)檔案管理面臨的主要問題，也是檔案管理系統(tǒng)開發(fā)與建設(shè)的核心目標(biāo)與根本任務(wù)。為此，在企業(yè)檔案管理系統(tǒng)開發(fā)實施中，首先要搞清楚文檔及檔案的分類，哪些是重要的文檔，哪些必須管理，哪些可以簡單管理，哪些有關(guān)鍵影響，應(yīng)依據(jù)不同檔案門類的屬性與其特殊性建立起相宜的檔案分類體系，完善全過程的檔案控制管理，檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、利用等各個階段都應(yīng)在體系的管控范圍之內(nèi)。在此主要根據(jù)檔案產(chǎn)生的方式（數(shù)據(jù)來源）、保存格式及應(yīng)用價值三方面進(jìn)行分類探討。

2 檔案產(chǎn)生的角度

文件是檔案的來源，檔案是文件的升華，電子文件的存檔成為目前及未來企業(yè)檔案管理工作的核心內(nèi)容，要實現(xiàn)對電子文件的有效控制，必須對電子文件的形成方式采取對應(yīng)的控制策略，下面主要從電子文件的來源途徑進(jìn)行分類比較。

2.1 數(shù)字化電子文件

數(shù)字化電子文件主要是針對已有紙質(zhì)內(nèi)容的文檔，通過掃描等技術(shù)手段，進(jìn)行數(shù)字化處理，從而形成電子文件，該方式主要為解決歷史紙質(zhì)檔案所用。

2.2 系統(tǒng)化電子文件

由辦公自動化系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件，管理人員參與或負(fù)責(zé)辦公自動化系統(tǒng)的功能設(shè)計，既能對電子文件的來源及背景資料進(jìn)行控制，又能將整個電子文件的生命周期融入管理需求，從而控制電子文件的整個形成過程，最后與文檔管理系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)運行，保證了電子文件的真實可靠性、完整安全性和長期可讀性。

2.3共享化電子文件

在各企業(yè)或各部門內(nèi)，因存在較多單獨或聯(lián)網(wǎng)運行的管理系統(tǒng)，這些系統(tǒng)的功能主要針對相對應(yīng)的具體任務(wù)，為檔案的管理提高了部分工作效率。

2.4 個體化電子文件

個體化電子文件是指由企業(yè)員工在工作操作過程中使用的文字、圖形等處理軟件形成的，打印紙質(zhì)版本后供簽字批準(zhǔn)的電子文件。這種電子文件因為較易起草和修改，減少了手工操作帶來的不便和困難，使用較為普遍，較受歡迎。但就電子文件本身因素而言，缺少原數(shù)據(jù)與背景資料，有效性與可靠性均存在一定的不安全因素，作為電子文件進(jìn)行長期保存的價值也就甚微。

3 檔案保存的角度

檔案保存的角度是比較傳統(tǒng)的分類角度，一般是指以企業(yè)各職能活動中形成的各種門類和載體的全部試題內(nèi)容文檔為對象，結(jié)合內(nèi)容文檔內(nèi)容和載體形態(tài)特點，而進(jìn)行的分類方式，如會計內(nèi)容文檔、工程建設(shè)內(nèi)容文檔、聲像內(nèi)容文檔、人員內(nèi)容文檔、實體內(nèi)容文檔、專題內(nèi)容文檔等。

3.1 會計內(nèi)容文檔

會計內(nèi)容文檔指單位在進(jìn)行會計核算過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計文件，主要有會計憑證文件、會計賬簿文件和會計報表文件等。根據(jù)不同的需要，會計文件可采用順序存取、隨機存取和動態(tài)存取三種存取方式。

3.2 工程建設(shè)內(nèi)容文檔

工程建設(shè)內(nèi)容文檔是在工程建設(shè)過程中形成的各種載體形式（文字、圖表、聲像）的信息記錄文件，包括工程前期準(zhǔn)備文件、監(jiān)理文件、竣工文件和竣工驗收文件，也可簡稱為工程文件。

3.3 聲像內(nèi)容文檔

聲像內(nèi)容文檔指社會組織及個人在從事各項活動中形成的對國家和社會有保存價值的記錄聲音或影像內(nèi)容的文件，包括照片、影片、錄音帶、錄像帶等。

3.4 人員內(nèi)容文檔

人員內(nèi)容文檔是中國人事管理制度的一項重要特色，它是個人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據(jù)，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關(guān)系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據(jù)。

3.5 實體內(nèi)容文檔

實體內(nèi)容文檔是指企業(yè)和個人在行使職能活動中形成或獲得或收集到的，對企業(yè)具有長遠(yuǎn)保存價值的實物，主要有獎牌、獎狀、證書、獎杯、專利、軟件著作等。

3.6 專題內(nèi)容文檔

專題內(nèi)容文檔是指企業(yè)及個人在重大活動或事件中直接形成的各種載體的檔案，可作為企業(yè)在科學(xué)決策時的重要借鑒材料，同時為工作考查、檔案編研等提供可靠的依據(jù)。但此類文檔多不規(guī)范，收集工作渠道不暢，沒能及時有效管理，造成了檔案材料的流失、損毀等，給檔案信息資源建設(shè)帶來了巨大損失。因此，今后在做好別的內(nèi)容文檔管理的同時，對專題檔案的收集歸檔、管理與服務(wù)工作也相當(dāng)重要。

4 檔案利用價值的角度

檔案的利用是發(fā)揮檔案的價值所在，企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)建設(shè)，應(yīng)更多結(jié)合檔案應(yīng)用者的角度，對檔案生命周期進(jìn)行體系化的管理，最大限度地控制對業(yè)務(wù)產(chǎn)生重要影響的文檔及內(nèi)容，并進(jìn)行精準(zhǔn)分類。

4.1 普通文檔庫

文件/文檔是企業(yè)員工在日常工作中直接產(chǎn)生或間接獲得的，與其業(yè)務(wù)或經(jīng)營管理工作相關(guān)的各種文件、資料、圖表等。

4.2 檔案庫

企業(yè)出于經(jīng)營管理需要，在項目或者工作業(yè)務(wù)過程中產(chǎn)生，并保持原貌的文檔/文件，或受國家法律法規(guī)要求而需要保存且具有保存價值，需要統(tǒng)一歸檔保存的成果文件。

4.3 知識性文檔

對某一固定業(yè)務(wù)主題，已經(jīng)通過驗證且可以重復(fù)利用的成果。其載體可為文件、內(nèi)容文檔或其集合。

應(yīng)用價值的分類體系的特點，使一份文檔具備多重的屬性，可能既是一個日常工作的普通文檔，也是體系化控制的關(guān)鍵文檔，是內(nèi)容文檔法要求或者審計中不可獲取的文檔，最終也會成為企事業(yè)單位知識體系中的重要組成部分，因此這就是文檔應(yīng)用價值的體現(xiàn)，也正是依據(jù)這樣的應(yīng)用價值去建立整體管控體系。

5 檔案應(yīng)用價值的分類體系模型

結(jié)合檔案產(chǎn)生和保存的角度，再站在文檔的應(yīng)用價值角度分析，可以很快地建立一個分析模型（見圖1），分別有兩條主線：體系化的區(qū)分、重要性的區(qū)分。

類型一：重要的體系化文檔，這類文檔是核心文檔，管理方式是必須分類歸檔。

類型二：重要的非體系化文檔，在工作過程中離散的產(chǎn)生的，這類文件是最難收集的，可以通過周期性的提醒、催辦來采集管理分類。

類型三：體系化的非重要文檔，這類文檔是我們?nèi)粘９ぷ髯疃嗟倪^程文檔，是提升規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理的重要內(nèi)容文檔，應(yīng)統(tǒng)一按標(biāo)準(zhǔn)分類管理。

類型四：非體系也不重要的文檔，這類工作文檔是日常工作中產(chǎn)生的草稿性資料等，一般不做強制分類歸檔要求。

當(dāng)然，我們在開展具體的檔案管理工作的過程中，分類體系還應(yīng)根據(jù)企業(yè)的實際需求等因素加以權(quán)衡，最終形成一套符合業(yè)務(wù)規(guī)則的內(nèi)容文檔分類體系來指導(dǎo)我們實際的工作開展。

6 文檔的多重性分析

基于應(yīng)用價值的分類，可得出一個企業(yè)文檔分類建設(shè)的金字塔模型。各類文檔之間是逐級遞進(jìn)，以此轉(zhuǎn)化的;而其中日常工作文檔的量是最大的，以此為基礎(chǔ)逐漸產(chǎn)生體系化文件，合規(guī)性文件來達(dá)到分類所呈現(xiàn)出最具可操作可應(yīng)用的理想型檔案管理系統(tǒng)，如圖2所示。

根據(jù)的金字塔的模型，如果站在自上而下的角度，實際上可以由企業(yè)的管理大綱、質(zhì)量手冊，向下逐級推導(dǎo)出管理過程地圖、管理程序、操作手冊工作指引及日常記錄文檔內(nèi)容格式。而這個衍伸出來的金字塔模型（見圖3）將進(jìn)一步指導(dǎo)開展整個的文檔管理體系。

7 結(jié)語

不同企業(yè)的檔案類別不盡相同，但相同行業(yè)目錄卻基本相似。所以，企業(yè)檔案管理系統(tǒng)在開發(fā)的時候應(yīng)根據(jù)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置合理的默認(rèn)檔案分類規(guī)則，并結(jié)合企業(yè)實際加以區(qū)分和修改，生成真正符合本企業(yè)的檔案目錄系統(tǒng)，并在各個分類目錄中存放相應(yīng)的檔案文件，并最終形成與之相匹配的科學(xué)式的、專業(yè)化分類的、符合企業(yè)實際需要的檔案管理系統(tǒng)。